Hoe VARO via GS1 standaarden structureel werkt aan volledige en betrouwbare productdata
Productdata staat steeds meer centraal in de samenwerking tussen leveranciers en retailers. Retailers verwachten dat productinformatie volledig, correct en tijdig beschikbaar is, terwijl leveranciers geconfronteerd worden met steeds complexere datamodellen en strengere vereisten. In dat spanningsveld besloot VARO, actief in de doe het zelfsector, om zijn aanpak van productdata fundamenteel te herdenken. Het resultaat is een gestructureerde manier van werken die vandaag leidt tot een bijna volledige en consistente publicatie van productdata via GS1. Charis Roose en Raf Van Haver lichtten ons toe hoe de weg naar 100% validatiescore in My Product Manager verliep en hoe ze deze score willen behouden.
VARO en productdata in een retailcontext
VARO levert een breed assortiment producten aan onder meer de doe-het-zelfsector. Net als veel andere leveranciers werkte het bedrijf lange tijd voornamelijk reactief: productdata werd aangevuld wanneer een retailer erom vroeg of wanneer een artikel verkocht moest worden. Die werkwijze leidde tot versnipperde informatie, onvolledige attributen en herhaald correctiewerk. “Met de groeiende rol van GS1 data in e commerce, logistiek en omnichannel processen werd duidelijk dat deze aanpak niet langer volstond”, vertelt Charis.
De uitdaging: volledigheid, structuur en verantwoordelijkheid
“De belangrijkste uitdaging voor ons lag niet in één technisch probleem, maar in een combinatie van factoren”, licht Raf toe. Datavelden waren historisch ad hoc aangemaakt, productgroepen waren niet altijd correct geclassificeerd en verantwoordelijkheden rond datakwaliteit waren onvoldoende duidelijk afgebakend. Daardoor ontstonden fouten in mapping naar het GS1 datamodel en vertragingen bij publicatie. Bovendien werd data vaak per artikel bekeken, waardoor structurele problemen bleven terugkeren.
GS1 als kader voor gestructureerde productdata
GS1 bood VARO een duidelijk kader om productdata te structureren en te standaardiseren. Door te werken met het GS1 datamodel en publicatie via GS1 kon VARO productinformatie op een uniforme manier delen met retailers. “Het gebruik van GS1 tools, zoals simulatierapporten, maakte het bovendien mogelijk om toekomstige wijzigingen in het datamodel vooraf te detecteren en hier proactief op in te spelen”, voegt Charis toe. GS1 fungeerde daarbij niet als controlemechanisme, maar als gemeenschappelijke taal tussen leveranciers en afnemers.
Van artikel naar groepsgewijze aanpak
Een van de belangrijkste veranderingen was de keuze om niet langer per individueel artikel te werken, maar per productgroep. VARO analyseert vandaag eerst een volledige productgroep en zorgt ervoor dat alle vereiste datavelden voor die groep correct zijn ingevuld. Pas daarna worden de producten gepubliceerd. Deze aanpak vraagt initieel meer tijd, maar voorkomt dat dezelfde producten meerdere keren moeten worden aangepast. Zo verschuift de focus van snelle correcties naar structurele oplossingen.
Duidelijke workflows en ownership
Naast de inhoudelijke structuur werd ook de interne workflow hertekend. Producten doorlopen vaste fases in het PIM systeem, waarbij verschillende afdelingen betrokken zijn, zoals aankoop, marketing en verpakking. “Interne technische blokkades zorgen ervoor dat producten pas verkoopbaar worden wanneer alle verplichte data aanwezig is”, vertelt Charis. Cruciaal daarbij is het principe van ownership: de data afdeling bewaakt de volledigheid en publiceert pas wanneer aan alle voorwaarden is voldaan. Uitzonderingen worden bewust vermeden.
Concrete resultaten in de praktijk
Dankzij deze gestructureerde aanpak staat vandaag nagenoeg het volledige assortiment van VARO correct en volledig in GS1. Retailers moeten minder vaak bijkomende informatie opvragen en interne afdelingen kunnen vertrouwen op één centrale bron van productdata. “Doordat de basis op orde is, ontstaat bovendien ruimte om verder te werken aan datakwaliteit en inhoudelijke juistheid, niet enkel aan volledigheid”, vertelt Charis.
Breder belang voor leveranciers en retailers
De ervaring van VARO illustreert een bredere evolutie in de sector. Productdata is niet langer een administratieve bijzaak, maar een strategisch onderdeel van samenwerking in de keten. Standaardisatie via GS1 maakt het mogelijk om verwachtingen tussen leveranciers en retailers beter op elkaar af te stemmen. Tegelijk benadrukt de case het belang van communicatie: onduidelijke attributen of productgroepen worden niet omzeild, maar actief teruggekoppeld om structurele verbeteringen mogelijk te maken.
Naar een duurzame datasamenwerking
De case van VARO toont dat hoge datavolledigheid geen eindpunt is, maar een basis. Door te investeren in structuur, duidelijke verantwoordelijkheden en proactief gebruik van GS1 standaarden, bouwt het bedrijf aan een duurzame datasamenwerking met zijn partners. Hun proactieve aanpak houdt ook in dat VARO in de toekomst ook voor 100% wil blijven gaan, bij aanpassingen in het datamodel. In een context van toenemende digitalisering en transparantie wordt die aanpak steeds relevanter voor de volledige retail en supply chainsector.
