Electronic Data Interchange (EDI)

Spreek één taal met jouw handelspartners dankzij GS1 EDI

Met GS1 Electronic Data Interchange (EDI) kan jouw computersysteem transactiegegevens met de computersystemen van jouw handelspartners uitwisselen. Dit kunnen commerciële, logistieke of financiële gegevens zijn.

GS1 EDI biedt een set van afspraken waardoor alle partners van de toeleveringsketen één taal met elkaar spreken, onafhankelijk van sector, land of software. Op die manier worden verschillende processen geautomatiseerd.


Met GS1 EDI kan je handelsberichten zoals bestellingen, levernota’s en facturen efficiënt en automatisch verwerken, met een minimum aan menselijke tussenkomst. EDI-berichten vervangen dus de uitwisseling van handelsdocumenten per post, e-mail of andere kanalen die manuele verwerking vereisen.

Voordelen van GS1 Electronic Data Interchange (EDI)

  • Tijdswinst en minder kans op fouten dankzij automatische registratie van gegevens
  • Verbeterde datakwaliteit door eenduidige identificatie van handelseenheden, locaties, logistieke verpakkingen, etc.
  • Verhoogde betrouwbaarheid van processen omdat de aflevering van jouw berichten gegarandeerd wordt
  • Verbeterd voorraadbeheer, kortere leveringstijden en minder out-of-stocks
  • Verhoogde traceerbaarheid in de keten door de uitwisseling van lotgegevens

 

Hoe werkt GS1 Electronic Data Interchange?

GS1 heeft 2 standaardtalen ontwikkeld om transactionele berichten uit te wisselen:​​​​​​

EANCOM

Dit is de oudste standaardtaal. Deze standaard, die sinds 1990 bestaat, wordt wereldwijd in de FMCG- en de Doe-Het-Zelf, Tuin & Diersectoren veel gebruikt.

Voor EANCOM is er een internationale, intersectorale handleiding beschikbaar op de website van GS1 Global.

Download de EANCOM-handleiding
 


Opgelet: voor de FMCG & Foodservice sector in België en Luxemburg bestaat er een nationale, sectorale handleiding voor de Order to Cash-berichten: Harmonized Order to Cash.

Wil je starten met Harmonized Order to Cash? Bekijk dan het stappenplan >

GS1 XML

Dit is een recentere standaardtaal. Gezien de betere leesbaarheid van deze taal, wordt deze standaard vooral gepromoot in sectoren die recenter GS1 EDI gebruiken, zoals de gezondheidszorg.

Ook voor GS1 XML bestaat er een internationale, intersectorale handleiding.

Download de GS1 XML-handleiding

Welke soorten berichten of handelsdocumenten bestaan er?

Er bestaat een EDI-formaat voor heel wat handelsdocumenten. De meest gebruikte zijn het aankooporder (ORDER), de leverbon (DESADV) en de factuur (INVOIC). Daarnaast is het ook mogelijk bijvoorbeeld een voorraadrapport (INVRPT) of betaalbevestiging (REMADV) te sturen.

Een volledig overzicht van alle berichten vind je hier:

 

Berichten versturen en ontvangen

Er zijn ruwweg 2 mogelijkheden om berichten te versturen en te ontvangen:

Via een website

Bij een weboplossing, kortweg WebEDI genoemd, ontvangt de leverancier de bestellingen op een website die niet verbonden is met zijn/haar intern systeem. De leverancier zal ook de levernota en de factuur op diezelfde website ingeven.


Deze oplossing vereist dus wel nog manuele handelingen, zoals het overtypen op de website van de factuur die in het intern boekhoudpakket geboekt werd.

Via het interne (ERP) softwarepakket

Bij deze geïntegreerde EDI-oplossing exporteert het interne (ERP-) softwarepakket van de verzender een bestand met daarin de noodzakelijke gegevens voor het specifieke bericht.


De inhoud van dat bestand wordt via EDI-software vertaald in de gemeenschappelijke GS1-standaardtaal en vervolgens verstuurd naar de EDI-software van de ontvanger.


Daar wordt het vertaald naar een bestand dat leesbaar is voor het interne (ERP-) softwarepakket van de ontvanger.


De EDI-software kan je zelf aankopen of je kan hiervoor beroep doen op een EDI solution provider. In het laatste geval zal de EDI solution provider de berichten zelf versturen en vertalen.