Een Excel export van je productfiches kan je o.a. gebruiken om:
- Je huidige data aan te passen;
- Nieuwe artikelen aan te maken. Dit doe je dan via de lege lijnen in het bestand, die je aanvult met nieuwe data.
Je kan maximaal 6000 GTIN's uit één Excel importeren en 10.000 GTIN's exporteren.
Opgelet! Gebruik een oude export niet meer om nadien weer in te laden. Het is mogelijk dat je export-bestand ondertussen verouderd is (door bijvoorbeeld aanpassingen in het datamodel door een release), en dus niet meer kan gelezen worden als je het nadien oplaadt.
- Om 1 gelijkaardig artikel te exporteren als template voor een nieuw artikel
- of een groep artikelen na het opzetten van een filter om gegevens in bulk aan te passen.
Data aanpassen
In het gedownloade Excel-bestand zal elke kolom een veld voorstellen dat ingevuld werd in je productfiche. Het is daarom belangrijk om een correcte fiche te hebben als referentie.
Gebruik deze als basis om alle informatie op orde te zetten. Hiermee zal je foutmeldingen rond foute attributen, codes of waardes kunnen vermijden.
Goed om weten
- Exporteer een fiche die helemaal juist was: door de lege lijnen eronder aan te vullen + data door te trekken maak je nieuwe fiches aan.
- Je mag kolommen verplaatsen of verbergen. Kolommen wissen = data uit My Product Manager verwijderen
- Gebruik de codelijsten
- 1 lijn per GTIN, ook al is het voor verschillende doelmarkten
- Op oude Excels werken: we updaten regelmatig My Product Manager, dus werk steeds vanuit een nieuwe template.
- Te veel data in 1 keer inladen/aanpassen: als je iets fout doet, weet je niet waar het mis ging.
- Lege kolommen inladen.
- Onvolledige GTIN’s inladen: ze moeten uit 14 cijfers bestaan
Importeer je Excel en bekijk het foutenrapport
Het importeren doe je via volgende stappen:
- Ga naar ‘Mijn acties’
- Start een bulkactie
- Kies voor ‘Importeer producten’
- Selecteer je Excel-bestand, voeg toe en kies of je de productfiches automatisch of manueel wil publiceren. Importeer het bestand.
Blijft je Excel staan op ‘In progress’ of lukt de import niet? Stuur dan het betrokken document naar support@gs1belu.org voor analyse indien de melding niet duidelijk is. - Na de import zie je het aantal geldige productfiches, waarschuwingen en errors. Errors blokkeren de vrijgave en de publicatie.
- Via de 3 puntjes op de importlijn zie je de volgende acties:
- Details: een overzicht van de meest voorkomende waarschuwingen en errors.
- Import file: Een export doen van de geïmporteerde versie
- Rapport: Een export doen van de fouten per GTIN.
Ter info: als je het foutenrapport in CSV formaat ziet, komt dit door jouw ‘Region format’-instelling in Windows. Pas deze in de instellingen van Windows aan door deze op ‘Nederlands’ te zetten, Meer info nodig? Contacteer support@gs1belu.org.
Opgelet! Bij artikelen die foutmeldingen of waarschuwingen hebben zal de vrijgave van de fiches niet automatisch gebeuren. Je moet het foutenrapport gebruiken om na te gaan welke fouten je hebt en op welke artikelen. Je kan deze dan opnieuw via Excel aanpassen of rechtstreeks in de interface.
Aanpassen in bulk
Wil je in al jouw productfiches eenzelfde waarde invullen (bvb. Einddatum fiches)? Dan kan het een optie zijn om dit te doen via de bulkactie. Hiervoor gebruik je dezelfde strategieën als bij de Excel, maar klik je op ‘Bulkactie’ in plaats van ‘Export’.
Enkele tips & tricks
- Doe eerst een Excel export van je data! Indien er iets fout zou lopen, heb je een back-up.
- Informatie die zich in een groep bevindt, bvb. Taksinformatie, moet je opnieuw volledig invullen met alle waarden. Anders zal er data verdwijnen als je de velden via de bulkactie leeg laat.