Flamingo happy pet

Datakwaliteit voor een lange levensduur

Flamingo neemt processen goed in handen

Bedrijven ervaren nu meer dan ooit het belang van datakwaliteit. Flamingo is erin geslaagd om bij een eerste go live een datakwaliteit score van 100% te behalen met het uploaden van liefst 18.000 GTIN’s! Hoe hebben ze zich hierop voorbereid en hoe zijn ze erin geslaagd? Het was geen gemakkelijke taak voor hun Master Data dienst en het blijft een dagelijkse klus. Ze hebben op een handige manier hun processen herdacht en zo het beste gehaald uit hun partnerschappen en tools. Master Data Coördinator Cindy Van De Water en Master Data Medewerker verantwoordelijk voor het GS1 Project Caro Baten geven ons hierop enkele toelichtingen. Wat waren hun werkpunten en wat hebben ze allemaal als oplossingen gevonden om dit samen met GS1 Belgilux mogelijk te maken?

Als Belgische groothandel van dierenbenodigdheden halen ze bij Flamingo er al 50 jaar het beste uit de unieke band tussen huisdieren en hun baasjes. Dankzij hun ruime assortiment en snelle levering kunnen hun verdelers alles bij hen vinden. Ze helpen ook hun klanten op het vlak van winkelinrichting en assortimentssamenstelling en ze lanceren maandelijks nieuwe producten om zo in te spelen op de noden van de markt.

Over hun Master Data team

mester data

Binnen Flamingo verzamelt en controleert de dienst Master Data, met Cindy Van De Water als Master Data Coördinator en Master Data Medewerker verantwoordelijk voor het GS1 Project Caro Baten, nieuwe en bestaande artikeldata. De Master Data-medewerkers verwerken deze data waarna deze vanuit hun PIM-systeem geüpload wordt naar GS1 GDSN. Ook is deze dienst verantwoordelijk voor het signaleren en oplossen van datakwaliteitsproblemen en het beheer van ERP via hun PIM-systeem. Zo blijft productinformatie altijd up-to-date voor hun klanten en consumenten.

Samen sterker

Oorspronkelijk was er binnen het doe-het-zelfmodel van GS1 GDSN niets dat specifiek voor dieren geschikt was. GS1 heeft daarom Flamingo en enkele concullega’s aangesproken en een werkgroep samengebracht. Dankzij deze werkgroep stelden ze een model op dat werkte via het SRC-systeem waarbij je manueel data inggeeft of deze via Excel-files uploadt. Flamingo beschikte al over een Inriver PIM-systeem en ze hadden plannen om dit te koppelen aan GS1 GDSN om zo automatisch data in te lezen.

“Zodra GS1 de overstap maakte van SRC naar My Product Manager, hebben we deze plannen kunnen uitvoeren. XSARUS, onze implementatiepartner, heeft samen met ons een mapping opgesteld tussen ons PIM-systeem en Channable (feedmanagement platform om producten naar verschillende verkoopkanalen te uploaden en ads te beheren) om deze automatische connectie op te zetten. Zo werd Channable ook voor GS1 GDSN het tussenplatform waarmee wij nu lijsten aan onze klanten bezorgden. Dankzij dit systeem ligt het beheer ook grotendeels in onze handen zonder dat XSARUS een apart programma moest opstellen, wat het proces vergemakkelijkt.”

Ondertussen heeft Flamingo over 18 000 GTIN’s met ongeveer 6500 artikelen en houden ze wekelijks een vergadering met XSARUS om de werking van hun systeem te blijven verbeteren.

 

Efficiëntie najagen

Updates en vernieuwingen om datamanagement te verbeteren zijn een meerwaarde maar wel heel wat werk om te implementeren. Het is tijdrovend om alle data conform de nieuwe modellen te zetten, zeker ook na een datamodel update. Daarom wordt bij Flamingo data dagelijks aangepast. Zo kunnen ze hun verdelers steeds de juiste up-to-date informatie presenteren. Ze zoeken voortdurend nieuwe manieren om deze efficiënter te verwerken. Zoals het integreren van foto’s, afmetingen correcter zetten of de zoekfunctionaliteiten verbeteren bij een datamodel update. Hierdoor willen ze de dataflow tussen diensten optimaliseren: zij bezorgen data aan hun Master Data team, die ze verwerkt en relevante data terugkoppelt.

Happy dog
Flamingo Cat
happy puppy

Goed voorbereid werk voor een foutloze integratie

De 100% foutloze integratie kwam er dankzij de eerder vermelde mapping, de automatische koppeling tussen GS1 GDSN en hun goed gevulde PIM-systeem. Maar omdat ze nog nooit eerder met het platform gewerkt hadden, was voor hen een 100% foutloze integratie een aangename verrassing.

“Bij de eerste integratie konden we nog geen simulatierapporten gebruiken omdat we nog geen informatie hadden om mee te werken. Bij de aanlevering van een nieuw model gebruiken we wel altijd een simulatierapport om na te kijken wat ons percentage datakwaliteit zou zijn bij de overzetting naar het nieuwe model. Zo kunnen we ons voorbereiden op de lancering van een nieuw datamodel en kunnen we de kwaliteit van onze data garanderen.”

Daarnaast zijn de simulatierapporten ook een handig hulpmiddel om fouten te ontdekken vooraleer de data verwerkt wordt. Bij elke nieuwe aanlevering van data stellen ze eerst een rapport op. Hiermee controleren ze of er data ontbreekt en of, indien nodig, de mapping tussen PIM, Channable en My Product Manager aangepast moet worden. Met deze rapporten kunnen ze ook voortdurend hun werkwijze bijschaven: wat werkt goed, wat werkt niet en hoe kunnen ze dit verbeteren.

Hieruit volgt de automatisering van het proces: bij de mapping tussen het Inriver PIM-systeem, Channable en My Product Manager leggen ze linken en stellen ze bepaalde regels op. Eenmaal deze geschreven zijn, hoeven ze bij een volgende verwerking van data deze niet meer handmatig na te kijken. “Dan is het slechts een kwestie van een paar keer klikken om alles juist te zetten.” Dankzij hun ervaring met dit systeem verlicht dit de werkdruk aanzienlijk. Hoewel de uitwisseling van data tussen hun PIM-systeem en GS1 GDSN automatisch gebeurt, moeten ze dit proces nog steeds zelf opstarten. De mogelijkheid om deze uitwisseling automatisch te laten plaatsvinden, op vastgelegde tijdstippen bijvoorbeeld, is een werkpuntje waar Flamingo en XSARUS nog aan werken.

 

Het belang van My Product Manager

“Het grote voordeel van My Product Manager is dat het platform ons toelaat om data op een uniforme manier te krijgen, te verwerken en te leveren aan iedereen die het platform gebruikt. Zo wordt het uitwisselen van data een eitje. Het gebruik van My Product Manager is ook een meerwaarde in de communicatie met onze klanten omdat de data verwerken en doorsturen zo op een uniforme manier gebeurt. Zo kunnen we onze verdelers zo veel mogelijk ontlasten. Daarnaast gebruiken meer en meer bedrijven My Product Manager, voor ons is het dus ook een handig platform om connecties te maken en te onderhouden binnen ons professioneel netwerk.”

 

Flamingo happy pet
Blog
16/05/2022
Doe-Het-Zelf, Tuin & Dier
Deel deze pagina:
Blog
16/05/2022
Doe-Het-Zelf, Tuin & Dier
Deel deze pagina: