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La qualité des données pour une plus grande longévité

Flamingo maîtrise bien les processus

Plus que jamais, les entreprises prennent conscience de l’importance de la qualité des données. Flamingo a réussi à obtenir un score de qualité des données de 100 % lors du premier go live, en ayant chargé pas moins de 18.000 GTIN ! Comment se sont-ils préparés, et comment ont-ils fait pour atteindre ce score ? Le département Master Data n’a pas eu la tâche facile, et cela reste d’ailleurs un travail quotidien. Ils ont repensé leurs processus de façon pratique et ainsi tiré le meilleur de leurs partenariats et outils. Cindy Van De Water, coordinatrice Master Data et Caro Baten, collaboratrice Master Data responsable du projet GS1, nous en disent plus. Quels ont été les points d'attention, et quelles solutions ont été apportées en vue de concrétiser tout cela avec GS1 Belgilux ?

Flamingo est grossiste en articles pour animaux, et cela fait déjà 50 ans qu’ils contribuent à renforcer le lien unique entre l’animal de compagnie et son maître. Leur vaste assortiment et leur capacité à livrer rapidement permettent de répondre aux besoins de leurs distributeurs. Ils sont également là pour aider leurs clients en matière d’agencement de magasin et de composition d’assortiment, et lancent chaque mois de nouveaux produits afin de répondre à la demande du marché.

Le département Master Data

mester data

Chez Flamingo, le service Master Data, au sein duquel on retrouve Cindy Van De Water en tant que coordinatrice Master Data et Caro Baten en tant que collaboratrice Master Data responsable du projet GS1, collecte et vérifie les données d’articles qu’elles soient nouvelles ou existantes. Les collaborateurs Master Data traitent ces données qui sont ensuite chargées depuis leur système PIM dans GDSN de GS1. Ce service est également responsable du signalement et de la résolution des problèmes de qualité des données ainsi que de la gestion de l’ERP via leur système PIM. Cela permet de maintenir les informations produits à jour pour leurs clients et consommateurs.

Plus forts ensemble

À l’origine, il n’y avait rien de spécifique prévu pour les animaux dans le datamodel bricolage, jardinage et animalerie GDSN de GS1. C’est la raison pour laquelle GS1 a approché Flamingo, ainsi que quelques concullègues, et lancé un groupe de travail. Ce dernier a permis d’élaborer un modèle fonctionnant avec le système SRC nécessitant l’introduction de données manuellement ou via le chargement de fichiers Excel. Flamingo disposait déjà d’un système PIM Inriver, et ils envisageaient déjà de le lier à GDSN de GS1 en vue de lire les données automatiquement.

« Dès le moment où GS1 est passée de SRC à My Product Manager, nous avons été en mesure de mettre ces plans en action. Ensemble avec XSARUS, notre partenaire d’implémentation, nous avons élaboré un mapping entre notre système PIM et Channable (une plateforme de gestion des flux qui permet de charger des produits vers différents canaux de vente et de gérer les publicités) afin d’établir cette connexion automatique. C’est ainsi que Channable est également devenue la plateforme intermédiaire pour GDSN de GS1, grâce à laquelle nous fournissons les listes à nos clients. Ce système nous permet d’assurer une grande partie de la gestion nous-mêmes, sans que XSARUS ait à mettre en place un programme spécifique, ce qui facilite le processus ».

Dès lors, Flamingo dispose de 18.000 GTIN avec environ 6.500 articles, et tient une réunion hebdomadaire avec XSARUS afin de poursuivre l’amélioration du fonctionnement de leur système.

 

Des accomplissements efficaces

Les mises à jour et renouvellements visant à améliorer la gestion des données apportent certes une plus-value, mais entraînent également plus de travail lié à l’implémentation. S’assurer de la conformité des données par rapport aux nouveaux modèles est chronophage, notamment après la mise à jour d'un datamodel. Chez Flamingo, ces modifications font l’objet d’un travail quotidien. Ce qui leur permet de toujours fournir à leurs distributeurs des données correctes et à jour. Ils sont constamment à la recherche de nouvelles manières d’optimiser leur traitement. Cela se traduit notamment par l’intégration de photos, de meilleures dimensions, ou l’amélioration de la fonction de recherche lors d’une mise à jour d’un datamodel. Ils souhaitent ainsi optimiser le flux de données entre les services : ils fournissent les données à leur équipe Master Data qui les traite et donne un feedback le cas échéant.

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Flamingo Cat
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Bien préparer le terrain pour une intégration sans faille

Cette intégration impeccable, on la doit au mapping mentionné précédemment, lien automatique entre GDSN de GS1 et leur système PIM correctement alimenté. Mais dans la mesure où ils n’avaient jamais travaillé avec la plateforme auparavant, cette intégration sans faille fut tout de même une bonne surprise.

« Lors de la première intégration, nous ne pouvions pas encore utiliser de rapports de simulation, étant donné que nous n’avions aucune information à traiter. Lorsqu’un nouveau modèle arrive, nous utilisons toujours un rapport de simulation pour vérifier quel serait notre pourcentage de qualité des données au moment de passer au nouveau modèle. Nous pouvons ainsi nous préparer au lancement d’un nouveau modèle et garantir la qualité de nos données ».

Les rapports de simulation sont en outre un outil pratique pour détecter les erreurs avant le traitement des données. Ils génèrent un rapport chaque fois qu’ils reçoivent de nouvelles données. Cela leur permet de vérifier les données en question ou de repérer des données manquantes, et le cas échéant, si le mapping entre le PIM, Channable et My Product Manager doit être adapté. Ces rapports leur permettent également d’affiner leur méthode de travail en permanence : identifier ce qui fonctionne ou non, et quelles sont les améliorations à apporter.

Il en découle l’automatisation du processus : lors du mapping entre le système PIM Inriver, Channable et My Product Manager, ils établissent des liens et définissent certaines règles. Dès que c’est chose faite, une vérification manuelle n’est plus nécessaire lors du prochain traitement de données. « Quelques clics suffisent alors pour tout rectifier ». Leur expérience avec ce système permet de réduire considérablement la charge de travail. Même si l’échange de données entre le système PIM et GDSN de GS1 se déroule automatiquement, ils doivent encore initier eux-mêmes le processus. Automatiser cet échange, à certains moments par exemple, fait partie des points sur lesquels Flamingo et XSARUS travaillent encore.

 

L’importance de My Product Manager

« Le gros avantage de My Product Manager, c'est que la plateforme nous permet de recevoir, traiter et fournir des données de manière uniforme à tous ceux qui l’utilisent. Ainsi, l’échange de données devient un véritable jeu d’enfants. L’utilisation de My Product Manager apporte également une plus-value en matière de communication avec nos clients, car le traitement et l’envoi de données se déroulent de manière uniforme. Cela nous permet également de décharger au maximum nos distributeurs. Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à utiliser My Product Manager, cette plateforme est également pratique, car elle nous permet d’établir et d’entretenir des connexions au sein de notre réseau professionnel ».

 

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16/05/2022
Bricolage, Jardinage & Animalerie
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