Hana+ Cosmetics zet met My Product Manager eerste stappen in retail
Voor veel kmo’s die de stap naar retail zetten, stopt het werk niet bij het binnenhalen van een nieuwe klant. Retailers verwachten vandaag ook correcte, gestructureerde en digitaal uitwisselbare productdata. Voor bedrijven die daar nog geen ervaring mee hebben, kan dat een hele uitdaging lijken.
Dat was ook het geval voor Hana+ Cosmetics, een jonge Belgische groothandel in professionele schoonheidsproducten. Toen het bedrijf producten wilde leveren aan Colruyt Group, moest het ook aan de slag met het aanmaken van productfiches via My Product Manager. Dankzij de goede begeleiding en tools van GS1 werd dit proces vereenvoudigd.
Hana+ Cosmetics is gespecialiseerd in professionele beautyproducten voor manicure, pedicure, waxing, wimpers en wenkbrauwen. Het bedrijf verdeelt verschillende merken in België en Europa.
Het bedrijf werd ongeveer twee jaar geleden opgericht door Niels Spotbeen en zijn vrouw. Hoewel beiden een zakelijke achtergrond hebben, hadden ze vooraf geen ervaring met productdata, GS1 standaarden of de manier waarop retailers productinformatie beheren.
Een nieuwe wereld van productdata
De aanleiding om met My Product Manager te starten kwam er toen Hana+ Cosmetics met het Italiaanse merk Faby producten bij Colruyt Group wilde introduceren. Om die samenwerking mogelijk te maken, moest het bedrijf zijn productgegevens registreren en delen via My Product Manager.
Voor Niels Spotbeen was dat aanvankelijk een zoektocht. Niet alleen de terminologie was nieuw, ook de verwachtingen van retailers waren onbekend terrein.
“Je weet in het begin niet goed welke gegevens nodig zijn en hoe alles moet worden ingevuld,” vertelt Niels.
Ondersteuning maakte het verschil
“Om me wegwijs te maken, maakte ik gebruik van de kennisbank en de ondersteuning van GS1 Belgium & Luxembourg”, vertelt Niels. Vooral het directe contact met de supportafdeling bleek waardevol.
Volgens Niels hielp de ondersteuning bij het beantwoorden van praktische vragen rond het aanmaken van productfiches en het correct invullen van gegevens. Daardoor kon het bedrijf stap voor stap verder bouwen aan het vastleggen van de productinformatie.
De eerste productfiche werd samen met de supportmedewerker opgesteld. Eens die basis gelegd was, verliep het invoeren van de overige producten een stuk vlotter omdat het grotendeels om dezelfde productcategorie ging.
Data verzamelen en invoeren
Voor de productinformatie kon Hana+ Cosmetics rekenen op de ondersteuning van de merkeigenaar. Omdat Faby een internationaal merk is, waren de gevraagde gegevens makkelijk beschikbaar en konden die relatief eenvoudig worden verzameld. Vervolgens werden de gegevens van een dertigtal SKU’s ingevoerd in My Product Manager.
Hoewel het invullen van de productfiches zelf relatief snel verliep, nam het begrijpen van de vereisten aanzienlijk meer tijd in beslag. In totaal spreidde het traject zich uit over ongeveer twee maanden, gecombineerd met de dagelijkse activiteiten binnen de onderneming.
Leren door zelf aan de slag te gaan
Achteraf bekeken is Niels Spotbeen tevreden dat hij het traject zelf heeft doorlopen. Door actief met de productdata bezig te zijn, kreeg hij een beter inzicht in welke informatie retailers nodig hebben en hoe productinformatie wordt beheerd.
Dat maakt het volgens hem ook eenvoudiger om later zelf aanpassingen uit te voeren of nieuwe producten toe te voegen. Bovendien zorgt die kennis ervoor dat toekomstige retailprojecten efficiënter kunnen verlopen.
Klaar voor verdere groei
Nu de productdata beschikbaar is in My Product Manager, kan Hana+ Cosmetics die in de toekomst ook delen met andere data-afnemers wanneer nieuwe samenwerkingen ontstaan. Vandaag vormt Colruyt Group de eerste grote retailklant, maar het bedrijf ziet mogelijkheden om op termijn ook bij andere retailers actief te worden.
De ervaring toont hoe belangrijk productdata is voor de samenwerking tussen leveranciers en retailers. Correcte en gestandaardiseerde gegevens maken het mogelijk om efficiënter te werken en informatie vlot te delen binnen de keten.
Advies voor andere kmo’s
Voor bedrijven die voor het eerst met productdata aan de slag gaan, heeft Niels Spotbeen een duidelijke boodschap: begin op tijd.
Het proces is volgens hem niet ingewikkeld, maar vraagt wel de nodige voorbereiding en aandacht. Zijn advies is om de eerste onboarding zoveel mogelijk zelf uit te voeren. Daardoor leer je niet alleen het systeem kennen, maar krijg je ook inzicht in de verwachtingen van retailers en de structuur van productinformatie.
De case van Hana+ Cosmetics toont aan dat productdata voor kmo’s in eerste instantie misschien als een administratieve verplichting aanvoelt, maar al snel uitgroeit tot een waardevolle investering. Wie vandaag werkt aan kwalitatieve productdata, legt meteen de basis voor toekomstige groei, efficiëntere samenwerking en een vlottere toegang tot de retailmarkt.
