GLN: klein nummer, grote impact

Iedereen kent het GTIN (de EAN) op producten. Maar achter de schermen speelt nog een andere GS1-standaard een cruciale rol: het Global Location Number (GLN). Hoewel veel organisaties er dagelijks gebruik van maken, blijft het voor velen een onbekend begrip.

Daarom spraken we met onze experten binnen GS1 over hoe zij het Global Location Number zien, het potentieel en de struikelblokken. 

Een GTIN identificeert een product. Een GLN doet hetzelfde voor organisaties en locaties.

"Eigenlijk hebben we voor locaties hetzelfde gedaan als vroeger voor producten", legt Gianni De Ridder, Senior Product Specialist, uit. "Machines kunnen een adres of bedrijfsnaam niet altijd correct interpreteren. Een GLN is een unieke code waarmee systemen wereldwijd exact weten over welke organisatie of locatie het gaat." 

Ook Robin Goossens, Standardisation & Data Services Manager, ziet daarin de grootste meerwaarde. "Bedrijfsnamen veranderen. Adressen veranderen. Maar een GLN blijft een unieke, stabiele identificatie. Daardoor kunnen systemen veel efficiënter met elkaar communiceren", vertelt Robin. 

Een GLN is bovendien niet noodzakelijk gekoppeld aan een fysiek adres. "Een locatie is vandaag een veel ruimer begrip. Dat kan een magazijn zijn, maar evengoed een afdeling, een digitaal end-point of zelfs een mobiele locatie", verklaart hij.

Het laatste jaar heeft het GLN veel meer aandacht gekregen. De grootste versneller? Peppol.

Belgische organisaties zijn verplicht om naar andere Belgische organisaties via het Peppol-netwerk te factureren. Hiervoor moet duidelijk zijn waar een factuur terecht moet komen.

"Een KBO-nummer identificeert een onderneming", zegt Johan Vernimme, Senior Financial Business Analyst. "Maar grote organisaties hebben vaak meerdere vestigingen of boekhoudafdelingen. Met een GLN stuur je een factuur meteen naar de juiste bestemming." 

Hij geeft een herkenbaar voorbeeld."Denk aan een stad. De bibliotheek, politie, brandweer en dienst burgerzaken vallen allemaal onder dezelfde organisatie, maar zijn verschillende diensten. Dankzij een GLN komt elke factuur onmiddellijk bij de juiste dienst terecht." Voor kleinere organisaties met één boekhouding volstaat vaak een KBO-nummer. Maar zodra er meerdere factuurstromen of vestigingen zijn, biedt een GLN een duidelijke meerwaarde. 

Je moet wel opletten; het is niet omdat je een GLN via GS1 verkregen hebt dat deze ook meteen binnen Peppol beschikbaar is. Je moet deze zelf nog registreren bij Peppol opdat hij bruikbaar wordt.

Hoewel Peppol vandaag veel aandacht krijgt, is dat slechts één toepassing.

Robin ziet nog veel groeipotentieel. "Steeds meer organisaties beseffen dat je niet alleen een bedrijf, maar ook afdelingen, magazijnen, laadkaaien of digitale locaties afzonderlijk kan identificeren." 

Ook internationaal groeit het gebruik.

In Nederland worden GLN's bijvoorbeeld gebruikt om certificaten aan specifieke landbouwlocaties te koppelen. Zo weten verschillende inspectiediensten exact over welke stal of loods het gaat, zonder eigen benamingen toe te wijzen als stal A en B of X en Y.

En voor toekomstige wetgeving ziet Robin heel wat mogelijkheden. "Bij nieuwe duurzaamheidswetgeving zal het steeds belangrijker worden om exact te weten van welke locatie een product afkomstig is. Ook daar kan een GLN een belangrijke rol spelen." 

Zo gebruikt Mike & Becky, gelinkt aan de EUDR-wetgeving, GLN’s om de verschillende partijen en locaties in hun chocoladeketen eenduidig te identificeren. De cacaocoöperatie in Peru, de exporteur, de importeur en Mike & Becky zelf hebben hun eigen GLN. De consument kan dan via de QR-code op de verpakking zien welke partijen betrokken zijn bij de reis van cacaoboon tot chocoladereep en hun identiteit verifiëren.

Vandaag kennen veel organisaties de GLN vooral dankzij Peppol. Maar de mogelijkheden reiken veel verder.

Van logistiek en gezondheidszorg tot certificering, traceerbaarheid en toekomstige Europese wetgeving: overal waar bedrijven gegevens digitaal uitwisselen, groeit de nood aan één unieke manier om organisaties en locaties te identificeren.

Of zoals Robin Goossens het samenvat:

"Mensen beginnen meer en meer te beseffen dat een GLN niet alleen een bedrijf identificeert, maar ook alles binnen dat bedrijf. En net daarin zit de kracht."

Meer over GLN