Datakwaliteit in de DIY-sector
Het model van databeheer en –uitwisseling in de sector van de fast moving goods (fmcg) kan de doe-het-zelfsector (DIY) inspireren. In samenwerking met GS1 streeft DIY-specialist Varo ernaar om de fmcg-modellen heruit te vinden, in functie van de specifieke uitdagingen van de DIY-sector. Nico De Troyer (Varo) licht het proces toe.
Nico De Troyer werkt al zestien jaar bij Varo, een bedrijf met meer dan zestig jaar ervaring als specialist in de wereldwijde distributie van doe-het-zelfmateriaal. Varo heeft een ruim assortiment, van elektrisch gereedschap over hand- en tuingereedschap tot accessoires, onder de eigen merken Varo, Powerplus en Kreator en Premion, of onder private labels. Nico De Troyer begon er als technieker, tot zich zes jaar geleden de opportuniteit voordeed om op te schuiven richting databeheer en verwerking van productgegevens.
"Als technieker destijds en in de naverkoop kregen we heel wat vragen over onze producten. Toen stootte ik erop hoe weinig gestructureerd die informatie beschikbaar was, ook bij ons intern," vertelt Nico De Troyer. "Zes jaar geleden ontstond de behoefte om te weten in welke mate onze verpakkingen recycleerbaar zijn. Daar ben ik toen op gesprongen en meteen zijn we ook begonnen met alle product- en logistieke gegevens te optimaliseren."
"Sales are no longer price-driven, they're data-driven. It's all about who has the best and most detailed data."
"Data is king of the digital jungle."
Moeizaam begin
Om digitale data op sectorniveau te kunnen delen, moeten de gegevens beschikbaar zijn, en wel in gestructureerde vorm. "Alles zat wel in ons ERP-systeem, maar dat was niet gericht op delen, eerder op boekhoudkundige verwerking," vervolgt Nico De Troyer. "We hebben dan geïnvesteerd in een PIM (Product Information Management)-pakket. Vervolgens hebben we twee jaar geworsteld met het in- en uitlezen van de data."
De gegevens verzamelen en inputten is één ding, ze uit het systeem krijgen en in een leesbaar format aanbieden en ontvangen, bleek een ander paar mouwen. "Daar hebben we toch twee jaar onze tanden op stuk gebeten," bekent Nico De Troyer. "Omvormen naar een GS1-model zou eenvoudiger geweest zijn, maar dat vonden we te beperkt: we gaven er de voorkeur aan om er een mapping tussen te zetten en ons eigen systeem te verrijken."
Beter concurreren
Een belangrijke reden om niet naar het GS1-model te grijpen, was dat Varo meer velden nodig had dan in de GS1-datapool voorzien zijn. "We moeten 25 kanalen bedienen, onder meer onze drie eigen websites. GS1 was DIY toen nog niet zo gewend en in functie van onze toepassing was het GS1-model wat aan de logge, trage kant. Samen met GS1 nemen we de data-uitwisseling in de DIY-sector onder de loep."
Cruciaal is vooral dat in DIY – anders dan in fmcg – technische productinformatie een grote rol speelt, eerder dan logistieke gegevens. Dat heeft zijn invloed op de keuze van velden en modellen. "We hebben samenwerking gezocht met de concullega's, zodat we er met z'n allen beter van worden als we de juiste keuzes maken. Als we dezelfde kwaliteitsinformatie delen, verhogen we de vergelijkbaarheid en wordt het referentiekader voor de concurrentie beter."
Op kruissnelheid
Intussen is Varo volledig operationeel met het databeheer rond nieuwe items. "We hebben evenwel zevenduizend referenties lopen en van de al bestaande moeten we er nog een boel aanpassen, vooraleer ook die allemaal live online kunnen. Zo moeten we een heel aantal productafbeeldingen nog van jpg-formaat converteren naar tiff. Dat is een hele klus, waar we nog wel even zoet mee zijn."
Datakwaliteit is een grote bekommernis, benadrukt Nico De Troyer. "We hebben ook PIM-modules specifiek voor kwaliteitscontrole aangekocht en momenteel zijn we bezig met de duimschroeven aan te draaien. We hanteren strenge criteria, met het oog op optimalisatie." De volgende stap voor Varo is de automatisatie uitbreiden en vergemakkelijken. "We willen af van het manuele werk, zodat de foutenlast vermindert."
