Elektronische facturatie

Wat is elektronische facturatie?

Een elektronische factuur of kortweg e-factuur is een factuur die verzonden en ontvangen wordt in een elektronische of digitale vorm.

Grofweg kunnen we 2 soorten e-facturen onderscheiden: mensleesbare PDF-facturen en machineleesbare EDI-facturen.

 

 

Soorten elektronische facturen

Mensleesbare PDF-facturen

  • Deze e-facturen worden digitaal verzonden en ontvangen, maar in de meeste gevallen manueel verwerkt.
  • Een veel gebruikt voorbeeld zijn de PDF-facturen die per mail verzonden en ontvangen worden, maar manueel in de boekhouding overgetypt moeten worden.

Machineleesbare EDI-facturen

  • Deze e-facturen worden niet alleen digitaal verzonden en ontvangen, maar ook digitaal verwerkt.
  • Ze zijn volgens een vaste structuur (standaard) opgebouwd, waardoor softwarepakketten deze automatisch kunnen verwerken.
Mensleesbaar invoice

Aangezien GS1 enkel standaarden voor machineleesbare EDI-facturen ondersteunt, dien je het begrip ‘e-factuur’ hieronder steeds als ‘machineleesbare EDI-factuur’ te beschouwen.

Verschillende standaarden e-facturen

Er bestaan verschillende standaarden voor e-facturen. Dat geldt overigens ook voor andere machineleesbare EDI-handelsdocumenten zoals de elektronische bestel- of leverbon. Dit komt omdat iedere sector zijn eigen specifieke vereisten kan hebben.

Met onderstaande tabel proberen we je als GS1-lid wat inzicht te geven in welke e-factuurstandaard(en) jouw bedrijf het best gebruikt. Dit is afhankelijk van de vraag of je e-facturen wenst te verwerken van handelspartners uit jouw eigen sector en/of uit andere private of publieke sectoren.









Sector van jouw bedrijf
  Sector handelspartner
  Dezelfde sector als jouw bedrijf Andere private sector (cross-sector B2B) Publieke sector / overheid (cross-sector B2G)
FMCG & Foodservice GS1 BELUX HO2C INVOIC Peppol BIS Billing 3.0 GS1 BELUX HO2C INVOIC of * Peppol BIS Billing 3.0
DHZ, Tuin & Dier Handleidingen gebaseerd op GS1-standaarden ** Peppol BIS
Billing 3.0
Peppol BIS
Billing 3.0
Andere retail Onbepaald *** Peppol BIS
Billing 3.0
Peppol BIS
Billing 3.0
Gezondheidszorg Onbepaald *** Peppol BIS
Billing 3.0
Peppol BIS
Billing 3.0

* Keuze voor bedrijven uit de FMCG & Food Service sector:

  • Wenst jouw bedrijf ook e-facturen te verzenden naar klanten uit andere private sectoren naast de publieke sector/overheden, of te ontvangen van leveranciers uit andere sectoren? Kies dan voor de PEPPOL BIS Billing 3.0 e-factuurstandaard.
  • Wenst jouw bedrijf voorlopig enkel e-facturen naar de overheden te versturen en kan jouw bedrijf al e-facturen volgens de HO2C INVOIC e-factuurstandaard verwerken? Kies dan voor de GS1 BELUX HO2C e-factuurstandaard.

** Binnen de Doe-Het-Zelf, Tuin & Diersector hebben verschillende grote bedrijven een individuele e-factuurhandleiding uitgewerkt op basis van de internationale GS1 standaard EANCOM INVOIC. Contacteer onze helpdesk voor meer informatie.


*** Binnen de sector worden verschillende standaarden gebruikt of er is geen standaard gedefinieerd. Contacteer onze helpdesk voor meer informatie.