Le projet pilote consacré à l’intégration de bons de commande électroniques au sein du secteur Foodservice rencontre un franc succès
En Belgique, il n’existe aucune plateforme centralisée permettant d’échanger des bons de commande électroniques via EDI. C’est dans ce contexte que GS1 Belgilux a lancé un projet pilote visant à réduire l’écart entre les fabricants, les grossistes du Foodservice, les entreprises Horeca et les traiteurs. Sony Van Gasse, Business Development Manager de la plateforme de gestion Horeca Growzer, et Erik De Clercq, Customer Collaboration Manager, Coca-Cola Europacific Partners, partagent avec nous leur expérience à propos de ce projet visant à intégrer l’EDI au sein de leurs processus de commande.
Au sein du secteur FMCG, les commandes de produits entre supermarchés, grossistes et fabricants se déroulent de manière électronique via EDI, et cela n’a rien de surprenant à l’heure actuelle. Mais quand il s’agit de l’échange de commandes au sein du secteur Foodservice, là c’est une autre paire de manches. En février 2021, GS1 a lancé un projet pilote afin d’offrir une solution aux fournisseurs en demande de bons de commande électroniques, solution déployée en octobre de la même année. Trois intervenants différents ont pris part au pilote : Délifrance en tant que restaurant, Coca-Cola Europacific Partners (CCEP) en tant que fabricant et Growzer en tant que plateforme de gestion Horeca auxiliaire.
Growzer, la pièce qui vient compléter le puzzle
"Growzer, c’est une plateforme de gestion Horeca qui aide le restaurateur à centraliser les commandes, à gérer le stock et à déterminer la marge au moyen d’un smart menu engineering", explique Sony Van Gasse, Business Development Manager chez Growzer.
C'est GS1 qui a initié la prise de contact pour ce projet pilote. "Notre CEO a été contacté pour un test case relatif à l’envoi de commandes digitales depuis les entreprises Horeca vers les fabricants. GS1 est intervenue comme modérateur du projet, ils avaient conscience de notre potentiel, et avec un partenaire comme CCEP, c’était le succès garanti. Ils nous ont aidés avec les aspects techniques et ont tout suivi de près."
Trois magasins Délifrance, qui commandent des produits CCEP depuis la plateforme Growzer, ont également participé au projet. Les résultats de cette implémentation ne se sont pas fait attendre.
"C’est à peine si les magasins-tests Délifrance ont remarqué le passage des bons de commande par e-mail à des bons de commande électroniques via EDI, tout au plus la modification d’un code produit ou d’une description. Ils ont pu continuer, en toute confiance, à commander auprès de CCEP et d’autres fournisseurs. Et cette intégration n’a eu que très peu d’impact sur les autres fournisseurs, en dehors de Délifrance", indique Sony Van Gasse.
La Business Development Manager entrevoit encore du potentiel dans l'intégration et l’extension du standard sectoriel Harmonized Order-to-Cash (HO2C) à d’autres fournisseurs. Les trois magasins Délifrance envoyant désormais les bons de commande de manière électronique à CCEP, ils envisagent également la possibilité de recevoir des bons de livraison et des factures électroniques de la part des fournisseurs.
"Nous restons demandeurs d’intégrations avec les fournisseurs. Cela permettra un meilleur contrôle sur les commandes, la disponibilité et le délai de livraison pour l’établissement Horeca. La plateforme comporte également un module de contrôle des factures."
"Si nous les recevons sous format digital, l’établissement Horeca peut alors faire le lien entre les bons de commande digitaux et la facture. Autrement dit, plus aucun bon de commande égaré, et une vue individuelle de ce qui a été livré ou non."
Il existe un vaste choix de systèmes ERP au sein du secteur de l’alimentation. Grâce à cette intégration, Growzer a l’occasion de se démarquer en offrant une solution standardisée.
My Product Manager apporte la touche finale
Le projet pilote a également permis d’intégrer My Product Manager à la plateforme. Ainsi, les magasins Délifrance sont également en mesure de recevoir les informations produits directement de la part de CCEP.
"Grâce aux informations détaillées dans My Product Manager, nous recevons toujours les informations produits correctes de la part du fournisseur.
"Les informations relatives aux allergènes, par exemple, sont disponibles directement à la source pour les consommateurs. Et les photos représentent vraiment un plus pour nos clients, l’aspect visuel est devenu incontournable de nos jours", ajoute Sony.
Cette dernière confirme que la première introduction aux standards de GS1 pour la chaîne d’approvisionnement est un véritable succès. "Nous nous en félicitions ! Lorsque nous avons analysé les intégrations possibles avec des systèmes ERP, nous nous sommes rendu compte qu’il y avait encore une part importante de personnalisation. Plus le groupe à travailler de la même manière est grand, plus l’intégration est aisée."
Le fabricant est demandeur de standardisation au sein du secteur Foodservice
Ce qui caractérise le secteur Foodservice, c’est qu’il se compose de nombreuses entreprises moyennes et même de plus petites entreprises régionales qui utilisent peu voire pas du tout l’EDI. Même l’échange d’informations produits se déroule la plupart du temps sans systèmes structurés. C’est pourquoi la prise en charge pour les entreprises Foodservice de ces questions complexes par des systèmes de gestion Horeca comme Growzer est une bonne chose.
Coca-Cola Europacific Partners (CCEP) a également participé au pilote et demande, en tant que fabricant, depuis de longues années que la question de l’EDI soit réglée au sein du secteur Foodservice. Erik De Clercq, Customer Collaboration Manager, est chargé de l’ensemble des implémentations de projet liées à l’échange électronique comme les bons de commande, les bons de livraison, les factures électroniques via EDI ainsi qu’à l’échange d’informations produits.
"Pour ce projet pilote, nous avons essentiellement dû modifier, enfin simplifier, l’échange d’informations produits avec notre client, Délifrance."
"En tant que fournisseur, nous avons été confrontés à de nombreuses questions de la part de nos clients Foodservice. Aux Pays-Bas, cette problématique a été résolue par la mise en place d’une plateforme centralisée soutenue par différents grands fabricants", explique Erik.
Grâce à cette plateforme, les entreprises Foodservice peuvent passer commande auprès de nombreux fabricants via une interface Web. Ces dernières ont également accès aux informations produits qui sont publiées depuis GDSN de GS1 vers la plateforme.
"Malheureusement, en Belgique il n’existe aucune plateforme similaire qui permettrait de pouvoir profiter des avantages de la commande EDI et de l’échange d’informations produits standardisées. Grâce au système de gestion Horeca de Growzer, ce rôle est à présent pris en charge pour un de nos clients, Délifrance", nous dit Erik.
Le traitement des commandes avec EDI peut encore générer toute une série d’avantages win-win au niveau de l’efficacité, selon Erik. « Aujourd’hui, la prise de commande se déroule en grande partie manuellement pour la plupart des clients Foodservice, et sur la base d’un e-mail.»
Le projet pilote à la loupe
En février 2021, il y avait le kick-off en interne pour aligner les objectifs du projet en se basant sur l’input de GS1. Le but était de mettre en place le traitement des commandes EDI entre Délifrance et CCEP via Growzer. Et de veiller à ce que les informations produits nécessaires puissent également être échangées électroniquement. Growzer étant déjà familiarisée avec EDI Orders, une commande test a pu être échangée dès mai 2021. La partie concernant les informations produits fut la plus complexe, s’agissant d’un nouveau processus aussi bien pour Growzer que pour Délifrance. GS1 a d'abord dû mettre à niveau My Product Manager, car toutes les données n'étaient pas disponibles.
"C’est finalement début octobre 2021 que cela a été rendu possible par GS1, avec l’adaptation de la dernière étape de migration de My Product Manager, et la mise hors service de l’ancienne interface Web de la datapool GDSN Central DataBank. Seulement à ce moment-là, le processus simplifié d’échange d’informations produits a pu être mis en place. "Le déploiement s'est déroulé fin octobre 2021, et la solution répond parfaitement à nos attentes. L’implémentation chez un deuxième client devrait se dérouler sans encombre, étant donné que le modèle de processus complet est à présent documenté."
GS1 comme fil conducteur
"Je ne pense pas que nous aurions pu réussir cette implémentation sans l’aide de GS1. En effet, ce n’est pas évident de comprendre et d’utiliser l’échange d’informations produits d’un point de vue technique et process. GS1 a géré cela d’une main de maître", nous souffle Erik.
Potentiel sous-jacent
CCEP compte également d’autres clients Foodservice qui utilisent le système de gestion Horeca de Growzer. Une approche processus unique est dans l’intérêt de tous.
"Pour nous, le potentiel est limité, mais non négligeable". Erik souhaite commencer à informer les clients sur la possibilité de commander électroniquement. Mais il est difficile pour CCEP de savoir si tous leurs clients qui utilisent Growzer disposent également tous des mêmes modules et fonctionnalités. "Nous ne voulons pas imposer à nos clients du travail et des frais supplémentaires afin d’envoyer des EDI Orders à CCEP."
Des masterdata solides pour assurer le succès d’un projet EDI
L’EDI demande bien entendu d’aller un peu plus loin. Des informations produits plus rapides et correctes sont ici absolument nécessaires. Pour commencer, il suffit de penser au GTIN qui permet d’identifier l’emballage du produit de manière unique à travers le monde. "L’échange d’informations produits dans des fichiers Excel ou via e-mail pour recevoir des commandes électroniquement, c'est un non catégorique."
"La solution se trouve tout simplement dans My Product Manager, où l’ensemble des données produits de CCEP sont disponibles. Growzer est devenu preneur de données au nom de Délifrance. Et Growzer reçoit également des informations supplémentaires qui sont nécessaires pour les EDI Orders, comme les photos et les listes d’ingrédients."
"Nous comptons sur GS1 pour promouvoir la solution autant que possible. Nous sommes prêts à soutenir d’autres projets pilotes", conclut Erik.
