Aan de slag met My Audits

In onderstaand stappenplan leggen we in detail uit hoe je ervoor zorgt dat jouw product het auditprogramma vlot doorloopt en een 100% score haalt in My Audits.  

Wanneer wordt een product gecontroleerd?

GS1 Belgilux bepaalt dit op basis van volgende criteria:

• Het product bevindt zich in de (hoofd)categorie voorverpakte voedingsmiddelen, detergenten, cosmetica of dierenvoeding.
• Producttype: Het is een consumenteneenheid of een foodservice-artikel.
• Het product wordt verkocht op de Belgische en/of Luxemburgse markt.
• Het product valt binnen deze lijst van GPC-bricks.
• Het product is een nationaal merk ( = geen private label-artikel).
• Aanmaakdatum: De productfiche werd voor het eerst aangemaakt in My Product Manager na 1 april 2025.
• De productfiche heeft geen einddatum, of is nog niet verstreken.
• Validatie: Alle blokkerende validatieregels zijn opgelost.

Voldoet jouw product aan al deze criteria? Dan wordt het opgeroepen voor een audit bij de aanmaak van de productfiche én bij elke relevante wijziging aan de gegevens.

Je ontvangt een mail van GS1 Belgilux met de vraag actie te ondernemen in My Audits.

Zodra je een e-mail ontvangt met de melding dat jouw product is opgeroepen, kun je de audit opstarten.  

1. Ga naar My GS1 en ga naar My Audits. Daar zal jouw product zichtbaar zijn met status ‘nieuw’.  
2. Klik op het GTIN om meer details te zien. Voeg het artwork van je product toe volgens de richtlijnen voor audit afbeeldingen.  
3. Vraag dan de audit aan. Deze is gratis voor elke eerste controle.  
4. De status van het GTIN verandert naar ‘aangevraagd’. Je kan nu wachten op de feedback van GS1.  

Let op, zorg dat je productfiche helemaal up-to-date is voor je de audit aanvraagt. Wijzigingen in auditattributen zetten de status namelijk weer terug naar ‘nieuw’! 

Voor elke aangevraagde audit controleert een GS1-expert of de geüploade afbeeldingen geschikt zijn voor de audit. Bevatten ze het juiste GTIN? Is alle informatie goed leesbaar? Als er een probleem wordt vastgesteld, ontvang je hierover bericht en herhalen we stap 2.

Wanneer alles in orde is, starten we de audit. Onze AI-tool vergelijkt het etiket van je product met de gegevens in My Product Manager en stelt op basis daarvan een resultaat voor. Onze GS1-expert beoordeelt dit resultaat en past het indien nodig aan. Zodra het definitief is, ontvang je een bericht van GS1 om het in My Audits te bekijken.

Let op: zolang de audit loopt, blijft de productstatus in My Audits op ‘aangevraagd’ staan. De voortgang van de audit binnen GS1 is niet zichtbaar voor de leverancier.

In My Audits zie je dat de status is gewijzigd naar ‘Voltooid’ en dat je product een score heeft gekregen.

Scoor je 100%? Gefeliciteerd! Je data voldoet aan de minimale vereisten en is van hoge kwaliteit. Je kunt eventuele verbetersuggesties van GS1 bekijken en zelf beslissen of je deze toepast op je productfiche.

Is de score lager dan 100%? Dan ontbreekt er essentiële informatie van het etiket in de dataset of is bepaalde informatie incorrect ingevoerd. Pas de data zo snel mogelijk aan in je bronsysteem. Gebruik hiervoor de verbeterpunten van GS1 die je kunt vinden op de detailpagina van elke GTIN in My Audits.

Heb je vragen of opmerkingen over het proces of over het resultaat van een audit? Neem dan contact op met de sectorhelpdesk via e-mail: fmcg-foodservice@gs1belu.org , of telefoon +32 2 229 18 88 

Zodra je correcties doorvoert, verdwijnt de oorspronkelijke score en verandert de status van je GTIN terug naar ‘nieuw’. In het detailoverzicht blijf je echter zien welke velden aanvankelijk goed- of afgekeurd werden en waar het verdict is vervallen door je aanpassingen.

Zodra alle noodzakelijke correcties zijn doorgevoerd, kun je een nieuwe audit aanvragen. Houd er rekening mee dat deze controle wordt aangerekend om de kostenneutraliteit van het auditprogramma te waarborgen.

Heb je vragen of opmerkingen over het proces of over het resultaat van een audit? Neem dan contact op met de sectorhelpdesk via e-mail: fmcg-foodservice@gs1belu.org of telefoon +32 2 229 18 88

Vermeld graag duidelijk waarover het gaat (My Audits + probleem) in het onderwerp van de e-mail 

• Richtlijn voor Audit afbeeldingen
• Beoordelingscriteria voor controle van productinformatie voor de FMCG – Foodservice
• Lijst met GPC-codes in scope
• Codelijsten labels