Étape 1
Déterminez avec quel(s) partenaire(s) commercial/aux vous souhaitez faire de l’EDI et quels types de messages vous souhaitez échanger. Les messages GS1 EDI les plus fréquemment utilisés sont les messages Order to Cash ORDERS (commande), DESADV (avis d’expédition) & INVOIC (facture). Inspirez-vous des possibilités EDI via le dépliant Order to Cash et le film Order to Cash :
Étape 2
Communiquez votre GLN (Global numéro de localisation) et GTIN (Global Trade Item Numbers) à votre/vos partenaire (s) commerciaux. Aligner les GLN de chacun et les GTIN à commander/livrer/facturer constitue une condition de base essentielle à l’EDI.
Conseils :
- dans My Locations Manager, vous retrouvez le GLN de votre partenaire commercial
- via My Product Manager, vous pouvez échanger respectivement des données de produit ou des données d'étiquette pour l'alimentaire (couplé au GTIN du produit) avec vos partenaires commerciaux.
Étape 3
Convenez avec votre partenaire commercial des spécifications techniques (Cahier des charges ou MIG = Message Implementation Guide) selon lesquelles les messages EDI doivent être rédigés. Spécifiquement à l’intention des secteurs belge et luxembourgeois des biens de grande consommation et de foodservice et en collaboration avec les distributeurs et les fournisseurs, GS1 Belgilux a élaboré une directive 100% harmonisée pour les ORDERS (commande), DESADV (avis d’expédition) et INVOIC (facture) EANCOM® 2002. Il est toutefois possible que votre partenaire commercial n'utilise pas les messages harmonisés Order to Cash et applique encore (provisoirement) ses propres directives ou encore utilise les anciens messages 'idéaux' Order to Cash.
Étape 4
Décidez si vous faites appel à un fournisseur de solution EDI, ou si vous prenez vous-même en charge les développements et l’infrastructure EDI.
De quoi avez-vous besoin ? Pour échanger des messages EDI avec vos partenaires commerciaux, vous avez besoin d’un traducteur EDI (traduit le langage de votre programme ordinateur vers le langage commun GS1) et d’un logiciel de communication (envoit le message traduit vers le système de votre partenaire commercial) qui, ensemble, forment la « solution EDI ». Les solutions EDI les plus courantes sont « la solution intégrée » (automatique) et la « solution Web” (manuel). Vous choisissez vous-même une solution avec laquelle vous générez et échangez les messages EDI, indépendamment du système de vos partenaires commerciaux. GS1 EDI ne dépend pas de la technologie et des systèmes informatiques.
Étape 5
Si vous souhaite faire appel un fournisseur de solutions EDI, consultez notre Solution Provider Finder. Il peut être utile de vérifier avec quel fournisseur de solution EDI le fournisseur de votre logiciel (ERP) travaille.
Vous pouvez également demander un rendez-vous et/ou une offre par e-mail. Les questions ci-dessous vous permettront déjà de bien démarrer :
- Avec quels partenaires commerciaux souhaitez-vous faire de l’EDI ?
- Quels messages EDI souhaitez-vous échanger avec vos partenaires commerciaux ? (Commande/avis d’expédition/facture/autre ?)
- Votre partenaire commercial utilise-t-il les messages harmonisés Order to Cash des secteurs PGC ou foodservice, ou les anciens messages Order to Cash idéaux ou encore ses propres directives?
- Combien de commandes recevez-vous de vos partenaires commerciaux (par semaine/par mois) ?
- Combien de lignes d’articles recevez-vous en moyenne dans les commandes des partenaires commerciaux concernés ?
- Si vous ne faites pas encore de commerce avec le(s) partenaire(s) concerné(s) : combien de commandes pensez-vous recevoir de votre/vos partenaire(s) commercial/aux ?
- Si vous avez un délai : à quelle date devez-vous démarrer au plus tard ?
- Travaillez-vous avec d’autres partenaires commerciaux/détaillants (qui ne demandent pas encore l’EDI) ?
- Avec quel système ERP travaillez-vous ?
- Votre système ERP permet-il des possibilités d’intégration de documents ?
- Quel budget prévoyez-vous pour l’automatisation de votre infrastructure IT ?
- Avez-vous des préférences concernant l’échange de messages ? Installation rapide/conviviale/faibles coûts/souhaitez-vous recevoir les commandes directement dans votre système ERP ? …
Étape 6
Si vous choisissez de développer vous-même les messages EDI, vous pouvez vous baser sur les spécifications techniques GS1. Vous êtes toujours les bienvenus pour assister à l’une de nos formations gratuites ou suivre nos modules LEARN pour apprendre à interpréter le standard GS1 EANCOM.
Étape 7
Démarrez l’implémentation. Pour ce faire, testez tous les scénarios pertinents tels que EDI ORDERS, DESADV et INVOIC avec votre partenaire commercial. Tenir compte de la norme convenue précédemment, par exemple GS1 HO2C. Une fois tous les scénarios testés avec votre client, vous pouvez opérer en « live ».