Plan d’audit par étapes
Dans le plan d'action ci-dessous, nous expliquons en détail comment assurer que votre produit passe le programme d'audit sans encombre et obtienne un score de 100 % dans My Audits.
Étape 1 : Votre produit est appelé pour l'audit
Quand un produit est-il contrôlé ?
GS1 Belgilux détermine cela sur base des critères suivants :
- Le produit appartient à la (principale) catégorie des denrées alimentaires préemballées, des détergents, des cosémtiques ou des aliments pour animaux.
- Type de produit : il s'agit d'une unité consommateur ou d'un article foodservice.
- Le produit est vendu sur le marché belge et/ou luxembourgeois.
- Le produit fait partie de cette liste de GPC-bricks.
- Le produit est une marque nationale ( = pas une marque de distributeur).
- Date de création : La fiche produit a été créée pour la première fois dans My Product Manager après le 1er avril 2025.
- La fiche produit n'a pas de date de fin ou celle-ci n'est pas encore échue.
- Validation : toutes les règles de validation bloquantes sont résolues.
Si votre produit remplit tous ces critères, il sera soumis à un audit lors de la création de la fiche produit et à chaque modification pertinente de ces données. Vous recevrez un e-mail de GS1 Belgilux vous invitant à intervenir dans My Audits.
Étape 2 : Démarrer l'audit
Dès que vous recevez un e-mail indiquant que votre produit est appelé, vous pouvez démarrer l'audit.
- Accédez à My GS1 et allez dans My Audits. Votre produit y sera affiché avec le statut « Nouveau ».
- Cliquez sur le GTIN pour voir plus de détails. Ajoutez l'image de votre produit selon les directives pour les images d'audit.
- Effectuez ensuite la demande d'audit. Celui-ci est gratuit pour un premier contrôle.
- Le statut du GTIN passe alors à « Demandé ». Il ne vous reste plus qu'à attendre les commentaires de GS1.
Attention : assurez-vous que votre fiche produit est entièrement mise à jour avant de demander l'audit. Toute modification des attributs d'audit remettra le statut à « nouveau » !
Étape 3 : Réalisation de l'audit
Pour chaque audit demandé, un expert GS1 vérifie si les images téléchargées sont adaptées à l’audit. Contiennent-elles le bon GTIN ? Toutes les informations sont-elles bien lisibles ? En cas de problème, vous en serez informé, et nous répéterons l’étape 2.
Lorsque tout est en ordre, nous lançons l’audit. Notre outil d’IA compare l’étiquette de votre produit avec les données de My Product Manager et propose un résultat sur cette base. Un expert GS1 évalue ce résultat et l’ajuste si nécessaire. Une fois le résultat définitif, vous recevrez une notification de GS1 pour le consulter dans My Audits.
Attention : tant que l’audit est en cours, le statut du produit dans My Audits reste sur « Demandé ». L’avancement de l’audit au sein de GS1 n’est pas visible pour le fournisseur.
Étape 4 : Traitement du résultat
Dans My Audits, vous verrez que le statut est passé à « Terminé » et que votre produit a été évalué.
Vous avez obtenu 100 % ? C'est tout à fait normal ! Vos données répondent aux exigences minimales et sont de haute qualité. Vous pouvez consulter les éventuelles suggestions d'amélioration de GS1 et décider vous-même de les appliquer à votre fiche produit.
Votre score est inférieur à 100 % ? Il manque des informations essentielles sur l'étiquette dans l'ensemble de données ou certaines informations ont été saisies de manière incorrecte. Mettez les données à jour dès que possible dans votre système source. Pour ce faire, utilisez les points d'amélioration GS1 que vous trouverez sur la page de détail de chaque GTIN dans My Audits.
Des questions ? Contactez le helpdesk sectoriel par e-mail : fmcg-foodservice@gs1belu.org ou téléphonez au : +32 2 229 18 88.
Étape 5 : Faire réauditer votre produit
Dès que vous appliquez des corrections, le score initial disparaît et le statut de votre GTIN repasse à « Nouveau ». Toutefois, l’aperçu détaillé vous permettra toujours de voir quels champs avaient été initialement acceptés ou refusés, ainsi que ceux dont le verdict a été annulé en raison de vos modifications.
Une fois toutes les corrections nécessaires effectuées, vous pouvez demander un nouvel audit. Veuillez noter que ce contrôle est facturé afin de garantir la neutralité des coûts du programme d’audit.
Vous avez des questions ou des remarques concernant le processus ou le résultat d’un audit ? N’hésitez pas à contacter le helpdesk sectoriel par e-mail via fmcg-foodservice@gs1belu.org ou par téléphone au +32 2 229 18 88.
Merci de préciser clairement l’objet de votre demande (My Audits + problème) dans le sujet de votre e-mail.