Vous avez tout intérêt à opter pour
- l’e-facture ‘Harmonized Order-to-Cash’ (HO2C) INVOIC.
Elle fait partie d’un ensemble de 3 documents commerciaux électroniques : bon de commande électronique HO2C (ORDERS), bon de livraison électronique HO2C (DESADV) et facture électronique HO2C (INVOIC).
Scénarios de facture et de note de crédit supportés :
Le manuel de facturation électronique HO2C contient de nombreux scénarios qui ne sont pertinents que pour les transactions entre partenaires commerciaux dans les secteurs FMCG & Foodservice, mais pas pour la facturation électronique au gouvernement.
Néanmoins, tous les scénarios décrits ont été mis en œuvre selon les exemples donnés dans le manuel. Cela implique que, si des scénarios purs sont mélangés, il est recommandé de tester ce nouveau scénario. *
Complément au manuel pour l’e-facturation vers les autorités :
Ce document reprend un aperçu des éléments qui doivent être ajoutés au standard d’e-facture HO2C afin de pouvoir facturer aux autorités. *
* Si vous souhaitez savoir concrètement quels segments EANCOM, éléments de donnée et codes doivent être ajoutés, vous pouvez prendre contact avec notre helpdesk pour obtenir un sub/superset Message Implementation Guide d’HO2C INVOIC pour la facturation aux autorités.
Feuille de route pour passer à la facturation électronique avec les autorités :
Nous partons du principe que votre entreprise envoie déjà actuellement des e-factures HO2C à ses partenaires commerciaux issus du secteur FMCG ou Food Service et/ou en reçoit de leur part.
- Manifestez-vous auprès de GS1
Complétez le formulaire suivant afin de vous manifester auprès de GS1.
Cela nous permettra d’avoir un aperçu des toutes les parties qui font usage de ce système. - Vérification des un exemples d’e-facture par GS1
Préparez un exemple de message EDI par scénario de facture/note de crédit que votre entreprise utilise avec les autorités. Pour ce faire, prenez éventuellement contact avec le fournisseur de votre logiciel de comptabilité ou votre partenaire EDI.
Le helpdesk de GS1 Belgium & Luxembourg va vous demander ces messages et vérifier s’ils sont conformes au standard d’e-facture HO2C INVOIC.
Un exemple ne doit contenir qu’un seul scénario (veuillez ne pas combiner différents scénarios) ainsi qu'un nombre limité de lignes. - Établissement de la connexion entre votre réseau d’entreprise et la plateforme d’e-facturation des autorités (Mercurius) par votre fournisseur de solutions
Si les exemples de facture/note de crédit sont conformes au standard d’e-facture HO2C INVOIC, GS1 Belgilux vous enverra un formulaire. Vous devrez le remettre dûment complété au prestataire EDI qui gère la plateforme d’e-facturation des autorités (Mercurius), à savoir Babelway.
Babelway établira ensuite, ensemble avec votre partenaire EDI, une connexion de test et de production (AS2) entre votre réseau d’entreprise et la plateforme d’e-facturation des autorités (Mercurius). - Les tests envoient des e-factures à la plateforme d’e-facturation des autorités par les fournisseurs des autorités
Une fois votre réseau d’entreprise et la plateforme d’e-facturation des autorités (Mercurius) connectés, vous devrez envoyer un ou plusieurs tests d’e-factures via la connexion de test vers les autorités. Les autorités vérifieront si l’importation des e-factures dans leur comptabilité s'est déroulée avec succès. - Envoyer des factures électroniques aux autorités par un fournisseur des autorités
Une fois l’importation de votre test d’e-factures réussie, les autorités vous donneront l’autorisation de remplacer vos factures papier par des e-factures, et de les envoyer via la connexion de production.
Exception
Votre entreprise prévoit-elle d'envoyer ou de recevoir des factures électroniques à des entreprises du secteur privé autres que celle à laquelle elle appartient ou de la part de celles-ci ?
Si tel est le cas, envisagez d'utiliser la facture électronique standard intersectorielle Peppol BIS Billing 3.0 en plus de la facture électronique standard sectorielle HO2 INVOIC.
