Colruyt Group kiest 100% voor GDSN vanaf juni 2020
Onlangs kondigde Colruyt Group aan volledig in te zetten op het Global Data Synchronisation Network (GDSN) voor het ontvangen van productgegevens van leveranciers. Een groot project waarbij een duizendtal leveranciers betrokken zijn. Dimitri Sonck, Afdelingschef Service Center Product Information, vertelt over wat deze wijziging precies inhoudt, de verwachte uitdagingen en natuurlijk de verwachte voordelen. “We ontvangen nu van ruim 200 leveranciers productdata via GDSN. Vanaf juni 2020 zal dit dus uitbreiden naar zo'n 1000 leveranciers."
Vanwaar de keuze voor GDSN?
“Momenteel gebruiken we al GDSN voor het ontvangen van productinformatie van een deel van onze leveranciers. Voor de meeste van onze leveranciers gebruiken we echter nog ons eigen leveranciersportaal. Maar deze software is aan vervanging toe”, vertelt Dimitri “We gaan dus met al onze leveranciers die nog met de oude applicatie werken, overschakelen naar een nieuw platform. Voor alle leveranciers van national label FMCG producten van Colruyt Laagste Prijzen, Okay, Bio-Planet en Retail Partners Colruyt Group hebben we gekozen voor GDSN als gestandaardiseerde oplossing voor uitwisseling van productinformatie.”
Een aanzienlijk deel van de geïmpacteerde leveranciers – zo’n 600 – maakt al gebruik van deze datapool voor de data-uitwisseling met andere retailklanten. Dimitri: “Deze groep zal hierdoor
tijd besparen, omdat ze zich niet een in nieuwe tool moeten verdiepen.” En dat is ook gelijk het voordeel van GDSN: “doordat dezelfde oplossing door meerdere partijen in de sector wordt gebruikt, hoeven deze leveranciers straks nog maar op één plek hun productfiches op te laden.” Meer efficiëntie voor alle partijen dus!
“Doordat dezelfde oplossing door meerdere partijen in de sector wordt gebruikt, hoeven deze leveranciers straks nog maar op één plek hun productfiches op te laden.”
Een brede set kwalitatieve productdata inclusief foto’s
“Data is de basis van alles”, aldus Dimitri. “We gebruiken productinformatie niet alleen voor onze interne processen (bijvoorbeeld efficiënte supply chain), maar meer en meer stroomt de informatie
ook rechtstreeks door naar onze klanten via allerhande digitale kanalen." De productdata moet dus correct en compleet zijn. “Dat betekent voor ons ook dat er meerdere productafbeeldingen toegevoegd moeten worden aan de productfiches. Eén foto is eigenlijk al te weinig voor een webshop”, voegt Dimitri toe. “Zelfs al wordt dit momenteel in GDSN nog niet afgedwongen, we hebben die productafbeeldingen echt nodig.”
Datakwaliteit is meteen ook één van de uitdagingen: “De eindconsument wordt steeds veeleisender als het gaat over informatie. We gaan dus steeds meer kwalitatieve en uitgebreidere productinformatie nodig hebben. Op dat gebied is er nog een hele weg af te leggen. Veel bedrijven zijn zich nog niet bewust van het belang van goede datakwaliteit. Maar ik ben ervan overtuigd dat zodra dat bewustzijn er is, de investeringen in datakwaliteit vanzelf volgen.”
“Data is de basis van alles. Zowel voor interne processen als voor allerhande digitale kanalen.”
Een Benelux standaard
Toen dit project in 2016 werd opgestart, was de productfiche voor Belux gestandaardiseerd. Inmiddels hebben de leden van de FMCG & Foodservice communities van GS1 Belgilux en GS1 Nederland de handen ineen geslagen en is er sprake van een Benelux-standaard. “Een goede stap vooruit”, vindt Dimitri. “Maar onze leveranciers zijn niet beperkt tot de grenzen van de Benelux. Daarom ben ik groot voorstander van het Global Data Model project (een internationale, intersectorale productfiche die per regio of per sector eventueel wordt aangevuld met enkele productkenmerken, red.) waarin GS1 Belgilux een trekkende rol speelt.”
“De eindconsument wordt steeds veeleisender als het gaat over informatie. We gaan dus steeds meer kwalitatieve en uitgebreidere productinformatie nodig hebben."
Wat kunnen leveranciers verwachten?
“Vanaf 1 juni 2020 aanvaarden we voor nieuwe FMCG-producten – met uitzondering van Private Label producten – geen productinformatie meer via andere kanalen dan GDSN. Voor bestaande producten waaraan na 1 juni 2020 geen wijzingen meer gebeuren, is er een transitieperiode: hiervoor moet de productinformatie tegen 1 januari 2021 in GDSN staan”, vertelt Dimitri. Leveranciers zullen dus aan de slag moeten gaan om op tijd in orde te zijn. “Ze zullen dezelfde stappen doormaken als wij in ons leerproces rondom GDSN. De eerste stap is het onderkennen van de noodzaak om te investeren in productinformatie en de bewustwording van de impact die het zal hebben op de organisatie. Dan is het een kwestie van uitzoeken en in kaart brengen welke processen daarbij in gang moeten worden gezet. Vervolgens moet er naar de organisatie worden gekeken: zijn de rollen optimaal ingedeeld om voldoende datakwaliteit te garanderen? Hebben we de juiste kennis en mensen in huis?”
“We hebben dit heel bewust zo vroeg mogelijk op voorhand gecommuniceerd”, licht Dimitri toe. “Zo willen we de leveranciers de kans geven om zich goed voor te bereiden en te leren werken met GDSN, waarvoor ook een leercurve geldt.” Op tijd in actie komen, is dus de boodschap. Volg bijvoorbeeld nu al een opleiding bij GS1 Belgilux over GDSN!
Enkele begrippen uitgelegd
Global Data Synchronisation Network (GDSN)
Het internationaal netwerk van GS1 waarbinnen gestandaardiseerde productfiches uitgewisseld kunnen worden. Het netwerk bestaat uit verschillende databanken, ook wel datapools genoemd, die dezelfde taal spreken. Bijgevolg kan een leverancier in een datapool naar keuze binnen dat netwerk zijn productfiches opladen, terwijl zijn klanten eventueel via andere datapools diezelfde productfiches kunnen downloaden.
GDSN-datapool Central Data Bank (CDB)
Een van de 40-tal datapools binnen het netwerk GDSN. De CDB wordt beheerd door GS1 Belgilux. De productfiches kunnen manueel door de mensen via een webinterface worden geregistreerd of automatisch zonder menselijke tussenkomst door de interne IT-systemen van de merkeigenaars.
Datamodel
De nationale, sectorale standaard die vastlegt welke productkenmerken een productfiche bevat. Het datamodel wordt door de sector zelf beheerd. Elke sector heeft zijn eigen datamodel. Zowel voor de FMCG-Foodservice sector als de DHZ, Tuin & Diersector, wordt er door GS1 Belgilux en GS1 Nederland één gemeenschappelijk datamodel gehanteerd. Er is dus sprake van een Benelux-standaard.
Global Data Model (GDM)
De in 2019 uitgewerkte internationale standaard die vastlegt welke productkenmerken elke productfiche bevat, ongeacht de productcategorie en waar ook ter wereld het product verhandeld wordt. Dit is als het ware de “grootst gemeenschappelijke deler” of de kern van elke productfiche. Alle nationale datamodellen dienen deze productkenmerken te bevatten, zodat ook buitenlandse handelspartners gemakkelijk kunnen samenwerken. Zoals bij een ajuin kunnen rondom deze kern één of meerdere schillen gelegd worden die dan sector- (verschillende productcategorieën), regio- (wetgeving in VS en EU kan verschillend zijn) of natiespecifieke (talen kunnen verschillend zijn) productkenmerken bevatten. Het Benelux-datamodel van de FMCG-Foodservice sector wordt in 2020 met dit GDM geharmoniseerd.