GS1 Belgilux

Op 18 oktober jl. bracht GS1 Belgium & Luxembourg, samen met een Chinese delegatie, een bezoek aan importeur Central Fruit. De groep kreeg eerst uitgebreide uitleg over de interne werking van Central Fruit en over het traceringsysteem dat er sinds een 3tal jaren draait. Nadien volgde een rondleiding doorheen het magazijn. Hierna het relaas van hoe dit bedrijf zijn tracering op een succesvolle manier organiseert vanaf de goederenreceptie tot de uiteindelijke levering aan de klant.

Wie is Central Fruit?

Central Fruit is gelegen in het Europese Centrum voor Import van Groenten en Fruit aan de Brusselse vaart. In dit Centrum beschikt Central Fruit over een perfect georganiseerd magazijn waar de ingevoerde producten op optimale wijze worden opgeslagen tot ze hun weg naar de koper vinden. Central Fruit verdeelt er groenten, fruit en citrusvruchten. De geïmporteerde goederen komen vanuit alle hoeken van de wereld: Frankrijk, Spanje, Italië, Marokko, Centraal- en Zuid- Amerika, Zuid-Afrika, ...

Tracering: een ‘must’

Sinds 1 januari 2005 verplicht de EU Verordening 178/2002 (EU Food Law) ieder bedrijf in de voedingssector – dus ook Central Fruit - zijn inkomende en uitgaande producten te traceren. Hiervoor moet elk bedrijf een traceringsysteem en -procedures opstellen. Bovendien legt het Belgische KB van 14 november 2003 inzake autocontrole, meldingsplicht en tracering in de voedingsketen op dat de link tussen de inkomende en uitgaande producten gegarandeerd moet worden.

Maar ook de markt stelt zijn eigen eisen wat betreft het gebruik van standaarden. Zo worden in de groenten en fruit sector de BRC (British Retail Consortium) en IFS (International Food Standard) standaarden veelal opgelegd. Deze standaarden, ook wel ‘reference books’ geheten, omvatten alle vereisten inzake voedselveiligheid, inclusief de hoger aangehaalde wettelijke vereisten. Met deze standaarden wil men kunnen nagaan hoe een operator de voedselveiligheid en -kwaliteit binnen zijn bedrijf controleert.

Het traceringssysteem bij Central Fruit

Om aan de wettelijke vereisten en marktgebonden verplichtingen te kunnen beantwoorden, besloot Central Fruit zo’n 4 jaar terug een traceringsysteem te implementeren. Hiervoor deed het bedrijf beroep op BIVTrace. Interessant aan het BIVTrace systeem is dat het een zeer eenvoudige integratie in de bestaande processen toelaat. Voor tracering maken zij namelijk gebruik van een aparte module, die dan verder gelinkt wordt aan de boekhouding software. De traceringsmodule bevat ook de nodige warehouse management software, zodat de integratiekosten tot een minimum herleid worden.

Om op een snelle, efficiënte en correcte manier de traceringsgegevens in het systeem in te brengen, wordt gebruik gemaakt van streepcodes op de werkvloer. Zo zijn alle inkomende en uitgaande pallets voorzien van een UCC/EAN-128 streepcode die de SSCC van de pallet bevat. Deze SSCC is het basisinstrument om de tracering bij Central Fruit te garanderen.

Verder worden ook (interne) streepcodes gebruikt op alle interne documenten zoals de pickingbon en de leveringsbon. Via RF worden alle handelingen op de werkvloer opgevangen en on-line doorgestuurd naar de BIVTrace traceringsoftware. Zo kan Central Fruit de operaties op de werkvloer stap voor stap opvolgen en is bijvoorbeeld exact geweten welke pallets nog op voorraad staan, welke (eventueel deels) in picking zijn, welke pallets reeds in de vrachtwagen geladen zijn, ... Ook laat het systeem toe te controleren wie de handelingen uitvoert (magazijniers moeten hun identiteit voorafgaand ingeven) en zelfs hoe snel zij de opdrachten uitvoeren.

Op de werkvloer was het vooral belangrijk dat de invoering van het nieuwe systeem geen extra werklast voor de magazijniers zou meebrengen. Daarom werd op de werkvloer bewust gekozen voor een eenvoudige aanpak. Het scannen van streepcodes en het invoeren van een aantal bijkomende gegevens in de handscanners, bleek de eenvoudigste oplossing te zijn. Het duurde dan ook niet lang vooraleer magazijniers de nieuwe werkmethode onder de knie hadden.

Van bestelling tot goederenreceptie

Central Fruit ontvangt de meeste aankondigingen van aanleveringen van inkomende producten nog steeds via e-mail en fax. Deze informatie wordt door de logistieke operator manueel ingebracht in het systeem. Eén grote Spaanse exporteur van citrusvruchten stuurt zijn aankondigingen van levering al op elektronische basis (EXCEL files). Deze gegevens worden automatisch verwerkt in het systeem. Eens de aanleveringen gekend, wordt een lossingsbon aangemaakt voor de receptionisten in het magazijn. Zo kunnen zij de lading van de vrachtwagens bij goederenontvangst afchecken aan de aangekondigde lading. Bij de receptie van de aangeleverde goederen zal de magazijnier eerst zijn eigen identiteit en de nummerplaat van de vrachtwagen inscannen en daarna de gevens van de te lossen goederen. Daarna kan hij de inkomende pallets scannen. De pallets waarop reeds een SSCC aangebracht is door de leverancier (dit is momenteel ongeveer 85% van alle pallets), worden meteen gescand en op locatie gezet in het magazijn. Pallets die nog niet voorzien zijn van een SSCC, krijgen een SSCC toegekend van Central Fruit. Op deze manier zijn alle binnenkomende pallets van een uniek identificatienummer voorzien, zodat tracering voor de volle 100% mogelijk wordt.

Van verkoop tot picking en tot de uiteindelijke levering aan de klant

De verkoop van groenten en fruit gebeurt in de galerij van het Europese Centrum die centraal in het depot is opgesteld. Hier worden monsters van de producten naast elkaar uitgestald. De klanten kunnen er hun bestellingen plaatsen. Deze bestellingen worden doorgegeven aan de logistieke operator, die op basis hiervan een pickingbon voor het magazijn opstelt.

Soms betreft het grote bestellingen waarbij pallets in hun geheel aan een klant verkocht worden. In dat geval kan, mits een eenvoudige scanning van de SSCC op de pallet, aan het systeem duidelijk gemaakt worden dat de pallet afgeleverd wordt en in de vrachtwagen geplaatst wordt voor transport naar de klant. Central Fruit heeft echter dikwijls ook kleinere bestellingen. Hierbij moeten gemengde pallets van groenten of van fruit gecreëerd worden. Deze picking is iets complexer. De magazijnier moet van elk product dat op de gemengde pallet geladen wordt, de SSCC van de moederpallet scannen en het aantal colli intypen die hij op de nieuwe pallet stapelt. De nieuw samengestelde gemengde pallet krijgt dan een nieuwe SSCC van Central Fruit toegekend. Het systeem creëert automatisch een link tussen de SSCCs van de moederpallets en de nieuwe SSCC van de samengestelde pallet. Op die manier garandeert Central Fruit de traceerbaarheid.

In orde voor het FAVV?

De BIVTrace traceringsoftware laat toe in een minimum van tijd een rapport van de inkomende en uitgaande pallets bij Central Fruit te genereren voor een welbepaalde periode. Deze rapporten, ook wel het IN en het OUT register geheten, zijn meteen ook de officiële documenten die Central Fruit aan het FAVV(1) voorlegt.

Het IN register bevat de volgende gegevens: de ontvangstdatum van de pallet, het identificatienummer (SSCC) van de pallet, de productsoort (familie) en classificatie van het product. Verder worden ook het aantal colli op de pallet, de afkomst (origine) van de producten en het leveringsnummer van de leverancier geregistreerd.

In het OUT register zijn de leveringsdatum van de pallet, het identificatienummer (SSCC) van de pallet, de productsoort (familie) en classificatie van het product terug te vinden. Ook het aantal colli op de pallet, de bestemmeling en het ordernummer staan hierin vermeld.

Om de link tussen de inkomende en uitgaande pallets te garanderen, biedt de BIV Trace software de mogelijkheid om de historiek per SSCC na te gaan. Door een SSCC van een welbepaalde pallet in te geven, zal het systeem op zoek gaan naar de origine van de pallet (wanneer geleverd? door wie geleverd?). Verder zal het systeem nagaan of de pallet nog steeds op voorraad staat of reeds volledig of deels uitgeleverd is. Wanneer het een gemengde pallet betreft, geeft het systeem ook de SSCC’s van de desbetreffende moederpallets weer. Hierdoor kan Central Fruit in een minimum van tijd pallets opsporen en waar nodig uit voorraad halen of overgaan tot een recall, wanneer deze niet aan de kwaliteitsvereisten voldoen.

Besluit

Deze praktijkcase leert ons dat een traceringsysteem lang niet complex hoeft te zijn om een goede traceerbaarheid te garanderen. In tegendeel, in omgevingen waar producten zeer snel roteren, zoals dit het geval is in de groenten en fruit sector, heeft men er alle baat bij om het systeem zo efficiënt, maar toch zo eenvoudig mogelijk te houden.

Central Fruit gaf ons bovendien te kennen dat zij zelf heel tevreden zijn van dit systeem. Volgens John SERÉ, Quality Control Manager bij Central Fruit, beantwoordt het volledig aan de vereisten van de wetgeving. Bovendien ondervinden zij nu ook andere voordelen verbonden aan het systeem. Zo heeft de automatisering ertoe geleid dat goederenreceptie en verzending correcter en sneller gebeuren. Bovendien zijn problemen op de werkvloer veel sneller opspoorbaar doordat alle operaties nu on-line op te volgen zijn.

Ook de Chinese delegatie, voor wie dit hele bezoek opgezet was, was duidelijk onder de indruk van dit Belgische traceringsproject.