GS1 Belgilux

Hiernavolgende tekst werd ingediend als Change Request door GS1 Belgium & Luxembourg via GSMP (Global Standards Management Process). Hij is nu opgenomen in de General EAN•UCC Specifications (versie Januari 2005) en wil een duidelijk onderscheid maken tussen productidentificatie en product referencering.

"Een aantal acties zijn essentieel om te verzekeren dat de GTINs correct gecommuniceerd worden binnen de toeleveringsketen. Zij verzekeren dat de gegevens die geassocieerd worden met eender welke gescande streepcode gelinkt worden aan correcte en bijgewerkte informatie. Dit is vooral essentieel voor producten die gescand worden aan de detailhandelskassa waar het gebrek aan correcte gegevens wettelijke gevolgen kan hebben.

Het GTIN biedt een Supply Chain oplossing voor de identificatie van elk product dat verhandeld (geprijsd of gefactureerd of besteld) wordt. De kosten doorheen de toeleveringsketen worden geminimaliseerd indien alle partners in de keten identieke identificatieregels volgen.

De volgende ‘Best Practices' richtlijn geldt voor alle producten. Hij werd ontwikkeld door fabrikanten, distributeurs en detailhandelaars om elke verwarring tussen product identificatie en product referencering in de database van de detailhandelaar te vermijden.

1. De toekenning van het GTIN (Global Trade Item Number) en de voorstelling ervan in streepcode is een technisch proces waarvan de regels vastgelegd zijn in de General EAN•UCC Specifications. Product referencering is een actie waarbij een commerciële organisatie een nieuw product opneemt in het assortiment. Product referencering is het resultaat van commerciële onderhandelingen tussen aankoper en verkoper.
2. Voor redenen van beheer of om te verzekeren dat correcte informatie naar de eindverbruiker gecommuniceerd wordt, kan een wijziging van een product een nieuw GTIN vereisen. Een nieuw GTIN impliceert niet automatisch een nieuwe referencering.
3. GTIN toekenning en referencering in de database moeten als twee volledig gescheiden beslissingen aanzien worden: GTIN toekenning is niet het onderwerp van onderhandeling.
4. De merkeigenaar stelt alle gegevens betreffende de opgenomen producten ter beschikking van zijn klanten, ideaal via een EDI bericht of een e-catalogus, en dit niet later dan op het tijdstip van opname in het assortiment. Gaat het om promoties beperkt in de tijd of een product evolutie, dan zal de informatie ruim op voorhand gecommuniceerd worden, zodat de detailhandelaar de mogelijkheid krijgt om deze informatie te valideren en intern te verspreiden."