GS1 Belgilux

In orde zijn met de wetgeving, was de drijfveer voor Elite Biscuits om eind 2003 op zoek te gaan naar een softwareleverancier die hen een volledige traceerbaarheid kon garanderen. Declercq Engineering sleepte het contract in de wacht en enkele maanden voor het in werking treden, op 1 januari 2005, van de General Food Law, was Elite Biscuits live met het Objective Logistics Execution System of Objective.LES. In de lente van 2005 komt Elite Biscuits voor een nieuwe uitdaging te staan, wanneer de organisatie fuseert met Cocachoc in Herentals en beide bedrijven als nieuwe naam Portion Pack Belgium of kortweg PPB krijgen. Om de eenheid te bewaren werd Objective.LES in maart 2005 onmiddellijk geïntegreerd en ingevoerd voor PPB.

Portion Pack Belgium, levert individueel verpakte koekjes of chocolade en andere individueel verpakte producten, zoals suiker en ketchup, voor de horeca en heeft daarnaast een eigen chocoladeproductie. Om de koekjes te verdelen, doet het een beroep op koffiebranders en groothandelaars. Zelf wordt het bedrijf beleverd door koekjesproducenten uit heel Europa. Carl Van Camfort, manager operations & IT-MIS, kreeg in 2003 de opdracht uit te kijken naar een haalbare traceeroplossing in het kader van de General Food Law. Naast een sluitend traceersysteem, biedt Objective.LES voor hen ook andere voordelen.

Carl Van Campfort: “Traceerbaarheid was doelstelling nummer één, maar daarnaast wilden we ook een beter locatiebeheer en het FIFO principe introduceren. Vroeger bepaalde de magazijnier zelf waar hij de goederen plaatste, met de nodige problemen van dien tijdens piekperiodes. Tijdelijke werkkrachten wisten niet waar ze de goederen konden terugvinden. Nu weet iedereen met een eenvoudige druk op de knop waar welke producten staan. Bovendien houdt Objective.LES rekening met de houdbaarheidsdatum van de producten, iets wat vroeger niet altijd even correct verliep.”

Niet enkel de wettelijke verplichting lag aan de grondslag van de automatisering. Ook de groei van het bedrijf zorgde er voor dat manuele tracing niet langer houdbaar was.

C. Van Campfort: “Onze organisatie verpakt op jaarbasis ongeveer 300 miljoen koekjes en chocoladeproducten. Manueel alle lotcodes bij het productieorder voegen en daarvan lijsten bijhouden vergt enorm veel energie.

Bovendien hadden we door de manuele tracing wel zicht op de goederen vanaf de bulkomgeving tot afgewerkt product, maar we konden niet met zekerheid zeggen welke dozen naar welke klanten waren verstuurd. Doordat de traceerbaarheid tussen de productie en verkoop niet sluitend was, moesten we in het geval van terugroeping van de goederen altijd de volledige productierun terughalen. Daarbij komt dat een recall zoveel administratie met zich meebracht, dat we een week nodig hadden om alle gegevens te verzamelen. Door problemen bij een toeleverancier hebben we eind vorig jaar bepaalde koekjes moeten terugroepen. Gelukkig stond op dat moment ons traceersysteem al op punt. In de tijdsspanne van een dag verzamelden we alle gegevens en verwittigden we onze klanten, gewoon door een vraag los te laten op onze database.”

Trapsgewijs automatiseren

Voor de palletetikettering besliste PPB om gebruik te maken van het standaard GS1 logistiek etiket met UCC/EAN-128 streepcodes. Bovendien werden de leveranciers aangemoedigd om over te schakelen op UCC/EAN-128 om een volledige automatisering van de inkomende goederen te bereiken.

C. Van Campfort: “Wij zijn naar UCC/EAN- 128 overgegaan om op een automatische manier de gegevens van de inkomende goederen in ons ERP-systeem in te brengen. Typische gegevens op ons logistiek etiket zijn de SSCC, het GTIN van de doos en het aantal dozen op de pallet. Verder bevat het etiket ook de houdbaarheidsdatum en het lotnummer van de desbetreffende producten.

Aan onze leveranciers vragen wij eveneens over te schakelen op UCC/EAN-128. Zo hopen wij op termijn te evolueren naar een situatie waarbij het merendeel van onze toeleveranciers dit label zelf aanbrengt. De inkomende pallets zonder label etiketteren wij momenteel zelf. Op die manier kunnen alle ingaande pallets gescand worden”

Etikettering is slechts een deelaspect van het automatiseringsproject. Daarnaast is er de implementatie van het Objective.LES pakket. Daarvoor besloot PPB niet overhaast te werk te gaan en voerde het project in drie fases uit: inslag-, productie-, en verkoopgedeelte.

C. Van Campfort: “Wanneer de magazijnier de inkomende pallets inscant, komen de gegevens rechtstreeks in ons ERP-systeem (Microsoft Axapta) terecht. Op het moment dat er goederen nodig zijn voor productie, geeft het ERP-systeem aan welke goederen vereist zijn. Objective.LES doet op zijn beurt een voorstel over de locatie waar we de goederen best picken en neemt daarbij het FIFO principe in acht. Op die manier wordt een directe link gelegd tussen het productieorder en het lotnummer. De magazijnier die de goederen pickt, scant opnieuw de barcode van de pallet, waardoor Objective.LES weet dat de goederen effectief naar de productie versluisd zijn. Ook de afgewerkte producten scannen we, zodat we kunnen nagaan wat er in ons magazijn terechtkomt. Tijdens de derde fase van de implementatie spitsten we ons volledig toe op het verkoopluik. Wanneer we een vraag van een klant binnenkrijgen – onze productie wordt geduwd – stelt Objective.LES de locatie voor waar de goederen het beste worden gepickt, rekening houdend met de houdbaarheidsdatum van de producten. Bij het afmelden van de verkoopopnamelijst krijgen de pallets opnieuw labels mee, die informatie bevatten voor onze klanten.”

Het traceersysteem bij PPB is gebaseerd op het scannen op palletniveau en niet per doos. Daardoor is er geen sprake van diepgaande traceerbaarheid, maar het systeem is wel sluitend.

C. Van Campfort: “We weten bijvoorbeeld dat er tien doosjes van een welbepaalde pallet naar de klant gaan, maar we weten niet welke dozen van de 160 dozen die op de pallet stonden het nu precies zijn. Voor het traceren is dat echter geen probleem, want we kunnen perfect de traceerbaarheid van grondstof tot eindproduct garanderen. Ik vermoed dat de wetgevers ons op lange termijn zullen verplichten om te traceren op doosniveau of zelfs te traceren per koekje. Technisch is het mogelijk, maar op korte termijn wegen voor ons de kosten niet op tegen de gecreëerde meerwaarde.”

Voor het ogenblik bestaat ook nog geen link tussen het traceersysteem en EDI, maar in de nabije toekomst heeft PPB wel plannen in die richting. PPB is reeds EDI gebruiker, zij het dan off line, via een webpage naar hun klanten toe.

C. Van Campfort: “We wachten eerst de stabiliteit van het scanningsysteem af. Als dit goed draait, zullen wij begin volgend jaar ook starten met het doorsturen van palletgegevens (SSCC en inhoud van de pallets) via EDI naar onze klanten.”

Oefening baart kunst

Bij de go live van Objective.LES kreeg het management het gevoel een tekort te hebben aan magazijniers. Het scannen vergde een extra handeling, die het werk vertraagde. Uiteindelijk bleken extra magazijniers niet nodig.

C. Van Campfort: “Wanneer we vroeger manueel traceerden, moesten de magazijniers in principe alle lotcodes van de geleverde pallets opschrijven. Ik heb me altijd afgevraagd of de magazijniers dat ook werkelijk deden, want op vijf minuten tijd kan je geen 33 lotnummers neerpennen. Met het nieuwe systeem scannen we effectief alle inkomende en uitgaande goederen, wat aanzienlijk veel tijd vergt. De magazijniers hebben het scannen nu wel onder de knie, zodat het werk al sneller vordert, maar we leerden ook meer op voorhand werken. Waar klanten vroeger in de voormiddag konden bestellen en we hen in de namiddag beleverden, bedraagt onze levertijd nu twee tot drie dagen. Het was wel niet evident om de klanten ertoe aan te zetten tijdig te bestellen, maar nu zitten we allemaal in dezelfde cadans.”

De inventaris maken vraagt met de nieuwe oplossing veel minder tijd. Een belangrijk voordeel voor een bedrijf dat elke drie maand inventariseert en bovendien een opportuniteit die vanaf dag één van de implementatie benut kan worden.

C. Van Campfort: “Waar we vroeger twee dagen nodig hadden voor het inventariseren van de afgewerkte producten, trekken we nu nog een halve dag uit. Wel is het niet mogelijk te produceren tijdens de opmaak van de inventaris, omdat je geen goederen mag verplaatsen bij de telling en het scannen dus wordt geblokkeerd.”

De geautomatiseerde tracing noopte tot specifieke opleiding en voldoende ondersteuning van de medewerkers. Voor de implementatie van Objective.LES bij Cocachoc werd zelfs gedurende een jaar off line gescand, om zo de medewerkers op het nieuwe systeem voor te bereiden.

C. Van Campfort: “De mensen leerden op die manier werken met het scanning systeem, maar we verzamelden de gegevens nog niet centraal in het softwaresysteem, zodat een foutje geen kwaad kon. In het begin had het heel wat voeten in de aarde om de mensen ertoe te bewegen de labels op de dozen te laten hangen tot de laatste doos was verbruikt. Het was voor hen niet altijd duidelijk dat elk label gecorreleerd is aan een origineel lotnummer, nodig voor de traceerbaarheid van onze producten.”

Integratie met PPB

De ervaring bij Elite Biscuits, samen met de langdurige voorbereiding van de medewerkers, resulteerde in een kortere implementatieperiode bij de integratie naar PPB. De implementatie duurde slechts drie maanden, of negen maanden minder lang en dit ondanks het feit dat elke implementatie zijn obstakels kent.

C. Van Campfort: “Wij hadden eventjes problemen met de communicatiepoort tussen Objective.LES en Microsoft Axapta waardoor de voorraad in beide systemen niet meer klopte. Wanneer we dat niet onder controle zouden krijgen zou de productieafdeling zogezegd produceren met goederen die er niet waren of de verkoopdienst producten beloven zonder dat ze effectief op voorraad liggen. Gelukkig konden we het probleem vrij snel oplossen”.

PPB is tevreden over Objective.LES, en de integratie met Axapta. Hoewel ook Elite Biscuits zich heeft bezondigd aan de klassieke budgetoverschrijding zal volgens C. Van Camfort de investering snel zijn terugverdiend omdat de traceerbaarheid niet meer manueel moet worden gegarandeerd. C. Van Campfort: “En niet onbelangrijk: we zijn wettelijk in orde, want ons traceersysteem is nu sluitend. Die doelstelling hebben we dus bereikt.”