GS1 Belgilux

Net zoals voor het GTIN (Global Trade Item Number) ter identificatie van handelseenheden heeft GS1 een set regels uitgevaardigd voor de toekenning van het GLN (Global Location Number) ter identificatie van plaatsen of adressen. Voor vele leden is het GLN nog een relatief onbekend begrip. Nochtans is het GLN een onmisbaar gegeven in EDI en data synchronisatie systemen en kan het een nuttig gegeven zijn op het logistiek etiket. Tijd dus om de nodige aandacht te spenderen aan het GLN en zijn gebruiksmogelijkheden alsook aan de nieuwe set regels die hiervoor werd uitgevaardigd.

Inleiding

Een GLN (Global Location Number) wordt gebruikt om een plaats uniek te identificeren. Het gebruik van het GLN is een noodzakelijke voorwaarde voor efficiënte EDI. Met ‘plaatsen' worden zowel fysieke plaatsen als legale entiteiten bedoeld. Fysieke plaatsen zijn unieke plaatsen met een fysiek adres zoals bijvoorbeeld een bureau of een kamer in een gebouw, een opslagplaats, een loskade, een kabinet, of nog een operationeel adres zoals een EDI mailbox. Een legale entiteit is de wettelijke organisatie die aangesloten is bij het GS1 systeem, zoals een volledig bedrijf of filiaal (leverancier, klant, transporteur, bank, ...).

Hoe wordt het GLN toegekend?

De methode voor het toekennen van GLNs verschilt van land tot land. Elke GS1 lidorganisatie heeft namelijk de keuze om de toekenning van GLNs naar eigen goeddunken te beheren, op voorwaarde dat de uniciteit en ondubbelzinnigheid van elk GLN gewaarborgd wordt.

Leden van GS1 Belgium & Luxembourg zullen het GLN als volgt gebruiken:

Afhankelijk van de lengte van hun bedrijfsprefix beschikken leden dus over een capaciteit van respectievelijk 100.000, 10.000 of 1.000 plaatsnummers die zij zelf dienen te beheren.

Daarnaast beheert GS1 Belgium & Luxembourg, samen met Coface Euro DB, een nationale GLN database waarin aan elke commerciële vestiging in België een GLN toegekend werd. Leden van GS1 Belgium & Luxembourg verschijnen in deze database met een GLN op basis van hun bedrijfsprefix. Aan niet-leden werd een uniek GLN toegekend beginnende met prefix 549. Deze database is vrij toegankelijk op onze website (zie www.gs1belu.org - Bedrijf Opzoeken - Naar het Belgische GLN bestand).

Sommige GS1 organisaties beheren zelf de lokale database van GLN nummers. Al dan niet tegen betaling kennen zij, op aanvraag, volledige 13-cijferige GLNs toe.

Het GLN is dus steeds 13 cijfers lang en lijkt qua structuur sterk op het GTIN-13 ter identificatie van handelseenheden. In het GS1 systeem is er echter geen conflict tussen beide identificatiesystemen. Wanneer een GLN en een GTIN uit dezelfde cijfers bestaan, zal de context (vb. de Application Identifiers in de UCC/EAN-128 streepcode en qualifiers in EDI) ervoor zorgen dat beide identificatiesleutels onderscheiden worden en wordt zo elke verkeerde interpretatie onmogelijk.

De gegevensdrager

In bepaalde toepassingen kan het GLN voorgesteld worden onder de vorm van een streepcode. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de Application Identifier standaard en de UCC/EAN-128 streepcode. In de toekomst zal dit ook mogelijk zijn met radiofrequentie identificatie. Een typische toepassing is het gebruik van het GLN ‘Ship to' op een logistiek etiket. Zie voorbeeld hieronder:

EANCOM® en globale datasynchronisatie

EANCOM®, de EDI-standaard van GS1, maakt gebruik van GLNs voor het identificeren van alle betrokken partners en handelsplaatsen. Ook de mailbox of het netwerkadres van bedrijven wordt dan geïdentificeerd met een GLN.

GLNs en de geassocieerde gegevens worden eenmalig tussen handelspartijen gecommuniceerd bij het begin van de handelsrelatie en dit door middel van het PARTIN (Party Information)-bericht. De uitgewisselde GLNs kunnen nadien in elk ander EANCOM® bericht (zoals bestelling, levering, factuur...), gebruikt worden.

Nationale datapools en de Global Registry (globale gegevenssynchronisatie) leggen het gebruik van GLNs op voor het identificeren van elke partij die gegevens in een datapool invoert of die gegevens over producten en plaatsen opvraagt.

GLN toepassingen

Een GLN kan worden toegekend aan legale entiteiten en aan fysieke plaatsen.

Gebruikers zullen vooreerst een GLN toekennen aan hun bedrijf als legale entiteit, m.a.w. als organisatie die aangesloten is bij het GS1 systeem. Dit ‘algemene' GLN zal onder meer gebruikt worden als identificatie in elektronische handelsnetwerken (vb. EDI netwerken, elektronische datapools).

Voor fysieke plaatsen en enkele welbepaalde functionele entiteiten (= plaatsen met een bepaalde functie in een handelstransactie) voorziet het GS1 systeem de volgende Application Identifiers:

(*) In het geval van cross docking kunnen twee GLNs voorgesteld worden op het logistiek etiket : het GLN ‘ship to' waarmee de goederen naar de intermediaire bestemming gestuurd worden (vb het distributiecentrum) en het GLN ‘ship for' waarmee de goederen naar de eindbestemming (vb.: de winkel die bediend wordt door het distributiecentrum) gericht worden.

Een concreet voorbeeld

Bedrijf ABC Trading in Brussel is lid van GS1 Belgium & Luxembourg en heeft bedrijfsprefix 5419876.

ABC Trading heeft filialen in Gent, Antwerpen en Namen die meteen ook leveringspunten zijn. Het filiaal van Gent beschikt bovendien over 3 loskades die moeten kunnen onderscheiden worden in de EANCOM® leveringsberichten. Zowel de aankoopafdeling als de facturatieafdeling bevinden zich in Brussel.

ABC Trading kent bijvoorbeeld de volgende GLNs toe:

De toekenning van GLNs

De algemene regel stelt dat een GLN eenduidig toegekend wordt aan elke fysieke plaats of legale entiteit die een rol speelt in een handelsscenario (vb. aan elke winkel van een winkelketen).

Voor het toekennen van GLNs zijn de algemene aanbevelingen voor GS1 identificatiesleutels van toepassing:

• Het GLN wordt geassocieerd met de master data van de geïdentificeerde plaats;
• Deze master data wordt tijdig gecommuniceerd aan de handelspartners;
• GLNs worden sequentieel toegekend zonder specifieke betekenis of classificatie.

De GLN Allocation Rules Work Group, die opgericht werd binnen GSMP (Global Standards Management Process), heeft een aantal scenario's ontwikkeld. Zij illustreren wijzigingen in handelsprocessen of in attribuutgegevens die met een GLN geassocieerd zijn en geven aan of een nieuw GLN nodig is om de wijziging weer te geven, dan wel of alternatieve handelsprocessen kunnen gebruikt worden om de wijziging te communiceren.

1.Algemene regels

2. Nieuwe locaties

3. Beperkte wijzigingen aan een bestaande plaats

4. Belangrijke wijzigingen aan een bestaande plaats

Waar vindt u de nieuwe GLN richtlijnen?

Alle hierboven beschreven regels vindt u tevens terug op deze website - sectie Codering onder de titel Internationale GS1 regels voor de toekenning van GLNs. U krijgt hiermee een rechtstreekse link naar de betrokken module op de website van onze internationale GS1 organisatie (www.gs1.org). Voor elk beschreven scenario wordt bovendien uitleg gegeven over het waarom, alsook de consequentie van het niet volgen van de regel.