GS1 Belgilux

Een vraag van Albert Heijn in Nederland ligt aan de oorsprong van het feit dat Lactalis met de CDB van start gaat. Om tot het project Shared Warehouse toe te treden, moest Lactalis zijn productfiches van de verschillende referenties via GDSN (Global Data Synchronisation Network) doorsturen. Albert Heijn is in Nederland zeer actief via hun home datapool, SA2 Worldsync. De Nederlandse contacten leidden Lactalis voor de Benelux naar de Centrale Data Bank (CDB). Elke onderneming heeft de keuze uit de bestaande 28 gecertificeerde GDSN-datapools, maar het is gangbaar om de datapool van het land te gebruiken, waar je zetel is gevestigd. De verschillende datapools zijn onderling met elkaar verbonden in een netwerk.

Wie is wie 

Onze gesprekspartners zijn Théophile Pesnelle, IT-verantwoordelijke voor Lactalis Noord-Europa (rechts op de foto), en directeur supply management Ettore Cattaruzza (links). Lactalis is een Frans bedrijf dat wereldwijd als derde grootste groep gerangschikt staat onder de melkproducenten. Lactalis Noord-Euopa staat in voor de commercialisatie van de producten van de groep in de Benelux. In het Benelux-filiaal werken 60 mensen, wereldwijd telt de groep dik 38 000 werknemers. De merkenportfolio omvat bekende namen als Président, Galbani en La Laitière. Voor het backoffice beheer van verse melkproducten is de groep een joint venture aangegaan met Nestlé. 

Samenwerking

"Toen we naar GS1 gestapt waren, hebben we de CDB dus leren kennen," vertelt Théophile Pesnelle, "en we hebben ons op het systeem ingeschreven. Vier van onze mensen hebben een intensieve vorming van GS1 gekregen en daarna zijn we ermee aan de slag gegaan. Uit de ERP-database die wij intern hanteren, komt productinformatie vanuit Frankrijk via e-mail tot bij ons. Die informatie moeten wij dan omzetten naar de gepaste velden in de CDB. Dat moet manueel gebeuren; de gegevens zijn nog niet automatisch importeerbaar."

Als start in de samenwerking met Albert Heijn kwamen achttien van de circa zevenhonderd referenties van Lactalis in aanmerking. Théophile Pesnelle beschouwt dit als een eerste fase: "Ongetwijfeld zullen op termijn andere distributeurs volgen. De distributiebusiness evolueert sowieso in die richting. Distributeurs en leveranciers zoeken toenadering tot elkaar om op een efficiënte manier samen te werken, zodat beide partijen kosten besparen. Automatisering is daartoe de geëigende weg. Bovendien zijn de gegevens dan correcter."

Zoals we er nu over praten, lijkt het eenvoudig, maar zo simpel is het in de praktijk toch niet. Er moet namelijk heel wat onderlinge afstemming gebeuren om alles vlot te laten verlopen. Met Albert Heijn is Lactalis de experimenteerfase voorbij: "Het beheer van de productinfo is met hen volop operationeel," aldus Théophile Pesnelle. "Ons einddoel is dat we uiteindelijk voor al onze producten in de groep evolueren in de richting van de CDB. In Frankrijk werkt onze interne centrale database al goed; nu nog internationaal."

Uniformisering

De Belgische retailers staan op dit vlak iets minder ver dan hun Nederlandse counterparts. Toch is er al een hele weg afgelegd. Een moeilijkheid blijft dat de verschillende distributeurs uiteenlopende eisen stellen aan de hoeveelheid in te voeren gegevens. Daardoor is volledig standaardiseren en automatiseren niet vanzelfsprekend. "Dat de retailers allemaal eigen specifieke velden hebben, is verrassend," aldus Théophile Pesnelle. "Daardoor is de informatie niet altijd uniform voor hetzelfde artikel. Wij moeten zorgen dat we over alle informatie beschikken om aan alle detailvereisten te voldoen."

"Wij nemen de meest veeleisende distributeur als referentie," legt Théophile Pesnelle uit. "We zien echter dat het aantal velden dat de distributiebedrijven ingevuld willen zien, blijft stijgen, onder meer vanwege nutritionele data en wettelijke verplichtingen." Vierentwintig velden zijn verplicht, maar Albert Heijn bijvoorbeeld hanteert er wel een vijftigtal, aldus GS1. Dat kan te maken hebben met de ambitie van distributeurs om de eindklant service te verlenen, onder meer met informatie via applicaties voor mobiele toepassingen.

GS1 werkt wel aan een uniformisering van de vereisten die de Belgische distributeurs stellen, om de verschillen te beperken. Dat kan de kwaliteit van de gegevens alleen maar ten goede komen. Onderzoek wijst immers uit dat tussen 50 en 70% van de fiches fouten bevatten als we de ERP-data tussen fabrikant en distributeur vergelijken.

Koploper in deze fouten zijn de afmetingen van een verpakking, waardoor de implicaties voor de logistieke keten meteen op de voorgrond treden. Als je een Président camembert meet aan de kant van de facing in het rayon, krijg je een heel ander gegeven dan als je de verpakking plat meet. Daarom is het raadzaam ook van meet af aan met de meetregels van GS1 van start te gaan. Zo zijn beide partijen op de hoogte van de manier van meten en kunnen ERP-systemen hierop aangepast worden, opdat alles correct geïntegreerd kan worden.

Snelheid en efficiëntie

Om geautomatiseerd te kunnen werken, moet een bedrijf een echte  cultuurwijziging ondergaan. Als vroeger de vertegenwoordigers manueel papieren introductiefiches invulden, is nu input van gegevens op het digitale platform van de distributeur of op de CDB nodig. Dat gebeurt door andere mensen, waardoor intern op het vlak van taakverdeling en afspraken een hele reorganisatie nodig is. Directeur supply management Ettore Cattaruzza is er zich goed van bewust. "We moeten oude gewoonten doorbreken en nieuwe introduceren."

Hij ziet veel voordelen: "100% automatisering vermindert de foutenlast en neemt veel zware administratie weg. Daar staat tegenover dat bij problemen een serieuze manuele interventie onvermijdelijk is. Indien geautomatiseerd, verloopt de flow efficiënter en sneller, maar toch blijft waakzaamheid geboden. Door fouten in de gegevensuitwisseling kan een bestelling door de distributeur geweigerd worden, omdat zijn systeem het product niet herkent. Wij werken met producten met strikte vervaldata; een snelle oplossing is dus aangewezen! Bovendien blijven er verschillen bestaan tussen landen: de manier van werken met Carrefour België is niet dezelfde als met Carrefour Frankrijk."

De implementatie van een en ander is niet alleen een cultuur- en mentaliteitsaangelegenheid. "De centralisatie en automatisatie vergt in eerste instantie een forse investering," zegt Ettore Cattaruzza, " die je door middel van de voordelen van de geautomatiseerde flow (correctheid van de gegevens, snelheid, efficiëntie) op langere termijn moet terugverdienen. Ik zeg maar wat: alle productie-eenheden op wereldschaal met aangepaste etikettenprinters uitrusten is niet vanzelfsprekend. Iedereen op dezelfde lijn krijgen is ook niet evident. Er zijn immers intern heel wat afdelingen betrokken: logistiek, commercieel, marketing, informatica... De impact op de onderneming is groot. De volle steun van de directie is dan ook onontbeerlijk."