GS1 Belgilux

Om de complexiteit van de veranderlijke dossiers in sales en marketing meer gestroomlijnd te kunnen aanpakken, stapt Kellogg's volledig af van manuele verwerking. Het bedrijf wil de logistieke informatie (met onder meer verpakkingsveranderingen, innovaties en dergelijke) automatiseren en integreren. Kellogg's koos daartoe voor samenwerking met GS1 Belgium & Luxembourg, die met zijn nieuwe data pool CDB een uiterst geschikte oplossing aanbiedt.

De allereerste nood en impuls bij Kellogg's is er dus één van interne organisatie, maar door in de richting van automatisering te evolueren, bereidt Kellogg's zich tegelijk volop voor op de toekomst, waarin geautomatiseerde gegevensuitwisseling tussen klanten en leveranciers een absolute noodzaak wordt. De standaard die GS1 Belgium & Luxembourg daarvoor aanbiedt, vindt Kellogg's zonder meer een uiterst geschikt platform, dat antwoorden biedt op de noden en behoeften qua databeheer die het bedrijf heeft.

Kellogg's in vogelvlucht

De naam Kellogg's zal bij iedereen spontaan het beeld oproepen van een gedekte ontbijttafel, waarop gezonde ontbijtgranen een prominente plaats innemen. Een beetje bij toeval ontdekte dokter Kellogg, die in een Amerikaans sanatorium werkte, de cornflakes. Het was de start van een legendarische ontwikkeling van producten in het kader van een gezonde voeding, op basis van granen, die nu al meer dan honderd jaar wereldwijd succesvol zijn. In de strategie van het bedrijf staan voeding en gezondheid vanzelfsprekend centraal, maar ook waarden als efficiëntie en kwaliteit. Het hoofdkwartier van Kellogg's Benelux is in Brussel.

Meer stroomlijning

Hoe gebeurde de gegevensuitwisseling voorheen?

Kellogg's: Tot voor kort gebeurde alles eigenlijk nog manueel. Gegevens komen veelal wel elektronisch binnen, maar worden toch vaak nog manueel verwerkt. Onze salesmensen verwerken de Excel-files met logistieke data tot klantenfiches, elk met een eigen lay-out en met verschillende benamingen. We wilden liever alles gelinkt zien, uitgaande van dezelfde velden, in één gemeenschappelijk systeem. Zo kunnen we vermijden dat we continu moeten uitzoeken wat met wat precies overeenkomt. De administratieve flow tot nu toe was te log en leidde tot veel nodeloze communicatie over en weer om zaken te verhelderen of te verklaren.

Standaardisatie is daarvoor de oplossing bij uitstek?

Kellogg's: Naar onze mening kunnen we door te standaardiseren, te centraliseren en te synchroniseren op alle vlakken van de informatiedoorstroming en van de interne procedures een belangrijke datakwaliteitsverbetering realiseren. Als marktleider in het marktsegment waarin we actief zijn, willen we niets minder dan een topbedrijf zijn. Daarvoor moeten we doelbewust anticiperen op toekomstige marktontwikkelingen. Het gebruik en de adoptie van gegevenssynchronisatie verloopt in Nederland wat sneller dan in België of Frankrijk bijvoorbeeld, waar elke klant nog een beetje zijn eigen synchronisatie hanteert, maar de trend is onmiskenbaar en onomkeerbaar. Daar willen we als bedrijf volledig klaar voor zijn.

Gepaste ondersteuning

U wacht niet af tot de hele markt er volledig klaar voor is.

Kellogg's: Neen. We anticiperen vanuit een interne behoefte aan stroomlijning, maar dat zorgt ervoor dat we zonder al te veel moeite meteen mee kunnen, als klanten onze gegevens via gegevenssynchronisatie wensen te ontvangen. Colruyt is bijvoorbeeld al met proefprojecten bezig; welnu, wij hoeven niet op de eigenlijke start te wachten, die er wellicht in 2010 komt, om mee te kunnen. Als bedrijf zijn wij voorbereid tegen wanneer de effectieve vraag om elektronische gegevensuitwisseling uit de markt komt. Wat we vandaag al kunnen bewerkstelligen op het gebied van gegevenssynchronisatie, hoe klein ook, is een goede voorbereiding op de toekomst.

U geniet daarbij de ondersteuning van de Helpdesk van GS1 Belgium & Luxembourg?

Kellogg's: De omschakeling naar gegevenssynchronisatie via de CDB data pool gebeurt op een doorgedreven, systematische manier. Op het niveau van de consument gaat het voor Kellogg's al gauw over zo'n 150 referenties, waarvan er heel wat verschillende soorten verpakkingen hebben, 'tailor made' in functie van de retailers. Dat maakt het allemaal niet eenvoudig en bovendien zijn we bij Kellogg's veeleisend: voor onszelf en voor onze leveranciers, want dat loont. In die context is GS1 Belgium & Luxembourg voor ons de perfecte partner: duidelijkheid, snelle communicatie en korte opvolging staan er voorop. Ook van de software zelf zijn we trouwens uitermate tevreden en de ondersteuning is optimaal.

Hoge kwaliteitseisen

Hoe heeft de nieuwe software u weten te verleiden?

Kellogg's: Jaren geleden zijn we met CDB gestopt, omdat de toenmalige lay-out behoorlijk zwaar en log was. De nieuwe CDB die gebruik maakt van de SA2 Worldsync-software, waar we nu mee werken, is een echte Rolls Royce! Het allernieuwste platform is heel gemakkelijk om mee te werken en daar waar verdere verheldering nodig is, staat GS1 Belgium & Luxembourg stand-by om ons de nodige feedback te geven. Daarnaast heb je nog de handleiding bij het systeem, die de logica erachter perfect verduidelijkt. Het is zeker niet onaanzienlijk wat je bespaart door tijdverlies uit te schakelen en meer efficiëntie in je systeembeheer binnen te brengen. Ook de 'groene' filosofie van ons bedrijf is ermee gebaat: met elektronische fiches en facturen realiseer je een enorme besparing op de gebruikelijke productie van administratieve papierbergen.

Ook de kwaliteit van de gegevens zelf neemt toe?

Kellogg's: Alleszins. Checkmodules tijdens de gegevensinvoer zorgen ervoor dat mogelijke fouten in verschillende stappen tijdens het verwerken van de gegevens gedetecteerd worden. Je haalt daardoor ook een beter rendement inzake efficiëntie door foutenlast te vermijden. Bij Kellogg's ijveren wij tegen alle denkbare vormen van verspilling: van geld en tijd natuurlijk, maar ook van materiaal, papier, energie... Vandaar onze hoge kwaliteitseisen op alle vlakken.