GS1 Belgilux

Gamma is nooit voorstander geweest van bilaterale afspraken met leveranciers. "Hoe meer bestelbons, facturen, retourberichten en dergelijke gestandaardiseerd en geautomatiseerd zijn, hoe liever we het hebben," zegt Rudi Petit-Jean, directeur van Gamma België. Daarom lijkt samenwerken in het kader van de Central Data Bank van GS1 Belgium & Luxembourg voor de hand te liggen."

In 1993 waren we er al mee bezig om de flow van bestellingen beter af te stemmen," grijpt Rudi Petit-Jean terug naar het verleden. "Dat is een moeizaam proces geweest. Intussen zijn onze bestelbons, pakbons en facturen gedematerialiseerd, en voor het retourbericht zijn we volop met een pilootproject bezig. Die hele operatie wordt voor de drie winkelformules vanuit de Nederlandse moedermaatschappij gestuurd."

Waar Gamma voor staat

Gamma België is een onderdeel van het Belgisch-Nederlandse Intergamma, een groep met twee bouwmarktformules (Karwei in Nederland, Gamma in België en Nederland), die door zelfstandige ondernemers in franchise worden uitgebaat. In Nederland zijn er 165 Gamma-winkels en 130 Karwei-winkels; België telt 82 Gamma's, waarvan 11 in Wallonië, waar de groep pas sinds 2001 activiteiten ontplooit. In Nederland is Gamma marktleider, Karwei is er nummer 3 in de markt. In België is Gamma nummer 3, maar de activiteit is er 10 jaar later opgestart dan in Nederland.

Gamma positioneert zich als een constructiebouwmarkt met een decoratieve inslag. Je vindt er alles voor de basisklus (steen, cement, gyproc), maar daarnaast ook drie productcategorieën voor specifieke doelgroepen: sanitair (technisch en decoratief), bouwmateriaal en verf voor de afwerking. Voeg daar nog een beetje behang, een deeltje verlichting en tuinmeubelen, en wat extra elementjes bij, en je hebt een beeld van het assortiment. Karwei gaat breder dan dat. Naamsbekendheid geniet Gamma vooral dankzij de overbekende radiospotjes met de familie Backeljau (Luc Wijns), die in 1993 gestart zijn.

Voor- en achterkant

De grote kracht van doorgedreven standaardisering is uiteraard dat eens een gegeven juist in het bestand zit, je er verder op kunt bouwen voor uitwisseling en afleiding van informatie. "Het juiste nummer moet aan het juiste artikel gekoppeld zijn," beseft Rudi Petit-Jean. "Dat de omschrijving bij ons enigszins anders zou zijn dan bij de leverancier, is van ondergeschikt belang. De koppeling moet juist zijn, zodat je fouten vermijdt op etiketten en kastickets, en in folders. Daar hangt heel veel van af."

Bijkomend aandachtspunt is dat om wettelijke redenen steeds meer gegevens vereist zijn. "Je hebt per item, afhankelijk van de productcategorie, extra informatie nodig, in het kader van de ecocertificering bijvoorbeeld, Valipac, Fost Plus en dergelijke. Vraag is: hoe communiceert de leverancier een en ander naar ons? Veelal ontbreekt de systematiek daarin. Is een bepaalde afplaktape op een bepaald moment 'eco' geworden, dan moeten wij dat wel te weten komen... Te dikwijls komen we er ad hoc of toevallig achter."

Niet alleen de wet is dwingend, ook het moderne winkelmanagement moet van complexe data kunnen uitgaan. "Denk maar aan space management," licht Rudi Petit-Jean toe. "Daarvoor is precisie in het communiceren van afmetingen cruciaal. Dan moet er om te beginnen wel eerst eensgezindheid zijn over wat de breedte, de lengte en de hoogte van het product is: staat de productafbeelding daarbij naar voren gericht? Hebben de Fransen en de Duitsers op dat vlak dezelfde gewoonten en geplogenheden? Dat soort dingen."

De consequenties zijn immers niet mis: fouten of gebrek aan eenvormigheid in de omgang met de verhoudingen heeft rechtstreeks invloed op het beheer van de voorraden en op de behandeling van het schappenplan. In de perfecte digitale wereld, waarin alle specificaties juist zijn ingebracht, is een vlot databeheer vanzelfsprekend en is gestroomlijnde uitwisseling een onmiskenbare meerwaarde in de communicatie tussen de betrokken bedrijven.

Ei van Columbus

"Vandaag werken we nog vaak met Excel-bestanden, waarin wel kolommen voor prijzen en GTINs voorkomen, maar voor de andere gegevens is veelal standaard niets voorzien. De gegevens worden bovendien nog deels manueel ingeladen. De volgorde van de velden is immers niet uniform, waardoor je steeds weer moet afstemmen en controleren. Verschillende zienswijzen leiden ertoe dat de ene keer de naam vóór de productcategorie staat, terwijl het de andere keer net omgekeerd is."

Rudi Petit-Jean wil overduidelijk graag naar een situatie evolueren waarin een en ander voor iedereen uniform is. "Als wij en onze leveranciers eenmaal de inspanning zouden leveren om de juiste gegevens voor alle velden in een van de 28 gecertificeerde data pools van GS1 in te vullen, dan zouden we al een hele stap verder zijn. Daar zijn ze immers toegankelijk voor iedereen die zich bijvoorbeeld bij de CDB van GS1 Belgium & Luxembourg aansluit." Kortom, het ei van Columbus.

Voor het uniform behandelen van de afmetingen (lengte, breedte, hoogte) zal GS1 Belgium & Luxembourg een tool ter beschikking stellen van zijn klanten, de meetservice, waar men de gegevens mee kan controleren. Ook de correctheid van het GTIN kunnen bedrijven met een gratis online tool van GS1 Belgium & Luxembourg testen. Kers op de taart is uiteraard de CDB, die voor de DHZ- & Tuinsector inhoudelijk volledig afgestemd is op de Benelux-markt dankzij de nauwe samenwerking met GS1 Nederland. Bedrijven kunnen zich eenvoudig op de CDB aansluiten.

Elke leverancier moet ertoe besluiten bij GS1 Belgium & Luxembourg lid te worden, als zijn hoofdzetel zich in België of Luxemburg bevindt, of bij GS1 Nederland, als de hoofdzetel in Nederland is. De implementatie en ondersteuning gebeurt dus per land, maar de uitwisseling van de informatie is globaal. Eenmaal de gegevens zijn ingegeven, is dezelfde informatie in de hele Benelux vlot toegankelijk. Het is echt een grensoverschrijdende toepassing.

Datakwaliteit

De grootste winst van doorgedreven uniformisering zit in de kwaliteit van de data. "Je kunt met juiste gegevens niet alleen betere schappenplannen ontwikkelen," aldus Rudi Petit-Jean. "Ook de klant krijgt betere informatie en het space management wint erbij. Nu werkt dat niet echt goed, omdat we niet altijd over de juiste afmetingen beschikken. Ook de omschrijvingen leveren problemen op, omdat ze niet gestandaardiseerd zijn."

Uitwisseling en vergelijking zijn in de digitale wereld aan de orde van de dag. Als de data niet kloppen, vallen fouten sneller op: ze geven meer problemen met verstrekkende consequenties. Daarom is de focus van GS1 ook zo sterk op datakwaliteit toegespitst. Wie wil inspelen op de steeds versnelde uitwisseling en vermenigvuldiging van informatie, kan en mag de kwaliteit niet verwaarlozen of uit het oog verliezen.

Eén keer juist ingeven vormt de basis. "Bij Gamma spreek je op jaarbasis algauw over zo'n 100.000 mutaties. Die zie je natuurlijk het liefst zo automatisch mogelijk verlopen," glimlacht Rudi Petit-Jean. "Hoe meer de informatie aan de bron gedigitaliseerd is, hoe beter het vertrekpunt is. De overdraagbaarheid is dan quasi oneindig." Een gevoelig punt blijft vaak wel de datasynchronisatie inzake de prijs. Communicatie rond de specifieke inkoopprijs per retailer wordt in de database van GS1 vooralsnog geschuwd...

Lessen trekken

Onderzoek wijst uit dat liefst 70% van de informatie die retailers en leveranciers uitwisselen, fouten bevat. In food gaat het vaak om vervaldata of verpakkingseenheden. Het past om daar de nodige lessen uit te trekken. Daarnaast komt het er voor de leveranciers op aan zo snel mogelijk doordrongen te raken van de noodzaak van standaardisering, zodat de instap massaal gebeurt. Dan is het rendement voor alle betrokkenen het grootst. Interessant weetje in dat verband: uit berekeningen in Frankrijk blijkt dat door elektronische uitwisseling van productgegevens via een datapool zoals de CDB per productfiche een besparing van maar liefst 42 euro te realiseren valt! De administratieve last wordt aanzienlijk lichter. GS1 Belgium & Luxembourg biedt ondersteuning aan de bedrijven die willen aansluiten, in de vorm van een performante helpdesk en trainingen in het gebruik van de CDB.