GS1 Belgilux

Jet Import is de Belgische verdeler van bekende merken zoals Red bull, Corona, Desperados en Heineken. Om aan zijn snelle groei te voldoen was nood aan een nieuw systeem om het magazijn verder te automatiseren en zo het stockbeheer te verfijnen. Ook de overheid eiste aanpassingen in de voedingsketen. Na diverse voedingscrisissen werd vanaf 1 januari 2005 voor elke onderneming een autocontrole- en traceringssysteem verplicht. Om hun verdere groei te verzekeren, benaderde Jet Import de firma Comperex, marktleider in de automatisering van drankenhandels, brouwerijen en horecagroothandels. Via het facturatie- en boekhoudpakket Punch & Tacs bieden ze een volledig geïntegreerd administratief systeem aan. Deze software wordt nu aangevuld met een innovatief traceringssysteem waarbij gesteund wordt op de GS1 standaarden. Door deze inbreng heeft Jet Import op dit moment een permanent controlesysteem bij levering en verzending van goederen, wat een 100% correcte stock tot gevolg heeft.

Situatie

Jet Import, gesticht in 1945 als fabrikant van Jet waters en limonades kende de laatste jaren een sterke groei. Om dit in goede banen te leiden en een verdere groei mogelijk te maken, was nood aan een systeem dat het stockbeheer verder verfijnde. Ook door de overheid werden na de voedingscrisissen van de laatste jaren hogere eisen gesteld. De opzetting van een betrouwbaar autocontrolesysteem en de mogelijkheid tot traceerbaarheid zijn door het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV) bij KB verplicht vanaf 1 januari 2005. Iedere exploitant moet vanaf deze datum beschikken over een systeem waarbij afkomst en bestemming door de hele keten heen getraceerd kunnen worden om bij vaststelling van contaminatie zo efficiënt mogelijk te kunnen ingrijpen.

Ook de labels op de producten werden gestandaardiseerd overeenkomstig de GS1 standaarden. Mede ingaande op de eisen van de Belgische distributie werd vanaf 1 januari 2005 elke pallet van een GS1 Logistics Label voorzien. Elk label heeft twee streepcode lijnen met de Serial Shipping Container Code, het lotnummer, het GTIN van de pallet en de minimale houdbaarheidsdatum (Best Before).

Jet Import ging op zoek naar een systeem om de klassieke knelpunten zoals stockbeheer, diefstal en productiviteitsmetingen aan te pakken en op punt te zetten. Om aan deze voorwaarden te voldoen is een onmiddellijke controle nodig bij de picking van uitgaande goederen en bij de levering van goederen door de leverancier.

Oplossing

Na meer dan 10 jaar samenwerking met Comperex koos Jet Import voor een uitbreiding van zijn administratieve software Punch & Tacs met een traceringsmodule. Hiermee werd het stockbeheer bij Jet Import verder op punt gesteld en werd voldaan aan de nieuwe Europese richtlijnen.

Er werd gestart met de automatisering van het magazijn. Magazijniers werden uitgerust met draadloze scanners (= mini computers) die via antennes in verbinding staan met de centrale server.

Deel 1 van het interne traceringssysteem: hoe arriveert een lot producten in het bedrijf?

Bij een bestelling van goederen wordt op de administratie van Jet Import een bestelbon ingegeven voor een leverancier.

Op het moment van de levering selecteert de magazijnier van Jet Import de oorspronkelijke bestelbon en scant de geleverde goederen in. Dit betekent dus een sluitende controle tussen de effectieve bestelling bij de leverancier en de geleverde goederen. Tezelfdertijd worden ook alle lotnummers gescand voor de interne tracering

Deel 2 van het interne traceringssysteem: hoe verlaat een lot producten het bedrijf?

Bij de bestelling van een klant maakt de administratie van Jet Import een bestelbon aan in het systeem. Bij de picking van de goederen zal de magazijnier deze bestelbon selecteren en de te versturen goederen scannen. Deze manier van werken verzekert de controle tussen de effectieve bestelling en de geleverde goederen bij de klant. Tezelfdertijd worden alle lotnummers gescand voor de interne tracering.

Voordelen

Nodige gegevens bij controle

Bij een controle van het FAVV kan men snel en heel eenvoudig de nodige gegevens achterhalen en ter beschikking stellen. Door het invullen van het lotnummer van een product krijgt men onmiddellijk de gevraagde informatie.

100% live en correct stockbeheer

De stockgegevens zijn permanent aangepast aan de werkelijke toestand in het magazijn. Aanpassingen gebeuren enkel op het moment dat goederen het magazijn effectief binnenkomen of uitgaan.

Diefstal wordt sneller opgemerkt

Doordat men werkt met een permanent correcte stock kan diefstal snel worden opgespoord. Er is geen discussie omtrent de juistheid van de stock en men weet perfect welke magazijnier de goederen ontvangen heeft.

Productiviteitsmeting magazijniers

Het gebruik van een scanner waarop elke magazijnier inlogt met zijn naam en paswoord maakt controle en opvolging mogelijk. Per magazijnier kan perfect bijgehouden worden hoeveel producten gescand werden en zodoende het rendement per magazijnier eenvoudig vergeleken worden.

Seizoensplanning

Met het scanningsysteem kan het aantal productlijnen die de huidige magazijniers belopen perfect berekend worden. Bij een stijging van deze productlijnen in een druk seizoen kan er tijdig ingespeeld worden op het aantal magazijniers dat men hiervoor nodig zal hebben.

Controle bestelbon bij inkomende goederen

• Het scannen van zowel de bestelbon als de ontvangen goederen betekent een waterdichte controle tussen de bestelling en wat werkelijk is afgezet door de leverancier.
• Het onmiddellijk scannen van de lotnummers van de inkomende goederen biedt als extra voordeel dat vervaldata onmiddellijk geverifieerd worden. Zo kan er ingesteld worden dat er geen goederen aanvaard worden die binnen een X aantal maanden (dagen) vervallen. Zo zal ook de klantentevredenheid toenemen.

Controle order picking bij verzending naar de klant

• Het scannen van zowel de bestelbon als de te verzenden goederen betekent ook hier een waterdichte controle. Zelfs de kleinste fout (vb. de picking van Red Bull i.p.v. Red Bull Sugar Free) wordt door de scanner opgemerkt en kan direct gecorrigeerd worden.
• Bij een tekort van een product in de stock wordt automatisch een backorder opgemaakt zodat de nalevering niet vergeten kan worden.
• Bij een vaste stocklocatie biedt het scanningsysteem als extra voordeel dat aangegeven wordt welke producten reeds het langst in stock staan en dus eerst moeten geleverd worden.
• Het resultaat is de levering van het correcte product aan de juiste klant wat de klantentevredenheid ten goede komt.

Redactie van deze case study: dhr. Kris Devriendt van COMPEREX NV