GS1 Belgilux

Huidige stand van zaken

Gebruikers van de GS1-standaarden zoeken wel eens informatie over andere gebruikers van de standaarden. Zij willen weten welk bedrijf een GTIN (Global Trade Item Number of uniek productnummer) commercialiseert, of ze zoeken het GLN (Global Location Number of uniek adresnummer) van een bedrijf.  Een GLN opzoeken kan je vandaag via het Belgische GLN bestand. Dit bestand kwam zo'n 15 jaar geleden tot stand in samenwerking met Coface Services. Het voorziet in één GLN per Belgische vestiging voor zowel GS1 leden als niet-leden:

• Leden krijgen er een zogenaamde ‘default' GLN - een GLN dat automatisch gecreëerd wordt - weliswaar op basis van hun bedrijfsprefix. In de praktijk maken leden veeleer zelf hun GLNs aan (zie kader). Zij wensen doorgaans meer dan één GLN te definiëren en wisselen deze nummers bilateraal uit met hun handelspartners. De GLNs die vandaag opgenomen zijn in het Belgische GLN bestand zijn dus meestal niet de reëel uitgewisselde GLNs tussen partijen.
• Niet-leden krijgen elk één GLN toegekend in een GS1 nummerreeks beginnende met prefix ‘549'. Een recent gevoerde enquête toont aan dat er relatief weinig gebruik wordt gemaakt van deze GLNs.

Het manueel en bilateraal uitwisselen van adresgegevens beantwoordt duidelijk niet meer aan de huidige noden van de bedrijven. Deze manier van werken leidt tot een groot aantal fouten en inefficiënties. Dit heeft ook een studie van onderzoeksbureau TRIVIZOR bewezen.  Deze studie heeft aangetoond dat tot 38% meer duplicatiefouten gemaakt worden wanneer adresgegevens manueel worden ingevoerd. Dergelijke fouten kunnen sterk gereduceerd wanneer gebruik gemaakt wordt van GLNs en van een database waarin GLNs centraal kunnen worden beheerd en geraadpleegd.

Nieuw concept

De Raad van Bestuur heeft beslist om het Belgische GLN bestand stop te zetten per einde 2010 en te vervangen door een hedendaags concept dat nauw aansluit bij de ‘centrale data pool' filosofie.  Gelukkig konden wij hierbij rekenen op de inbreng van GS1 Netherlands die reeds een analoog concept uitgewerkt en ingevoerd heeft.

Bovendien merken we de laatste jaren dat het gebruik van het GLN in de lift zit. Zowel GS1 eCom,  GS1 GDSN als de toekomstige GS1 Belgilux Coupon Data Pool zijn toepassingen waarin het GLN (identificatie van de partij) een belangrijke rol speelt.

Om al deze redenen werd ervoor geopteerd om - naar analogie met de CDB en andere GDSN gecertificeerde product data pools  - een centrale database op te zetten om adresgegevens éénmalig in te geven en te onderhouden. De GLN database wordt dus een platform dat aan bedrijven de mogelijkheid biedt om hun GLNs centraal te registeren, te onderhouden en/of te raadplegen. Eenieder die van GS1 Belgium & Luxembourg toegang krijgt tot deze database kan dan de werkelijk geldende GLNs opvragen.

Voordelen

Voor GS1 Belgium & Luxembourg vraagt de opzet van een centrale database de nodige investeringen in tijd en geld maar het concept biedt ontegensprekelijke voordelen. Noteren wij bijvoorbeeld:

• GS1 Belgilux leden hoeven geen tijd en energie meer te spenderen aan het bilateraal uitwisselen van gegevens via e-mail, fax, telefoon, ...;
• het risico op foutieve gegevensinvoer wordt aanzienlijk kleiner;
• de garantie dat steeds de recentste GLN informatie kan opgevraagd worden;
• grotere visibiliteit aangezien bedrijven meerdere GLNs kunnen invoeren voor hun verschillende locaties.

Wat brengt de toekomst ?

De nieuwe GLN database wordt operationeel vanaf 1 januari 2011. De stopzetting van het Belgisch GLN-bestand impliceert dat eenmaal de datum van 31 december 2010 voorbij:

• er geen ‘default' GLNs beginnende met ‘549' meer kunnen gebruikt worden;
• bedrijven die tot op heden gebruik maken van de ‘549'GLNs, zullen ofwel lid moeten worden om GLNs te creëren, ofwel GLNs moeten aanvragen via een overkoepelende organisatie zoals een federatie (dit laatste na akkoord tussen de overkoepelende organisatie en GS1 Belgilux);
• handelspartners zullen moeten geïnformeerd worden over de gewijzigde GLNs;
• de bestaande en nieuw gegenereerde GLNs zullen in de nieuwe GLN database moeten ingevoerd worden.

Het gebruik van de GLN database zal gratis zijn voor de leden van GS1 Belgium & Luxembourg. In onze volgende LINK nummers zal u uitvoerig geïnformeerd worden over de werking en de voordelen van de GLN database.

Bedrijven die graag willen deelnemen aan de testfase van de GLN database worden uitgenodigd om contact op te nemen met Leen Danhieux.

Global Location Number ?

Het GLN is één van de GS1 identificatiesleutels en wordt gebruikt om een fysieke locatie, een legale of een functionele entiteit te identificeren.  Voorbeelden: een filiaal, een ziekenhuiskamer, een loskade, de facturatie-afdeling, ...  Leden van GS1 Belgium & Luxembourg bouwen het GLN als volgt op:  

Voor het ‘hoofd GLN' (het GLN van de hoofdzetel) beveelt GS1 Belgilux aan om in het adresnummer 5, 4 of 3 nullen te gebruiken (al naargelang de lengte van het bedrijfsprefix). Andere bedrijfslocaties krijgen dan een willekeurig oplopend adresnummer.