GS1 Belgilux

Zowel voor het intern beheer van een datapool als voor de interoperabiliteit tussen datapools is het van essentieel belang dat een aantal standaardregels gehanteerd worden. Zo vormt het gebruik van de GS1 identificatiesleutels voor het identificeren van handelseenheden en adressen een onmisbare hoeksteen van globale datasynchronisatie. Uitwisselingen op basis van interne codes passen dus duidelijk niet in het plaatje. Hierna wordt het gebruik van GTIN en GLN toegelicht met verwijzing naar hun specifieke functies bij datasynchronisatie.

Gebruik en rol van het GTIN

DHet GTIN (Global Trade Item Number) verleent een eenduidige identificatie aan een handelseenheid in de GS1 standaarden. Mogelijke formaten zijn: GTIN-8, GTIN-12, GTIN-13 en GTIN-14.

Een datapool hanteert het GTIN als de sleutel voor alle informatie m.b.t. een handelseenheid en zijn verpakkingshiërarchie. Dankzij het GTIN praten alle partners in een handelsrelatie wereldwijd over dezelfde stamgegevens van een artikel.

Dit belet niet dat eenzelfde handelseenheid (GTIN) door meerdere leveranciers gecommercialiseerd wordt. Men spreekt hier van een multi-source GTIN. Bij multi-source GTINs moet de informatie die betrekking heeft op de karakteristieken van het artikel en zijn verpakkingshiërarchie uniek zijn. Het gaat immers om dezelfde handelseenheid. De commerciële informatie m.b.t. de handelseenheid is natuurlijk verschillend voor de diverse aanbieders van het product en voor de verschillende geografische markten.

In de CDB heeft men aan dit probleem een vrij eenvoudige oplossing gegeven. In de CDB is het GTIN de enige toegangssleutel voor de niet-commerciële gegevens van een handelseenheid. De leverancier die voor het eerst een GTIN in de CDB invoert, wordt automatisch eigenaar van de product en logistiek gebonden informatie. In de CDB kan de eigendom van de niet-commerciële gegevens van een aanbieder op een andere aanbieder overgedragen worden.

Daarbij gaat de prioriteit steeds uit naar de producent of de eigenaar van het betrokken GS1 bedrijfsprefix.

Dankzij die werkwijze komen alle niet-commerciële gegevens van multi-source GTINs slechts éénmaal in de CDB voor. De product en logistiek gebonden informatie i.v.m. een handelseenheid is aldus automatisch bij alle partners eenduidig vastgelegd.

Gebruik en rol van het GLN

Het GLN (Global Location Number) is de 13 cijferige eenduidige GS1 identificatiesleutel voor een plaats of adres. Zowel wettelijke, fysieke als functionele entiteiten kunnen geïdentificeerd worden. Functionele entiteiten zijn bijvoorbeeld de boekhoud-afdeling van een bedrijf, de CDB User Administrator.

Een GLN kan identiek zijn aan een GTIN-13 van een product. Verwarring tussen beiden is echter uitgesloten dankzij de context waarin beide nummers gebruikt worden.

Een GLN moet steeds gevormd worden op basis van het bedrijfsprefix dat aan de onderneming is toegekend op het ogenblik van aansluiting bij GS1 Belgium & Luxemburg. GLNs beginnend met 549 toegekend aan niet-leden in het nationaal GLN bestand (beheerd door Coface Euro DB) zijn NIET bruikbaar in de CDB noch in GDSN. Leden kunnen eventueel gebruik maken van het GLN in dit bestand maar het toekennen van een nieuwe GLN specifiek bestemd voor de CDB is ten zeerste aangeraden.

Het GLN is het GS1 adresnummer dat gebruikt wordt bij het uitwisselen van elektronische berichten. Zo wordt het GLN inge-zet bij de overdracht van e-cataloog informatie (vb. via het EANCOM® PRICAT bericht of de GDSN XML berichten) alsook bij verzending en ontvangst van transactionele berichten zoals de elektronische factuur, de bestelbon, ...

Bij gegevensuitwisseling via een VAN (Value Added Network) is het GLN van de verzender/ontvanger via de EDI of XML berichtenenvelop verbonden met zijn mailbox adresnummer. Bij EDIINT communicatie over Internet worden GLNs gebruikt in de AS2-From en AS2-To headers.

Voor het opladen of consulteren van de CDB database moeten CDB gebruikers van de Web-interface bij registratie hun GLN opgeven.

Tenslotte is het GLN essentieel voor het aanduiden van de afnemer bij private GTINs. In de CDB impliceert dit de keuze uit een lijst van afnemers met hun GLN. Distributiebedrijven (vb brokers) die de rol vervullen van zowel gegevensafnemer als gegevensaanbieder worden met twee GLNs in de CDB opgenomen. Hun specifieke functionaliteiten binnen de CDB moeten via een verschillend GLN strikt gescheiden gehouden worden.