AZ Sint Jan toont de weg naar het gebruik van de GS1 standaarden in de hospitaalomgeving en legt ons de talrijke troeven voor die bijdragen tot de veiligheid van de patiënt.
AZ Sint Jan is een algemeen ziekenhuis met 909 bedden gelegen in een buitenwijk van Brugge. Dit hoge beddenaantal en het dagelijkse intensieve verkeer zijn voldoende aanleiding om op zoek te gaan naar optimale oplossingen voor het beheer van de farmaceutische producten in omloop binnen het ziekenhuis alsook van het materiaal en de apparatuur aangewend om optimale zorgen te garanderen aan de patiënten en bij te dragen tot een optimaal stockbeheer.
Zoals dit het geval is in heel wat hospitalen, worden de geneesmiddelen beheerd op basis van hun eenheidsdosis met het oog op een betere controle van de medicatie en de toediening ervan. Deze keuze zorgt voor een aanzienlijke werklast, zowel op het niveau van goederenreceptie en -beheer als bij hun distributie, hun opvolging tot bij de patiënt et de facturatie ervan.
Een interne werkgroep werd opgericht om de problemen op te sporen en hiervoor oplossingen te vinden. De meeste betrokken diensten (ziekenhuisapotheek, sterilisatiedienst, facturatiedienst, opname en beheer van patiënten, informaticadienst, labo, enz.) hebben eraan deelgenomen om de producten (geneesmiddelen, implantaten, courante medisch materiaal, apparatuur in het operatiekwartier, andere apparatuur/gerief (kledij, enz.), de problemen en handelingen die gevoelig liggen, te identificeren. Een kort overzicht:
Welke handelingen ?
Bovendien komen een aantal problematische aspecten, eigen aan de hospitaalstructuur en het Belgisch systeem van de gezondheidszorg, de zaak enigszins verwikkelen:
Met het oog op een optimaal beheer, werd een oplossing uitgewerkt aan de hand van de GS1 identificatiesleutels en barcodes en verwerkt in een informaticasysteem (INFOHOS) voor het beheer van hospitaalzorgen. Gezien de complexiteit van de uit te voeren handelingen in hospitaalomgeving en de nood aan een geïntegreerd systeem, hebben de verantwoordelijken besloten een beheerprogramma/-platform in ERP stijl te ontwikkelen. Gezien de handelingen een groot volume aan invoering van numerieke gegevens vereisen in combinatie met een groot aantal manipulaties gespreid over meerdere diensten, werd gekozen voor de GS1 barcodes, de enige die het uniek karakter van de codes kunnen garanderen en, zo nodig, een verder integratie in de diverse hospitaalnetwerken kunnen bewerkstelligen. Zo wordt er tijd gespaard en worden vergissingen bij de gegevensinvoer vermeden.
Dit « hospitaal » ERP systeem moet zorgen voor :
Het AZ Sint Jan heeft gekozen voor de EAN-13 barcode op de eenheidsdosis van een geneesmiddel. Deze barcode wordt de toegangssleutel tot het ERP systeem van het ziekenhuis waarin de overige gegevens met betrekking tot het farmaceutisch product kunnen worden ingebracht (lotnummer, BAV nummer, RM en SM datum, gebruiksdatum, betrokken arts, betrokken patiënt, eventuele terugbetaling, andere identificatienummers van het geneesmiddel,...).
Bij het scannen van een farmaceutisch product (voor opname in/ uit de voorraad, toediening, registratie van het verbruik in het gegevensbestand, enz.), biedt het systeem de mogelijkheid deze informatie over te dragen naar het beheerssysteem van het ziekenhuis. Na verwerking in de inventaris en stock update, is dit laatste in staat een bestelling te verzenden naar de leverancier en het patiëntenbestand te updaten (bij het toedienen van een dosis aan een patiënt, wordt de barcode van de patiënt gescand samen met de barcode van het product).
Traceerbaarheid:
De implantaten vergen een aangepaste traceerbaarheidsoplossing om in gevaar situatie het betrokken element terug te vinden. Voor dit specifieke geval, werd gekozen voor GS1-128 om het implantaatnummer et het lotnummer te registreren. Bij goederenontvangst, wordt voor het betrokken implantaat een traceerbaarheidsfiche aangemaakt waarop een barcode toelaat het verband te leggen tussen het implantaat en de database die alle gegevens over het implantaat bevat.
De traceerbaarheid wordt tevens toegepast in de sterilisatiedienst waarbij elke instrument voorzien wordt van een barcode. Bij elke operatie wordt deze gescand om de afgelopen weg binnen de sterilisatieketen te kunnen identificeren.
De elektronische gegevens uitwisseling werd eveneens ontwikkeld met de hulp van verschillende leveranciers. Ondanks het feit dat dit project al geruime tijd bestaat, is de toepassing ervan nog niet optimaal. Enkel het PRICAT-bericht bevindt zich momenteel in ontwikkelingsfase maar de structuur verschilt nog naargelang de leverancier.
Het hospitaal heeft verspilling sterk verminderd en houdt een nauwkeurige registratie van het medicatieverbruik bij. Het heeft het inventariswerk geminimaliseerd et de relaties met de overheid en verzekeringsmaatschappijen gerationaliseerd.
Het AZ Sint Jan in Brugge heeft al een eerste stap naar het GS1 systeem gezet in de overtuiging dat de voorgestelde standaarden nog meer te bieden hebben aan het intern beheersysteem.
In dit opzicht wordt het gebruik van de nieuwe, 2D GS1 DataMatrix code ongetwijfeld een te overwegen oplossing om geneesmiddelen te identificeren. Deze werd trouwens op Europees niveau aanbevolen door het EFPIA (European Federation of Pharmaceutical Industry and Associations) aan de verschillende nationale federaties. De 2D code biedt niet enkel de mogelijkheid de identificatiesleutel te coderen, maar tevens de onmisbare gegevens , zijnde lotnummer, vervaldatum, enz.. om een optimale traceerbaarheid en patiënt veiligheid te garanderen. Dit zou aanzienlijke besparingen met zich mee kunnen brengen zowel voor het ziekenhuis als voor de fabrikanten. De farmaceutische industrie zou immers kosten kunnen besparen door één en dezelfde GS1 DataMatrix voor meerdere Europese landen aan te wenden (i.p.v. een veelvoud van barcodes op één en dezelfde verpakking ) en door de code op elke eenheidsdosis te drukken. Een geneesmiddel dat identificeerbaar is op eenheidsniveau, vermijdt heel wat omslachtige en dure handelingen binnen een hospitaal.
Het AZ Sint Jan wenst ook groter gebruik te maken van de GS1 eCom standaarden om de uitwisseling van basisgegevens te vergemakkelijken en te verbeteren.
Tot slot komen ook andere denkpistes in aanmerking , zoals het gebruik van RFID in het kader van patiëntidentificatie. Een regelmatige check-up zal andere kwalen aan het licht brengen bij het bestaande identificatiesysteem waarvoor de GS1 standaarden ongetwijfeld genezing kunnen brengen ...