GS1 Belgilux

"Wie vandaag wil overleven, moet in staat zijn om aan eCom te doen."

In de Benelux is Gamma de onbetwiste leider in de doe-het-zelf sector. Vijftien jaar geleden begon het bedrijf voorzichtig met eCom in België, ondertussen is procesautomatisering een sleutelelement in de bedrijfsfilosofie en kan Gamma indrukwekkende cijfers over het eCom-gebruik voorleggen. Rudi Petit-Jean, directeur van Gamma België, geeft uitleg bij de lasten en lusten van eCom.

 "Eigenlijk is heel het eCom-verhaal van Gamma België komen overwaaien vanuit Nederland," vertelt Petit-Jean. "Dat hoeft niet te verbazen: Nederlanders hebben meer affiniteit met procedures en een gestructureerde aanpak. Dus had men ginder algauw de voordelen van EDI ingezien, maar om bilaterale oplossingen te vermijden, hebben zij contact gezocht met GS1 Nederland, dat toen nog EAN Nederland heette. Gamma heeft redelijk snel het belang van unieke nummering en het gebruik van gestandaardiseerde berichten begrepen. En zo komt het dat wij volop gebruik maken van GTINs, GLNs, SSCCs, en EANCOM®-berichten."

Wat heeft EDI met procedures te maken?

Heel simpel: niets!

De procedures zijn wat voorafgaat aan en wat volgt op de EDI-uitwisseling. Eigenlijk is dát veel belangrijker dan die uitwisseling van gegevens, want dat is maar een techniek. Die techniek is niet dé grote moeilijkheid, of zelfs maar dé grote kost bij een automatiseringsproject. Maar wél: ‘Wat komt er vóór die uitwisseling? Wat volgt erna?' Het is cruciaal dat de back-office in orde is, zodat terugkomende informatie op de juiste manier wordt verwerkt. Dat is de enige manier om te groeien in logistiek, voorraadbeheer, en andere processen in het bedrijf. Als je werkt met correcte informatie, volgt de winst haast vanzelf, want je maakt minder fouten en je spaart sowieso tijd uit. Het zijn allemaal aspecten van hetzelfde verhaal.

Hebben de partners van Gamma die boodschap snel opgepikt?

Niet allemaal. De eerste vijf jaar zou ik durven spreken van missioneringswerk: we hebben de boodschap moeten uitdragen en telkens opnieuw verdedigen. Maar als de resultaten volgen, moet je op een bepaald moment je partners dat durven opleggen en dreigen met sancties. Zover is het in de praktijk nooit gekomen, alleen enkele hardleerse leveranciers zijn uiteindelijk opgestapt. Tegenwoordig vragen we aan nieuwe leveranciers dat ze binnen de drie maanden klaar zijn om met ons te communiceren via EDI. Uiteindelijk ziet de leverancier ook in dat er een win-win situatie ontstaat: er gebeuren immers minder fouten en hij wordt sneller betaald.

De doorgedreven automatisering resulteerde de voorbije 15 jaar in een continue daling van het aantal FTEs op de factureringsafdeling van Gamma. Vandaag blijven slechts 7 van de oorspronkelijke 125 mensen over, d.i. liefst 95% verschil. Niettemin bleken zelfs die spectaculaire resultaten niet voldoende om alle partners te overtuigen. Welke waren dan de meest gehoorde argumenten contra?

De "populairste" zijn: het is te duur; Gamma is de enige die ons zoiets vraagt; het is te veel werk; het is verder niet nuttig voor ons. Dat zijn allemaal argumenten die kunnen worden ontkracht, maar dat kost tijd en energie.

De resultaten van Gamma zijn indrukwekkend, bijvoorbeeld net geen 100% voor orders. (zie eCom bij Gamma) Is 100% een doelstelling, of is dat niet haalbaar?

Het is geen doel op zich, en al helemaal geen obsessie. Je zal altijd wel eens met een uitzonderingssituatie worden geconfronteerd, en het is maar de vraag of het zinvol is om daarvoor geautomatiseerde procedures uit te werken. De oplossing zou dan wel eens een stuk complexer kunnen worden dan het probleem, en dat is uiteraard niet de bedoeling. Een weinig frequent wisselstukje zou dan net zo goed manueel kunnen worden besteld. Al hebben we zelfs daarvoor een elegante, en werkbare oplossing bedacht! (lachje)

Quid met "3-way match" bij Gamma?

"3-way match" is de evidentie zelf als je, zoals Gamma, gaat voor de automatisering van de informatiestromen. Wij streven trouwens naar een 1-1-1 benadering. Dat wil zeggen: 1 order stemt overeen met 1 verzendnota stemt over­een met 1 factuur. Dat is een benadering die ook is komen overwaaien uit Nederland. Het is alleszins de situatie die voor de franchisenemer het gemakkelijkste is, want ze is het minst complex.

Welke inspanningen doet Gamma op het gebied van derving?

Het is een belangrijk aandachtspunt, maar we zijn nog niet zo ver dat we er al een volledige kijk op hebben, want totnogtoe beschikten we niet over betrouwbaar cijfermateriaal. Wat is werkelijk derving, en wat is te wijten aan administratieve fouten? Momenteel loopt er een pilot in een Gamma-winkel. Die is nog niet afgerond, maar na 6 maand stellen we al vast dat de derving afneemt. Dat is nu ongeveer 1,5%. Ons streefdoel is 0,9% échte derving, waarmee we bedoelen door klanten of personeel. Zodra we overal over betrouwbaar cijfermateriaal beschikken, zullen we dat beter kunnen opvolgen.

Hoe moeilijk is het om hieraan te verhelpen?

Het is een echte lijdensweg, vele malen moeilijker dan voor EDI! Het voordeel van EDI is immers dat we het daar over een standaard hebben, terwijl er alleen al 3-4 technologieën van bronbeveiliging bestaan. We zijn nauwelijks een drietal jaar na EDI begonnen aan het dervingsdossier, maar momenteel halen we niet eens 30% van de resultaten van EDI.

Welk is uw ultieme argument om een bedrijf te overtuigen om aan eCom te doen?

(denkt na) Wie vandaag wil overleven, moet in staat zijn om aan eCom te doen! Vandaag de dag wordt steeds meer gecentraliseerd in de aankoop, zeker als het gaat om grote volumes. Vooral kleine leveranciers die dat niet met eCom maar manueel aanpakken, gaan er onder door, of hebben geen leven meer en zijn 7 dagen op 7 in de weer. Als dat soort bedrijfjes goede producten leveren maar werkelijk niet in staat zijn om aan eCom te doen, probeert Gamma ze te oriënteren naar een grotere leverancier, zodat ze toch gedistribueerd geraken, want goede waar is essentieel in de DHZ. Maar op termijn zal dat soort bedrijfjes zich toch stilaan moeten aanpassen. Door de grote schaal waarop een structuur als Gamma opereert met zijn 345 winkels, worden de processen steeds complexer, en enkel eCom houdt die beheersbaar.

Gamma doet het prima met de huidige eCom. Willen jullie in de toekomst nog andere zaken realiseren in dit domein?

Het kan altijd beter. Een elektronische catalogus, en misschien self-billing zijn on­der­werpen die onze belangstelling wegdragen.

Gamma in enkele cijfers :

Gamma is een onderdeel van de Intergamma-groep.

In Nederland heeft de groep een marktaandeel van bijna 50% in de DHZ-sector onder de namen Gamma (158) en Karwei (113). In België gaat het over ong. 12% van de totale markt, verdeeld over 74 Gamma-winkels.

Met zijn 345 winkels realiseerde de groep in 2007 een omzet van ong. 1,6 miljard euro (excl. btw), waarvan ong. 300 mio. (incl. btw) in België.

Gamma hanteert bijna 34.000 productreferenties (SKU's).

eCom ROI :

Uit diverse cijfers die GS1 Belgium & Luxembourg recent ter beschikking kreeg, blijkt dat in Spanje elke elektronische factuur € 2,8 besparing oplevert voor de retailer en € 1 voor de leverancier. In Zweden wordt gemiddeld nog 1 minuut besteed aan de factuur i.p.v. 28 minuten; de stad Malmö spaart er dankzij het elektronisch archiveren jaarlijks 45 meter schapruimte uit.

eCom bij Gamma :

• Gamma centraliseert de aankopen voor de franchisenemers. Het order wordt vervolgens rechtstreeks geleverd aan de franchisenemer, die levering en bestelling ‘matcht'. Is er een afwijking tussen de verzendnota en de scanning na levering in de winkel, dan wordt dit onmiddellijk gemeld. De factuur passeert éérst via Gamma voor prijscontrole. Is er een afwijking van méér dan 5 euro tussen het verwachte totaal en het reële totaal, dan wordt de factuur geblokkeerd, ongeacht in wiens voordeel (of nadeel!) dat gebeurt, tot de zaak is uitgeklaard.
• Een deel van de facturatie gebeurt volledig papierloos; bij de andere groep is het factuurbericht enkel een parallelle kopie die de administratie helpt te vereenvoudigen in afwachting van mogelijke dematerialisatie. Gamma is vragende partij voor dematerialisatie, want dan is het bedrijf de papierberg kwijt.
• In 2007 scoorde Gamma als volgt voor de "3WM"-berichten:

Beknopt eCom-woordenboek :

• eCom (EDI): de GS1-term voor "electronic commerce" (elektronisch handeldrijven), vroeger EDI (Electronic Data Interchange) genaamd. Het is een internationale set van afspraken voor elektronische communicatie tussen handelspartners, de equivalenten van de klassieke papieren documenten
• "3WM" (= "3-way match"): de term waarmee wordt aangegeven dat een bedrijf de drie belangrijkste eCom-berichten gebruikt en op elkaar afstemt, zodat die "centrale berichtenstroom" wordt geoptimaliseerd. Het gaat met name over de bestelbon, de verzendnota en de factuur, in klassieke EDI-termen ook bekend als de ORDERS-, DESADV- en INVOIC-berichten.
• GTIN (= Global Trade Item Number): GS1 Identificatiesleutel om handelseenheden te identificeren.
• GLN (= Global Location Number): GS1 Identificatiesleutel om een fysieke locatie of een legale entiteit te identificeren.
• SSCC (=Serial Shipping Container Code): GS1 Identificatiesleutel die een unieke identificatie van een logistieke eenheid mogelijk maakt.
• EANCOM®: de EDI-standaard van GS1. Elk "bericht" van deze standaard is het elektronische equivalent van het gelijknamige papieren document.