GS1 Belgilux

Ooit waren er utopische droombeelden van papierloze kantoren. Zover is het nog niet gekomen, maar dat het in volle digitale tijdperk een aantal onmiskenbare voordelen heeft om bepaalde processen papierloos te laten verlopen, lijdt geen twijfel. Reductie van de milieubelasting is er één van, maar efficiëntie en kostenbesparing spelen een minstens even belangrijke rol.

Al enige tijd hebben Delhaize België en Coca-Cola Enterprises Belgium de experimenteerfase achter de rug en wisselen ze volop operationeel facturatiegegevens uit via elektronische weg (EDI). Carine Driessen, projectmanager E-Projects bij Delhaize België, en Erik De Clercq, ECR (Efficient Consumer Response) Manager bij Coca-Cola Enterprises Belgium, lichten hun samenwerkingsproject toe. Delhaize België hoopt trouwens zeer binnenkort ook met andere leveranciers een project rond e-invoicing op te starten.

Reële besparing

Kunt u kort de inhoud van het project in uw bedrijf beschrijven?

De Clercq: Het is historisch gegroeid. In 2006 hebben we EDI ingevoerd en Delhaize België was onze eerste klant. Na wat ‘geworstel' besloten we dat de 3-way match (de elektronische afhandeling van bestelling, leveringsnota en factuur) de enige goede manier was. Eind 2007 was het systeem operationeel en in een tweede fase (in 2009) hebben we de zelfstandigen erbij genomen. De pragmatische samenwerking is bijzonder vlot verlopen. Toen de vraag van Delhaize België kwam om volledig papierloos te gaan, hebben we positief gereageerd. Na analyses en programmatie zijn we aan het testen geslagen. Tijdens de testfase verbeterden we continu en stuurden we voortdurend bij. In dit samenwerkingsproject met Delhaize België gaat het over 47 000 facturen op jaarbasis.

Driessen: Wij zijn al jaren met EDI bezig. Eerst werkten we voor facturatie met elektronische berichten en een papieren versie ernaast, maar in september 2009 zijn we uiteindelijk gestart met e-invoicing. In april 2010 hadden we een live oplossing en toen hebben we onder meer Coca-Cola Enterprises Belgium aangeschreven om mee in het project te stappen. Door het grote volume aan facturatie konden we met hen intensief alle flows uittesten.

Wat waren jullie drijfveren om met dit project van start te gaan?

Driessen: Delhaize België is gedreven door procesoptimalisatie. De kostenstructuur staat tegenwoordig zwaar onder druk; processen worden gecontroleerd om beter, sneller en accurater te werken. Dematerialisatie van de facturatie maakt touchless inboeken mogelijk, waardoor er meer tijd vrij komt voor betere opvolging en controles.

De Clercq: Bij ons heeft het kostenaspect misschien minder gespeeld, al realiseer je door het printen, de papierberg en de postverwerking uit te schakelen, wel een reële besparing. Als er evenwel één minpunt is dat soms naar voren komt in onze evaluaties op klantentevredenheid, dan zijn het onze administratieve processen. Daarom investeren we in de samenwerking met onze klanten. Aangezien Delhaize België als retailer vragende partij was, zijn we ingestapt, zeker in het licht van de goede ervaringen op het vlak van EDI-samenwerking.

Driessen: Wij hebben veel leveranciers van de meest uiteenlopende pluimage. Daar zitten bijvoorbeeld ook lokale producenten van aardappelen of aardbeien bij, voor wie het veel minder evident is om af te stappen van de papieren flow in hun administratieve opvolging.

Pragmatische instelling

Is wettelijk gezien voor e-invoicing alles volstrekt duidelijk?

De Clercq: Er is een tijdlang verwarring geweest rond een omzendbrief van de minister voor Economische Zaken die wat vaag was over de geldigheid van elektronische facturen, maar dat is intussen opgehelderd. De wettelijke vereisten voor elektronisch factureren zijn nu wel duidelijk. De uitwisseling van EDI-berichten is volledig gestandaardiseerd; de computers aan beide kanten kunnen alle informatie lezen, archiveren en verwerken. Delhaize België en Coca-Cola Enterprises hebben zelfs onderling een contract afgesloten over de dematerialisatie en dus verloopt alles binnen het wettelijke kader.

Driessen: Nieuw is daarnaast de pdf-stroom. Vanaf 2013 verandert de Europese wetgeving, waarbij een e-mail met pdf als bijlage als elektronische factuur aanvaard wordt. België en Nederland lopen daar al op vooruit en laten het vandaag al toe. Door de versoepeling van de richtlijnen wordt de evolutie in de richting van elektronisch werken gestimuleerd - technisch is de drempel voor e-mail met pdf laag - maar de beoogde procesoptimalisatie wordt er wel door bemoeilijkt. Een aangepaste applicatie is nodig om het voor de klant werkbaar te maken.

Welke raad hebt u voor bedrijven die met e-invoicing starten?

De Clercq: Ik zou bedrijven aanraden pragmatisch te redeneren en er gewoon mee te starten. Wacht niet tot je alle problemen voorzien hebt en alle oplossingen kent, want dat zal nooit het geval zijn. Je kunt tijdens het testen altijd nog verder uitwerken en bijsturen. Alle specificaties up front in rekening willen nemen, is gewoonweg niet realistisch. Samenwerken is sowieso een leerproces. Verder zullen de service providers je bij technische problemen helpen. Waak er wel over dat je de regie van het hele project goed zelf in handen houdt.

Driessen: Onderlinge communicatie en veel testen zijn wenselijk. Wij proberen zo veel als enigszins mogelijk rekening te houden met de specificaties van elke leverancier, maar er zijn ook grenzen aan onze flexibiliteit. We moeten noodgedwongen een stuk standaardiseren voor al onze leveranciers om het hanteerbaar en overzichtelijk te houden. Beide partijen moeten wat water bij de wijn doen en dan kom je er wel uit. Met Coca-Cola Enterprises moesten we bijvoorbeeld oplossingen zoeken voor de leeggoedproblematiek; bij andere leveranciers heb je dat niet, maar een distributeur is in zo veel productcategorieën actief... Niet altijd evident! Heel belangrijk voor ons is ook de toewijding van ons team. We hebben er niet zomaar een apart project van gemaakt. Je moet het veranderingsproces dat met zo'n omschakeling gepaard gaat, niet onderschatten. Het gaat om een mentaliteitsverandering! Je moet je medewerkers echt overtuigen en hun vertrouwen wekken voor het gedematerialiseerde proces. Bovendien loopt tijdens de implementatie de business gewoon door as usual!

Mentaliteitsverandering

Voor welke uitdagingen heeft het project jullie zoal gesteld?

Driessen: Eigenlijk is het allemaal vlot verlopen. We wilden een lage instapdrempel voor onze administratieve bedienden, en dat is gelukt. De grootste moeilijkheid voor ons blijft: voldoende leveranciers aantrekken om erin mee te gaan. De oplossing zelf is wel stabiel en betrouwbaar; in feite is het technische deel nog het gemakkelijkste stuk!

De Clercq: Er zijn nogal wat partijen betrokken, waardoor goed overleggen belangrijk is. Bij ons intern moesten we ervoor zorgen dat de financiële, juridische, IT- en aankoopafdeling allemaal met de neuzen in dezelfde richting stonden. Voor ons was het ook de eerste keer dat we voor EDI met een externe service provider hebben gewerkt, maar ook dat ging vlot.

Is er sprake van een CO2-reductie door papierloos facturen?

De Clercq: Toen Delhaize de dematerialisatie inzette, was duurzaamheid voor hen zeker een hoofdbekommernis. Duurzaamheid zit ook bij Coca-Cola Enterprises in het DNA. Wij willen de  CO2-uitstoot van onze activiteiten tegen 2020 met 15% verminderen in vergelijking met 2007; we werken daarvoor op verschillende fronten, van transport over energiegebruik in onze productievestigingen naar onze koeltoestellen. Ook in de administratieve processen kunnen alle beetjes helpen. Vooral het verminderde papierverbruik is doorslaggevend. Voor 47 000 facturen spreken we algauw over 110 000 bladzijden of 550 kilo papier per jaar! Het printen en de postbedeling vallen eveneens weg! Het extra energiegebruik van de computers voor de bijkomende elektronische processen is minimaal.

Driessen: Je kunt een hele boom opzetten rond de berekening, maar het is toch wel duidelijk dat elektronisch factureren goedkoper is en minder CO2-intensief dan de papieren administratieve processen. Om een juiste berekening te maken, moet je heel wat parameters in rekening brengen: gebruik je gerecycleerd papier, print je op een matrixprinter, hoeveel bladzijden zijn er per factuur?

3-way match vs. 5-way match

3-way match staat voor het elektronisch dekken van uw bestelcyclus, waarbij de bestelling, de verzendnota en de factuur naar elkaar verwijzen, hetgeen het administratief en logistiek proces transparanter en efficiënter maakt. De administratieve optimalisatie kan nog verder doorgedreven worden door gebruik te maken van de 5-way match flow. In dat geval stuurt de klant na de levering een receiving advice (EANCOM-afkorting: RECADV) naar de leverancier, waarin hij aangeeft wat hij heeft ontvangen. Op basis van de RECADV kan de leverancier een correcte factuur opmaken. Het administratieve proces is op zijn best, als de klant op zijn beurt aan de leverancier meedeelt dat de factuur is ingeboekt en klaarstaat voor betaling. Dat is mogelijk aan de hand van een remittance advice (EANCOM-afkorting: REMADV). Of een 5-way match flow al dan niet wenselijk is, wordt nagegaan via de jaarlijkse eCom-enquête en in de eCom-werkgroep. Verdere communicatie omtrent de enquête volgt via eNews.