e-Invoice & dematerialisatie
Inleiding
Het e-Invoice (de "elektronische factuur") en de "dematerialisatie" zijn de misschien wel belangrijkste onderwerpen binnen de eCom-standaarden. De reden ligt voor de hand: het gaat over inkomsten. Voor de bedrijven is dit gekoppeld aan de remuneratie van de geleverde goederen of diensten, voor de overheid gaat het over het spijzen van de staatskas via de BTW. Niet voor niets is de factuur het document waarvoor veruit de meeste wetteksten bestaan. Vanwege de gigantische administratieve vereenvoudiging die dematerialisatie met zich brengt - denken we maar aan de vele kubieke meters papier die niet langer moeten worden gestockeerd - heeft de bedrijfswereld jarenlang geijverd om de dematerialisatie te realiseren.
Sinds december 2001 is de elektronische factuur wettelijk geregeld op Europees niveau. In februari 2004 verscheen in het Belgisch Staatsblad de nieuwe wetgeving die, met terugwerkende kracht, vanaf begin 2004 elektronisch factureren ook in België mogelijk maakt.
Vandaag - in 2009 - blijven er echter teveel drempels (juridisch en praktisch) om de elektronische factuur te veralgemenen in de B2B omgeving, laat staan voor B2C. GS1, Belgium & Luxembourg, FEDIS en het VBO hebben hun schouders gezet onder een gemeenschappelijk lobby initiatief om de regering te overtuigen per 1 januari 2010 - net zoals in Nederland - de elektronische factuur gelijk te stellen aan de papieren factuur. Dit initiatief wordt mee ondersteund door andere organisaties (VOKA, UNIZO, BECI, UWE, UCM, AGORIA, CONFEDERATIE BOUW , ESSENSCIA, FEBELFIN). Lees hier het rapport van de "Belgian Task Force e-Invoicing".
Dematerialisatie ?
Het is belangrijk om het verschil te begrijpen tussen "elektronische factuur" en "dematerialisatie". In dit laatste geval vervangt de elektronische factuur de papieren variant als wettelijk stuk. Zodra een bedrijf en zijn partner(s) met onderlinge goedkeuring zijn overgeschakeld op de elektronische factuur, heeft de papieren versie enkel nog de waarde van een kopie - net zoals er in de strikt papieren wereld ook maar één enkel origineel is van een wettelijke factuur (dubbels hebben nadrukkelijk het statuut van kopie!). Toch kan ook in de papieren wereld gebruik worden gemaakt van de elektronische factuur, bijvoorbeeld via het EANCOM® INVOIC-bericht. In dat scenario verloopt het elektronisch factureren in parallel met de wettelijke, papieren stroom, en wordt ze beschouwd als een hulpmiddel voor de boekhouding.
EBL001
Voor de wetgever is een document een factuur doordat er een aantal specifieke elementen in voorkomen. De wetgeving schrijft echter niets voor over de plaats binnen het document waar die elementen zich moeten bevinden. Net zoals er verschillende mogelijkheden zijn om op een papieren document een bedrag te plaatsen (boven, onder, links, rechts, ...), kan de gebruiker kiezen wáár in zijn e‑Invoice hij de gevraagde informatie plaatst - als ze maar aanwezig is.
Om tot een consensus te komen over het invullen van de wettelijke factuur, heeft GS1 Belgium & Luxembourg een werkgroep opgericht met een ruim draagvlak. Alle belangrijke spelers waren erin vertegenwoordigd: niet alleen de retailers en de merkfabrikanten, maar ook belangrijke dienstenverleners als Electrabel. Ook de BTW-Administratie maakte deel uit van de Werkgroep, die in juni 2004 tot de EBL001 heeft geleid. D.i. een User Guide gebaseerd op het INVOIC-bericht van de EANCOM® 2002-standaard. De EBL001 preciseert voor alle wettelijk vereiste informatie hoe/waar ze in het bericht moet worden weergegeven.
Wie de EBL001 gebruikt, weet met zekerheid dat hij voldoet aan de wettelijke vormvereisten. Een bijkomende troef is uiteraard dat de BTW-Administratie de ontwikkeling van de EBL001 heeft gesuperviseerd.
Elektronische facturering in België: het "ideale" 3WM (FMCG) INVOIC-bericht
De documentatie over het "ideale" 3WM (FMCG) INVOIC-bericht kan hier worden gedownload.
Ze bestaat uit de volgende documenten, die één geheel vormen.
a. Introduction
[(3WM (FMCG) - INVOIC) - 'Ideal' message INTRODUCTION (v3.0 - 05 Feb 2010).doc.pdf]
b. Technical Documentation
[(3WM (FMCG) - INVOIC) - 'Ideal' message (v3.0 - 05 Feb 2010).xls.pdf]
c. Overview of Calculation Rules (A3 sheet)
[(3WM (FMCG) - INVOIC) - 'Ideal' message Calculation Rules (v3.0 - 05 Feb 2010).xls.pdf]
d. Mapping of RD1 - Art.5 to INVOIC EANCOM® 2002
[(GS1 B&L - EBL001 - NED) ‘Mapping' v001.doc.pdf]
or
[(GS1 B&L - EBL001 - FRA) ‘Mapping' v001.doc.pdf]
e. Codes List for EBL001 (national codes for INVOIC EANCOM® 2002)
[(GS1 B&L - EBL001 -NED) ‘Codelist' v007 (2009 Jul 01).doc.pdf]
or
[(GS1 B&L - EBL001 - FRA) ‘Codelist' v007 (2009 Jul 01).doc.pdf]
print print deze pagina