Doorbraak voor eCom in DC Fresh Delhaize
auteur: Stefan Van Rompaey
nr:
2009 - 2
De ingebruikneming van het nieuwe DC Fresh bij Delhaize betekent een grote stap vooruit voor eCom in de Belgische retailwereld. Voor het eerst wordt het 3-way match concept uitgevoerd op kratniveau. Dat dit de nodige inspanningen vraagt van de retailer én van de leveranciers is duidelijk, maar GS1 Belgium & Luxembourg staat paraat om het complexe omschakelingsproces mee te begeleiden.
Dankzij elektronische communicatie wordt de verslogistiek bij Delhaize sneller, efficiënter én groener. Een mooie case voor GS1 Belgium & Luxembourg en voor de hele Belgische retailsector. Slechts enkele maanden voor de opening bracht GS1 Belgium & Luxembourg daarom een bezoek aan Delhaize voor een laatste stand van zaken. Geen nood, het project kan hoe dan ook zoals gepland op 9 september officieel van start gaan, zo stelt VP Supply Chain Tanguy t'Serstevens van Delhaize Belgium ons gerust: "We zitten perfect op schema, dank zij goed werk ook van onze partners Witron en Aldata. We testen volop, en alles draait volgens verwachting. Ook de leveranciers zijn mee. Sommigen waren aanvankelijk wat afwachtend, maar intussen zijn de meeste leveranciers gestart."
Dat het nieuwe DC Fresh flink wat praktische en organisatorische aanpassingen vraagt van de versleveranciers bij Delhaize, heeft te maken met de filosofie achter het distributiecentrum. Delhaize wil namelijk de distributie van ultraverse producten optimaliseren.
"Vroeger was de logistieke eenheid de pallet, vandaag wordt dat het krat. Dat laat een veel efficiëntere logistiek toe. We willen minder lucht vervoeren. Dat komt ook het milieu ten goede. De kratten komen voortaan vol binnen en gaan ook vol weer buiten", vat Tanguy t'Serstevens samen. "Dat komt doordat we voortaan verschillende items in één krat zullen kunnen samenbrengen. Daartoe werken we met ‘innerpacks', die de minimum besteleenheid vormen voor onze winkels. Onze leveranciers verpakken hun consumenteneenheden bijvoorbeeld per vijf stuks, op een zodanige manier dat een orderpicker de verpakking makkelijk met één hand uit de bak kan nemen. We kunnen een winkel dan bijvoorbeeld een gemengd krat bezorgen met daarin innerpacks van pakweg vijf verpakkingen grijze garnalen, drie tapenades, zes verpakkingen gerookte zalm... Die kunnen we nu perfect identificeren en traceren in één krat. Dat was vroeger niet zo evident."
Meer verkopen, minder derving
Het is vanzelfsprekend geen toeval dat Delhaize precies aan de distributie van verse producten zoveel belang hecht. "Ultravers is een kernassortiment voor Delhaize. Deze producten moeten we absoluut perfect behandelen. De volumes in deze categorieën zijn zeer sterk gestegen de afgelopen jaren. Een traditionele voorbereiding is niet meer houdbaar. Het gaat om veel referenties, met zeer korte houdbaarheidsdata, die in kleine volumes worden besteld."
Complexe materie dus. Tanguy t'Serstevens schetst in vogelvlucht het traject dat ultraverse producten in het nieuwe distributiecentrum zullen doorlopen. "We maken een onderscheid tussen ‘stock items', die gedurende zeer korte tijd in het DC in stock liggen, en ‘non stock' items, die we ‘s ochtends bestellen, 's avonds ontvangen en 's nachts al meteen klaarzetten voor de winkels. Stock items worden in het nieuwe DC Fresh overdag geprepareerd, non stock items bij levering. De kratten worden pas op het allerlaatste moment gestapeld. Ze worden klaargezet op verrijdbare dolly's, in functie van de winkellay-out, met het oog op een optimale productiviteit op de winkelvloer."
De voordelen van deze manier van werken worden gauw duidelijk. Delhaize wint tijd én versheid. Veel producten winnen één dag code dankzij de nieuwe procedures, en dat is veel voor deze productcategorieën, die zeer korte houdbaarheidsdata hanteren.
De retailer kan bovendien met kleinere colli's werken. Winkels kunnen voortaan bepaalde ultraversproducten per drie of per vijf stuks bestellen, bijvoorbeeld. Dat is vooral interessant voor de vele zelfstandige buurtwinkels in het netwerk van Delhaize. Dank zij deze verbeterde service kunnen ze meer verse producten verkopen en is er minder derving. Versleveranciers krijgen op deze manier makkelijker toegang tot kleinere winkelpunten, die tot nu toe misschien geen klant waren omdat ze te grote hoeveelheden (omverpakkingen) moesten bestellen.
Het nieuwe krat
Eén van de opvallendste ‘zichtbare' vernieuwingen in het hele proces is het nieuwe Delhaize verskrat, dat in twee formaten (12 en 24 cm hoog) beschikbaar is. Waarom dat krat een noodzaak was? "Er was nog geen specifiek krat voor ultraverse producten op de markt. De belangrijkste nieuwigheid aan het krat is de stevigere bodem. In het nieuwe DC Fresh moeten de kratten namelijk veel grotere afstanden afleggen op de transportbanden. De traditionele blauwe kratten zijn daar niet tegen bestand", verklaart Tanguy t'Serstevens. "Het nieuwe krat is bovendien inklapbaar, dat was voor ons een absolute voorwaarde. Er is een RFID tag ingebouwd. Wijzelf gebruiken die momenteel niet, maar voor onze leveranciers is het een mogelijkheid. Delhaize gebruikt de GRAI barcode (Global Reusable Asset Identifier) die op elk krat is voorzien."
Overigens blijft EPS (Euro Pool System) de Delhaize krattenpool beheren. EPS blijft ook met het nieuwe krat gewoon de leveranciers bedienen zoals het dat gewend was. Het logistieke proces blijft op dit vlak dus net hetzelfde als met de bekende blauwe bakken.
Elektronische bestelcyclus
Om de verwerking en verzending van de nieuwe verskratten vlot te laten verlopen is elektronische communicatie een absolute noodzaak. En dat is een kolfje naar de hand van GS1 Belgium & Luxembourg . Deputy CEO Jan Somers is verheugd met deze case: "Hier wordt voor het eerst de ‘3-Way Match' in de praktijk toegepast op kratniveau. Dat is een grote doorbraak voor de Belgische retail."
GS1 Belgium & Luxembourg blijft niet aan de zijlijn staan maar staat in voor de ‘trajectbegeleiding' bij deze ingrijpende omschakeling. "We hebben onze mensen op training gestuurd bij Delhaize. Ze bezochten daarna - en nu nog - de leveranciers om te kijken waar ze staan, welke knelpunten er nog zijn. Met drie mensen bezoeken we een 35-tal leveranciers. We treden daarbij niet in de plaats van Delhaize of van de solution providers. Onze positie is neutraal. Dit is een perfecte toepassing van onze GS1 standaarden, daarom helpen we Delhaize als goed lid heel graag met de uitrol ervan. Voor onze mensen is dit een uniek project. We zijn niet enkel een organisatie die standaarden ontwikkelt en beheert, maar die zich ook inzet voor de praktische begeleiding van onze leden. We leren bijzonder veel uit de praktijk."
In de praktijk verloopt de bestelcyclus als volgt. Delhaize bestelt elektronisch bij de fabrikant, door middel van een ORDERS-bericht. Zodra de kamion geladen is en vertrekkensklaar staat, zal de leverancier een elektronische verzendnota (een ‘despatch advice' of DESADV-bericht) naar Delhaize versturen met daarin vermelding van alle geladen kratten + inhoud. Bij de aankomst van de levering in het DC Fresh wordt elk pallet individueel geïdentificeerd door het scannen van de SSCC, die op het palletlabel staat. De SSCC of Serial Shipping Container Code is het bindmiddel tussen de elektronische verzendnota en de fysische logistieke levering. Zo weet Delhaize perfect wat er allemaal op het pallet staat en in de kratten zit en kan de goederenontvangst vlot verlopen. Op basis van zijn correcte DESADV kan de leverancier gemakkelijk het factuurbericht (INVOIC) opstellen, waardoor alle informatiestromen verlopen met veel minder betwistingen of discussies. Dat betekent winst voor beide partijen.
De verwerking in het nieuwe DC zal sneller en efficiënter verlopen. De receptionist in het DC Fresh hoeft bijvoorbeeld enkel nog de temperatuur, de datum en de kwaliteit te controleren. Alweer tijdwinst. Het nieuwe distributiecentrum heeft slechts tien loskades. Een perfecte planning is dus essentieel. Delhaize werkt daarom voortaan met een leveringsagenda. De leveranciers krijgen een tijdslot waarbinnen ze zich dienen aan te melden aan het DC. Ze zullen dus geen uren hoeven te wachten vooraleer ze kunnen lossen.
Leerproces
Elke verandering vergt vanzelfsprekend de nodige aanpassingen. Leveranciers dienen waar nodig hun ERP-systeem bij te sturen om de elektronische berichten te kunnen verzenden, vaak moeten processen op de werkvloer gereorganiseerd worden en het personeel moet getraind worden. Dat betekent voor sommigen inderdaad een ingrijpende wijziging, maar ze is noodzakelijk om het proces vlot te laten verlopen.
Leveranciers die slechts kleine volumes afzetten of die een in/out assortiment aan Delhaize leveren, bijvoorbeeld enkel tijdens de eindejaarsperiode, kunnen gebruik maken van eenvoudige, web-based toepassingen en hoeven dus hun interne organisatie niet om te gooien. Voor grotere leveranciers, zoals TerBeke betekent de omschakeling een opportuniteit om ook de eigen logistieke organisatie op punt te stellen.
Wat leveranciers ook hebben moeten leren, is het anders opbouwen van de palletten met de nieuwe kratten. Een leerproces, maar niets onoverkomelijks. Het werken met ‘innerpacks' is inderdaad iets heel nieuws voor de fabrikanten. "We hebben onze leveranciers concrete voorstellen gedaan. Karton willen we bijvoorbeeld zoveel mogelijk vermijden om ecologische redenen. We geven de voorkeur aan plastic zakken, krimpfolie, tape of elastiek. We organiseerden hier bij ons een beurs met verschillende providers, waaronder ook leveranciers van innerpack oplossingen. Dat was een groot succes. Voor sommige producten zijn die innerpacks meteen ook ‘shelf ready packaging'. Dat is natuurlijk een ideale situatie", aldus Tanguy t'Serstevens, die eindigt op een positieve noot. "De reacties van de leveranciers zijn zeer positief. Uiteindelijk moesten ze de investering toch ooit doen. EDI is vandaag een absolute must."