GS1 Belgilux

Recent deelde Delhaize haar leveranciers mede dat de facturatie binnen afzienbare tijd papierloos zal verlopen, niet alleen om haar interne e-processen verder te optimaliseren, maar ook om in het kader van duurzaam ondernemen de papierberg en dus ook de CO2-uitstoot te verminderen! Deze nieuwe ontwikkeling leidt ongetwijfeld tot een win-win situatie. Carine DRIESSEN, Change Management & e-Projects bij Delhaize Group Belgium, geeft toelichting bij het project.

“Delhaize is reeds meerdere jaren bezig met elektronische uitwisseling van berichten. We zijn eerst gestart met elektronische orders. Later werden hier de INVOIC- berichten aan toegevoegd. Met de komst van het DC Fresh2-project, de nieuwe geautomatiseerde stapelplaats, wilden wij nog een stap verder gaan en komen tot een volledig geautomatiseerde supply-chain flow, van bestelling tot en met de receptie. Informatie tot op kratniveau was noodzakelijk. Vandaar de noodzaak tot gebruik van het DESADV-bericht om een snelle en correcte receptie van de goederen te garanderen. Om dit alles op een correcte manier uit te voeren was datakwaliteit belangrijk. Daarom zijn we hier naar het elektronisch uitwisselen van artikelinformatie via GDSN overgestapt. Hierdoor kan Delhaize vandaag de 3-Way-Match realiseren, zoals ook GS1 Belgilux voorstelt als ideaal proces.”

In de komende maanden gaat Delhaize nog een stap verder in de optimalisatie van haar e-Processen. Delhaize wil nu voor de facturatie overgaan naar e-Invoicing of dematerialisatie van facturen. Dematerialisatie is het principe waarbij enkel het elektronisch formaat van de facturen bewaard wordt en waarbij dus de papieren factuur wordt afgeschaft op voorwaarde dat bij het opslaan de authenciteit van herkomst en integriteit van inhoud gegarandeerd worden. Dit proces levert een aanzienlijke winst op voor zowel de leverancier als Delhaize. “Hierbij denken we vooral aan kosten voor aanmaak van de papieren factuur, verzending van facturen en archivering. We verwachten ook dat de doorlooptijd van een factuur tot een minimum herleid wordt. Bijkomend sluit dit project perfect aan bij het beleid van Delhaize Groep rond duurzaam ondernemen, één van de drie pijlers van onze bedrijfsstrategie. Dematerialisatie van facturen zorgt voor een besparing van tonnen papier en helpt ons dus de CO2-uitstoot te verminderen.“

“Delhaize startte in het najaar van 2009 met de nodige voorbereidingen voor e-Invoicing. Eerst werden de interne vereisten bepaald. Hoe moeten onze processen aangepast worden om een gedematerialiseerd proces mogelijk te maken? Welke extra controles moeten we voorzien? Hoe zit het met de wettelijke omkadering? Op deze en tal van andere vragen zochten we antwoorden en oplossingen. Vele van deze veranderingen hadden ook een grote impact op de interne processen van onze Accounts Payable diensten. Ook aankoop werd duidelijk geïnformeerd. Een goede dialoog met hen onderhouden is een must”. Om geen éénzijdige kijk te hebben op het project en om te komen tot een grotere standaardisatie op de Belgische markt, was Delhaize sterk betrokken bij de ontwikkeling van een standaard INVOIC-bericht en dus ook lid van de E-Invoicing werkgroup opgezet door GS1 Belgilux. Door middel van actief overleg en discussie werden visies van verschillende leveranciers en retailers uitgewisseld. Resultaat was het ‘ideale’ INVOIC-bericht dat officieel gepubliceerd werd in februari 2010.

“Samen met onze service provider Edicom werd er uiteindelijk een realistisch ‘on boarding plan’ vastgelegd waarbij er gekozen werd voor een gefaseerde aanpak gebaseerd op transactievolume. Om de leverancier duidelijk te informeren werd er veel aandacht besteed aan de documentatie. Voor elke structuur (96A/01B) werd een user guide opgemaakt. Randvoorwaarden en afspraken werden beschreven in de interchange agreement. Op 8 april 2010 zijn we gestart met de eerste roll out en was het e-Invoicing project van Delhaize gelanceerd.”