GS1 Belgilux

Dat de elektronische uitwisseling van informatie tussen leveranciers en retailers een belangrijke besparing met zich mee kan brengen, is intussen bekend. Steeds meer bedrijven zetten daarom deze belangrijke stap. KMO's hoeven daarbij geen drempelvrees te hebben. Het verhaal van delicatessenproducent Deldiche met klant Delhaize is hiervan een mooie illustratie.

Heel wat versleveranciers schrokken zich een hoedje toen ze eerder dit jaar een brief van Delhaize ontvingen, waarin hen gevraagd werd om tegen eind 2008 klaar te zijn voor een volledige elektronische gegevensuitwisseling voor bestelbon, verzendnota en factuur. De concrete aanleiding is het in gebruik nemen van een nieuw distributiecentrum vers door Delhaize in 2009. Maar uiteindelijk gaat het niet echt om een nieuw feit: de evolutie richting eCom is volstrekt logisch en onvermijdelijk, ook voor bedrijven die niet meespelen in de Champions League van de multinationals. Dat blijkt uit een openhartig gesprek tussen Michel Eeckhout, CEO van Delhaize, Luc en Jim De Cock, resp. Afgevaardigd Bestuurder en Bestuurder van leverancier Deldiche, en Jan Somers, deputy CEO van GS1 Belgium & Luxembourg.

Topprioriteit

De zogenaamde "3-way match" is vandaag een absolute topprioriteit voor GS1 Belgium & Luxembourg. Bedoeling is de bestelcyclus volledige elektronisch af te dekken, van order over verzendnota tot en met factuur. Op die manier kan men flink besparen op mankracht, voorraadniveau en administratiekosten. Bovendien vermindert men de doorlooptijden en vermijdt men fouten. Niets dan voordelen dus.

Echt moeilijk is het op elkaar afstemmen van die elektronische berichten eigenlijk niet, maar het veronderstelt vanzelfsprekend wel een zekere vertrouwdheid met de GS1 identificatiestandaarden. Zonder gegevenssynchronisatie werkt het niet.

"Om de laatste hinderpalen voor een uitrol van het 3-way match concept weg te nemen, zet GS1 Belgium & Luxembourg een pilootproject op met vier retailers en 14 leveranciers", vertelt Jan Somers. Eén van de objectieven is het in kaart brengen van de kleine verschillen in procedures, die historisch ontstaan zijn tussen de verschillende retailers. Als men die verschillen kan wegwerken, verlaagt immers automatisch de drempel voor leveranciers. Bijzondere aandacht gaat daarbij naar KMO's, die soms wat koudwatervrees tonen ten opzichte van elektronische communicatie. Ten onrechte, want de moderne (internet)technologie maakt eCom vlot toegankelijk voor iedereen.

Verschillende bedrijven werken vandaag al met elektronische bestelbons of facturatie. Maar van de drie berichten in het 3-way match concept is de elektronische verzendnota de laatkomer. Dit bericht is namelijk moeilijk om te automatiseren. De leverancier kan de leveringsnota pas genereren wanneer de deuren van de vrachtwagen worden gesloten, en de nota moet bij de retailer aankomen vooraleer de vrachtwagen aan de laadpoort van het distributiecentrum staat. Dat is complex, het vraagt een grote logistieke discipline. De verzendnota is ook een essentieel document: want pas na ontvangst, controle en bevestiging ervan in het distributiecentrum kan de leverancier zijn elektronische factuur opmaken.

Proximiteit

"3-way match gaat voor Delhaize niet enkel over kostenbesparing, het is een strategische optie", verklaart Michel Eeckhout: "Als we erin slagen om zowel de bestelbon, de verzendnota als de factuur te automatiseren, besparen we niet alleen op administratie maar verhogen we ook de logistieke efficiëntie."

Een concreet voorbeeld maakt veel duidelijk. In haar nieuwe distributiecentrum vers, dat in de loop van 2009 operationeel wordt, wil Delhaize enkel nog elektronische verzendnota's ontvangen, eerst op palletniveau, later ook op kratniveau.

DC Fresh II: De ‘Taylor Made' stapelplaats voor de Delhaize buurtwinkels

Delhaize wil in het nieuwe DC gemengde palletten en kratten kunnen verwerken. Dat moet de levering naar de vele buurtwinkels in het Delhaize-netwerk verbeteren. Proximiteit is vandaag immers een sterk groeiend segment in retail en een prioriteit voor Delhaize. En buurtwinkels, zoals Delhaize Proxy of Shop ‘n Go, bestellen nu eenmaal niet per karton: ze willen drie stuks van referentie x, vier stuks van referentie y...

Een geautomatiseerde verzendnota biedt in dat opzicht heel wat voordelen: het opent de weg naar ‘piece picking' in het distributiecentrum. De leveringen worden beter afgestemd op de noden van de winkels, wat de versheid van de producten ten goede komt. De volumes in de vrachtwagens worden geoptimaliseerd. Daar vaart ook het milieu wel bij. De winkels worden beleverd op dolly's, waarin de bakken worden klaargezet in functie van de winkellay-out, waardoor de productiviteit ook op de winkelvloer verhoogt.

Traceerbaarheid

Deldiche levert aan Delhaize een 20-tal referenties in het mediterrane gamma: tapas, tapenades, salades... Het gaat om koelverse producten met een houdbaarheid van maximaal drie weken. Deldiche levert driemaal per week tot zelfs dagelijks indien nodig.

Dat elektronische communicatie het bestel- en leverproces bij Deldiche flink kan vereenvoudigen, wordt snel duidelijk wanneer we de ‘oude' procedures overlopen. Volgens de traditionele methode komen de bestellingen namelijk tot tweemaal per dag bij Deldiche binnen per fax. De bestelling wordt in het systeem gebracht, uitgeprint en klaargemaakt. Dan wordt de verzend-nota gemaakt, gedrukt en gecontroleerd. Men komt pas bij de goederenreceptie te weten dat sommige producten ontbreken. Kortom: het gaat om een heleboel handelingen, waarbij fouten kunnen worden gemaakt, of waarbij misverstanden kunnen ontstaan.

"Een feilloze communicatie met de retailers is essentieel. Anders verlies je veel tijd en energie. Elektronisch kun je op alle vlakken veel sneller ageren. Er worden minder fouten gemaakt, er is meer controle, de traceerbaarheid verbetert. We vinden het een voordeel dat we op die manier ons kwaliteitssysteem actiever beleven", meent Luc De Cock van Deldiche.

De stap naar elektronische gegevensuitwisseling vergt natuurlijk wel een zekere investering in software, hardware en opleiding. Deldiche werkt daarvoor nauw samen met solution provider Babelgom. Op de totale kost heeft het bedrijf nog geen exact zicht, maar een bezwaar is de investering in geen geval.

"We willen mee vooraan staan, en geen enkele troef laten liggen om de groei van ons bedrijf te bevorderen. Dit concept past bovendien perfect in onze bedrijfsfilosofie, die sterk op innovatie is gericht", stelt Jim De Cock. "We hopen dat op deze manier de deuren ook makkelijker opengaan bij andere vestigingen van Delhaize Groep, zoals bijvoorbeeld Alfa-Beta in Griekenland".

Deadline nadert

Voor Delhaize is het nieuwe vers-distributiecentrum een levensbelangrijk strategisch project, dat gepaard gaat met een omvangrijke investering. "Het gaat om onze ‘fond de commerce'. Dit is de toekomst, daarin geloven we rotsvast", besluit Michel Eeckhout beslist. De retailer wil dan ook snel gaan met de invoering van 3-way match en heeft daarvoor de leveranciers aangeschreven. De elektronische verzendnota op palletniveau moet tegen 31 december 2008 operationeel zijn. De elektronische verzendnota op kratniveau verwacht Delhaize uiterlijk tegen 9 september 2009, de datum waarop het nieuwe DC Fresh officieel in gebruik wordt genomen.

Nogal wat leveranciers voelden zich wat verloren na die dringende vraag van Delhaize, maar GS1 Belgium & Luxembourg staat klaar om te helpen met informatie, tools en opleidingsmodules. "We hebben bijvoorbeeld recent een online testrobot ontwikkeld, Calimero. Hier kunnen leveranciers gratis online hun elektronische berichten testen, om na te gaan of ze aan de GS1 standaarden voldoen", verklaart Jan Somers.

Met het 3-way match pilootproject verwachten we positieve cases, die de drempel voor KMO's helpen verlagen. Het voorbeeld van Deldiche toont nu reeds aan dat er geen enkele reden is tot paniek. "Integendeel zelfs", bevestigt Luc De Cock: "De invoering van 3-way match helpt je om je processen te optimaliseren. Het is veel minder erg dan je zou denken."