GS1 Belgilux

Samen met de World Customs Organisation (WCO) en een aantal belangrijke partners uit de drankensector heeft GS1 een succesvol internationaal pilootproject gerealiseerd. De doelstelling was te testen in welke mate de SSCC voldoet als uniek referentienummer in douaneprocessen. Het gebruik van een uniek referentienummer doorheen de internationale toeleveringsketen biedt immers een belangrijke toegevoegde waarde, zoals een verhoogde veiligheid en een efficiëntere en vlottere doorstroming van goederen en informatie tussen douane-agentschappen en handelspartners van internationale toeleveringsketens.

Internationale handel en douane: een stand van zaken

Internationale handel is niet meer weg te denken uit onze maatschappij en de noodzaak tot tracering over de grenzen heen wordt alsmaar groter. Internationale handel gaat ook vaak gepaard met complexe toeleveringsketens. Zo participeren in een dergelijke toeleveringsketen niet enkel een koper en een verkoper, maar maken ook door de overheid gecontroleerde autoriteiten, zoals douanes en andere partijen, deel uit van de keten.

Douanes controleren en beheren de internationale goederenbewegingen over de grenzen heen. Door de oorsprong en bestemming van de getransporteerde goederen te controleren, zijn zij in de unieke positie om een grotere veiligheid in de globale toeleveringsketen te creëren. Ook trachten ze fraude te bestrijden door te controleren op namaakproducten, goederen afkomstig uit oneerlijke handel, ...

De realiteit is dat douane-autoriteiten vandaag nog te veel opereren als een individuele natie terwijl ze veeleer zouden moeten optreden als onderdeel van een globaal team, dat enerzijds kijkt naar de behoeften en bescherming van internationale lidstaten, maar anderzijds ook een link kan leggen naar de noden van de commerciële sector. Er is nood aan een uitgekiende strategie om de doorstromingen van internationale handel op zodanige manier te beveiligen dat de douane niet meer belemmerend werkt, maar integendeel voor een vlotte doorstroming van goederen en informatie instaat.

De World Customs Organisation (WCO) is zich hiervan bewust en heeft daartoe een "WCO framework" opgesteld dat pleit voor het gebruik van standaarden om deze dubbele opdracht van beveiliging en vlotte doorstroming mogelijk te maken. In dit kader kwam de UCR of ‘Unique Consignment Reference' aanbeveling tot stand. Deze unieke verzendingsreferentie werd in 2004 goedgekeurd door de WCO als hét referentienummer voor douanepraktijken.

UCR: Unieke verzendingsreferentie

De UCR aanbeveling moet de internationale handel vergemakkelijken en aan de douane een methodiek voor doeltreffend risicomanagement en audit-gebaseerde controles verlenen. Het UCR nummer moet gebruikt worden voor alle internationale goederenbewegingen waarvoor douanecontrole vereist is. Het zal ook gehanteerd worden als een toegangssleutel voor audits, voor tracering van verzendingen, en om na te gaan of de getransporteerde goederen overeenstemmen met datgene dat men beweert te transporteren.

UCR nummers moeten nationaal en internationaal uniek zijn en zo vroeg mogelijk in de toeleveringsketen toegekend worden. Het UCR nummer moet bovendien conform de ISO 15459 standaard zijn, die stelt dat elke transporteenheid moet voorzien zijn van een unieke ‘nummerplaat' of ‘equivalent eigendomsnummer'.

Waarom de GS1 SSCC gebruiken als UCR?

Wanneer goederen internationaal getransporteerd worden met tussenkomst van verschillende handelspartners (uitvoerders, logistieke dienstverleners, transporteurs, douaneagentschappen, invoerders, ...), is het een groot voordeel wanneer alle partijen identieke referentienummers gebruiken bij hun informatieuitwisseling.

De SSCC, het unieke GS1 identificatienummer voor logistieke eenheden (zoals pallets, containers, dozen), laat toe om logistieke eenheden doorheen de toeleveringsketen te beheren en te traceren. Dankzij de SSCC kunnen gegevens bij alle handelpartners snel geïntegreerd en verwerkt worden, hetgeen kostenbesparingen met zich meebrengt.

De GS1 SSCC kan als UCR gebruikt worden omdat de GS1 SSCC:

• een identificatiesleutel is die reeds ruim gebruikt wordt in de internationale handelsomgeving. Meer dan 1,2 miljoen bedrijven wereldwijd gebruiken reeds de GS1 identificatiesystemen in hun dagelijkse verrichtingen, hetgeen de globale adoptie van de UCR in door de overheid gecontroleerde omgevingen kan vergemakkelijken;
• een unieke identificatie van de verzendeenheden doorheen de internationale toeleveringsketen mogelijk maakt en ondersteuning biedt voor zowel het douaneproces als voor commerciële tracering;
• geschikt is voor het verlenen van verstaanbare en tijdige informatie aan douane autoriteiten met betrekking tot de oorsprong van de verzending.

Bovendien is de GS1 SSCC conform de ISO 15459 standaard, één van de vereisten die de WCO aan een UCR nummer oplegt. Verder moedigt WCO partijen in internationale handel aan om bij het vastleggen van de UCR maximaal gebruik te maken van bestaande leverancier-, klant- en transportreferenties. De SSCC gebruiken als UCR past dus perfect binnen de WCO aanbevelingen.

SSCC/UCR pilootproject tussen Australië en UK in de toeleveringsketen van wijnen en likeuren

a. Projectbeschrijving

Constellation Europe en Diageo, twee grote bedrijven uit de wijn- en likeursector, hebben een pilootproject uitgewerkt om het gebruik van de SSCC als UCR te demonstreren. Andere deelnemers aan het project waren HM Revenue & Customs (UK), de Australische Douanedienst (ACS) en Trans Ocean Distribution (TOD). WCO, de Wijn en Likeuren handelsorganisatie (WSTA) van het VK, GS1 UK, GS1 Australia en GS1 (de internationale organisatie) gaven tevens ondersteuning aan het project.

Het hoofdobjectief van het project was het gebruik van de SSCC als UCR voor douanedoeleinden te testen en de voordelen ervan voor alle partners in de toeleveringsketen aan te tonen. Op langere termijn wil men nagaan of de SSCC/UCR volledig geïntegreerd kan worden in de alledaagse logistieke processen en douaneformaliteiten.

Hardy Wine Company, Constellation en Diageo maakten reeds gebruik van de GS1 SSCC in hun productie- en distributieprocessen, wat het pilootproject enigszins vereenvoudigde. Zij hebben evenwel het gebruik van de SSCC moeten uitbreiden naar internationale transacties zoals in commerciële orders, bij het documenteren van verzendingen, en in legale gemandateerde aangiften bij de douane autoriteiten van het VK en Australië.

b. Beschrijving van de goederen- en informatiestroom

Het pilootproject omvatte twee goederenstromen: wijntransport in bulk van de Hardy Wine Company (Australië) naar Constellation Europe (VK), en transport van likeur van Diageo Scotland (VK) naar Diageo Australië. Het project liep van maart 2006 tot juni 2007. In dit artikel bespreken we enkel de eerste goederenstroom.

Het exporteren van de wijn in bulk start bij de Hardy Wine Company, die op elk van de flexitanks, waarin de wijn verscheept wordt, een SSCC voorziet. Deze SSCC's zijn in zijn intern systeem opgeslagen en tevens gelinkt aan commerciële documenten, alsook aan de vrachtbrief die met de goederen meereist. Vervolgens wordt de SSCC/UCR informatie, als onderdeel van de uitvoeraangifte, doorgestuurd naar de Australische Douanedienst (ACS). Na vrijlating van de tanks, brengt de Australische Douanedienst de invoerdouane, d.i. HM Revenue & Customs in het VK, op de hoogte en deelt de SSCC's van de verzonden flexitanks mee.

Intussen heeft Constellation Europe van Hardy in Australië een e-mail ontvangen over de verzonden SSCC's. Zonder echte structurele wijzigingen aan te brengen aan zijn intern systeem creëerde Constellation Europe het aankooporder. Op basis van de informatie van Hardy, maakte hij een link tussen het aankooporder en de SSCC. Zo kan Constellation het aankooporder opvragen via een simpele zoekopdracht op basis van de SSCC.

Ook het verzendagentschap Trans Ocean Distribution (TOD) heeft van Hardy informatie ontvangen over de SSCC's in het vrachtdocument. TOD voert deze gegevens in in zijn Shipment Tracker Software. Wekelijks stuurt TOD informatie over het verloop van het internationaal transport naar Constellation Europe. Eens de tanks bij HM Revenu & Customs aangekomen, overhandigt TOD het aangifteformulier van invoercargo inclusief de SSCC/UCR informatie. Vervolgens controleert HM Revenu & Customs (VK) op basis van de SSCC en de verzendgegevens, de handelsinformatie met de douaneformaliteiten. HM Revenue & Customs verwerkt de aangifte en kent de vergunning toe voor vrijgeving van de tanks.

Wanneer Constellation de wijn ontvangt, worden de SSCC's bevestigd via de leveringsnota. De SSCC's van deze goederen zijn gelinkt aan het aankooporder. Aangezien de SSCC's steeds gelinkt zijn met de verkregen lotnummers, is de tracering gegarandeerd doorheen de volledige internationale toeleveringsketen.

c. Key learnings van dit project

• De huidige gegevensuitwisseling doorheen de volledige toeleveringsketen is nog te omslachtig en gefragmenteerd;
• Dankzij de SSCC kan een directe link gelegd worden naar commerciële, financiële en transportdocumenten. Dit laat toe goederen beter te traceren doorheen internationale toeleveringsketens.
• De partijen betrokken bij het project konden aantonen dat het perfect mogelijk is om een unieke referentie zoals de SSCC, te gebruiken als UCR en dit door alle partners van de internationale toeleveringsketen;
• Mits gebruik van de SSCC kan de gegevensverwerking tussen de douane-instanties voor in- en uitvoer vereenvoudigd worden. Bovendien kunen de goederen sneller goedgekeurd en vrijgegeven worden;
• Door te opteren voor de SSCC als UCR, kunnen goederen beter en sneller getraceerd worden, wat een grotere veiligheid in de toeleveringsketen garandeert. Ook fraudebestrijding kan zo beter aangepakt worden;
• Indien alle partners van de internationale toeleveringsketen de SSCC als standaard zouden aanvaarden en toepassen zou de informatie-uitwisseling een stuk efficiënter en transparanter verlopen. Een betere gegevensafstemming leidt bovendien tot kostenbesparingen;
• In dit project gebeurde de gegevensuitwisseling nog via e-mail. Een uitzondering hierop was de Australische douane die in haar uitvoeraangifte reeds een apart ‘UCR'veld voorzien heeft, en aldus de SSCC elektronisch communiceert. Wenst men de SSCC/UCR volledig te integreren in bestaande informatiestromen, dan zal een herstructurering van de interne processen voor alle partijen in de toeleveringsketen vereist zijn;
• Dit pilootproject werd bewust eenvoudig gehouden. Dit moest toelaten de impact van de SSCC als UCR op systemen en processen ten volle te begrijpen. Pas in een volgende fase zal het nuttig zijn om meer complexiteit toe te voegen, zoals bijvoorbeeld een verzending die verder opgesplitst wordt, of nog meer actoren in de keten.