GS1 Belgilux

Bereid u tijdig voor!

GS1 Belgium & Luxembourg heeft het concept ontwikkeld van een Coupon Data Pool voor elektronische aanmaak, verwerking en clearing van kortingbonnen. Op een informatiesessie op maandag 31 mei jl. kregen alle uitgevers van kortingbonnen een heldere uiteenzetting over wat de Coupon Data Pool is, hoe hij vanaf voorjaar 2011 op de Belgisch-Luxemburgse markt geïmplementeerd zal worden en wat van de kortingbonuitgevers verwacht wordt.

In 2009 zijn in België 153 miljoen kortingbonnen benut. Vandaag worden die bonnen nog manueel geverifieerd, verzameld en geteld. Die verrichtingen kosten alle partijen hopen geld, zijn tijdrovend en impliceren een hoge foutenmarge. De grote innovatie van de GS1 Belgilux Coupon Data Pool berust in het feit dat de kortingbon via GDSN gelinkt wordt aan de GTIN's van werkelijk aangekochte producten. SA2 Worldsync/acardo verzorgt het technisch beheer. Een honderdtal Nederlandstalige en nagenoeg evenveel Franstalige couponuitgevers namen op 31 mei jl. aan de informatiesessie van GS1 Belgium & Luxembourg deel.

Het project

In uiteenzettingen van achtereenvolgens Renaud Cosyns, Jan Somers en Wim Peeters, die respectievelijk voorzitter, ceo en director projects zijn van GS1 Belgium & Luxembourg, kwam de opzet en de werking van de Coupon Data Pool aan bod. De Coupon Data Pool moet een vereenvoudigde en versnelde clearing van kortingbonnen aan de kassa mogelijk maken. Een vermindering van kosten en fouten zal het gevolg zijn.

Een van de vereiste voorwaarden om aan de Coupon Data Pool deel te nemen, is het vooraf invoeren van de product-GTIN's waarop de kortingsbonnen betrekking hebben, in een GDSN data pool, zoals de CDB van GS1 Belgium & Luxembourg. In de toekomst zullen ook andere vormen van kortingbonnen via de Coupon Data Pool geïntegreerd kunnen worden, zoals kortingbonnen via SMS, MMS of NFC.

De GS1 Coupon Data Pool biedt leden van GS1 Belgium & Luxembourg een onbetwistbare win-win. Fabrikanten kunnen rekenen op lagere kosten, minder ten onrechte betaalde kortingbonnen en een snellere rapportering, terwijl de distributeurs hun voordeel halen uit lagere kosten, een sneller kassaproces en een betere cashflow.

Delhaize en Carrefour zijn al mee

Op de informatiesessie van 31 mei jl. waren ook getuigenissen te horen van waar Delhaize en Carrefour intussen staan met de GS1 Coupon Data Pool. Zij hebben immers aanvaard om het project te trekken en er vanaf het voorjaar van 2011 (april) 'live' mee te gaan. We voerden met de vertegenwoordigers van beide retailers op de infosessie een kort verduidelijkend gesprek.

Renaud Cosyns, Administratief Directeur Carrefour Belgium:

"Als je de verschillende soorten coupons die aan onze kassa's passeren, bij elkaar optelt, kom je algauw aan zo'n vijftig miljoen. Wanneer we de verwerkingsprocessen aan de kassa's willen versnellen, is de impact van die coupons bijzonder groot. Een systeem dat de doeltreffendheid kan verhogen en waarmee we foutenlast kunnen vermijden, trekt dus onze volle aandacht. We zien het bovendien als een dienstverlening aan onze leveranciers.

Wij hebben niet alleen af te rekenen met leveranciersbonnen, maar ook met maaltijdcheques, de eigen bonnen van Carrefour en dergelijke. We zouden graag één oplossing willen, waarmee we alle problemen ineens kunnen oplossen. Al die bonnen en cheques op termijn dematerialiseren en de kassaverwerking verder automatiseren lijkt ons een uitdagende denkpiste. Daarbij moet controle op de kwaliteit wel altijd centraal blijven staan.

We doen er alles aan om tegen het voorjaar van 2011 operationeel te zijn met de Coupon Data Pool. Wat de softwareontwikkeling betreft, zal dat wel lukken; kwestie is nu de leveranciers te sensibiliseren en te overtuigen. Het grote voordeel dat zij bij de Coupon Data Pool hebben, is dat de clearing van de kortingbonnen voortaan gekoppeld is aan een controle op de effectieve verkoop van het betreffende product. Om dat mogelijk te maken, moet alle productinformatie dus in één centrale database bij elkaar komen."

Marc Neys, Senior category manager Delhaize Group:

"Samen met Carrefour verwerken wij aan onze kassa's het grootste volume in aantallen bonnen. De manuele verwerking daarvan aan de kassa brengt een enorme workload met zich. Verder is er het financiële plaatje: nu schieten wij de waarde van de coupons als het ware voor; met de Coupon Data Pool komt het geld sneller beschikbaar. Een en ander maakt dat wij niet veel overredingskracht nodig hadden om snel op de kar te springen.

De versnelde omschakeling van onze eigen Vendor Portal naar GDSN vergt een investering in onze IT-applicaties en ook interne opleiding voor het beheer van de nieuwe systemen. Door de efficiëntere oplossing die de Coupon Data Pool biedt voor de couponcontrole, vormt hij nochtans een onmiskenbare toegevoegde waarde. Manuele couponcontrole door de caissières leidt tot discussies over de geldigheid en de aanvaardingstermijn.

De Coupon Data Pool maakt het debat over de kortingbonnen objectief en zorgt er ook voor dat vergissingen vermeden kunnen worden. De leveranciers hebben er dus alle belang bij de bonnen allemaal in het centrale systeem in te brengen. Dat vraagt nu even wat extra werk, maar het rendement op termijn staat buiten kijf. Door de koppeling van de kortingbon met de effectieve aankoop zal de misredemption (nu 4%!) tot het verleden behoren."

Geen twee systemen naast elkaar laten bestaan

De druk om nu snel werk te maken van de GS1 Coupon Data Pool komt in de eerste plaats van de retailers, lijkt het. Toch houdt het nieuwe concept evengoed heel wat voordelen in voor de leveranciers.  Dat ziet ook Vincent de Clippele, die niet alleen CEO is van Nestlé (één van de grootste uitgevers van coupons in ons land) maar ook de voorzitter van BABM, de vereniging van merkfabrikanten. Hij pleit voor een intenser overleg tussen retailers en fabrikanten.

Hoe zwaar tilt Nestlé aan de couponproblematiek? 

"Coupons zijn enorm belangrijk voor Nestlé in België, in alle productcategorieën. We gebruiken coupons in de brede zin: voor directe kortingen, kortingen op de volgende aankoop, gratis producten, proefstalen - met name van verse producten... We publiceren bonnen op onze verpakkingen, in magazines of huis-aan-huisbladen en natuurlijk ook op het internet, nu er dank zij de BABM en GS1 een standaard is voor e-coupons. Per jaar gaat het om vele honderdduizenden bons. Er is geen enkele reden om aan te nemen dat we in de toekomst minder coupons zouden gebruiken. Coupons zijn echter ook storend. Je moet ze uitknippen, aan de kassa zorgen ze voor extra handling en dus vertraging, achteraf moeten ze nog verwerkt worden. Het is een complex traject dat we in vraag moeten stellen. Zijn we vandaag wel efficiënt bezig?"

Waar liggen vandaag de knelpunten? 

"Bonnen worden niet altijd correct geïnd. Misschien worden ze gebruikt voor een ander product, of worden ze niet goed begrepen door de caissière. Er vindt nogal wat fysieke manipulatie plaats van de bons, tussen het innen aan de kassa en het factureren aan de fabrikant. Je moet geen grote visionair zijn om te beseffen dat dit op termijn niet houdbaar is. Nestlé is als bedrijf dus zeker een voorstander van het ontwikkelen van een meer efficiënt systeem. We zien de voordelen: minder manipulatie, minder fouten, minder fraude... Bovendien kan couponing veel meer zijn dan enkel korting geven. Bonnen zijn een sterke marketingtool. De data pool laat ons toe om bonnen efficiënter en intelligenter in te zetten. Als we weten wie, waar, wanneer, welke bon inwisselde, dan wordt iedereen daar beter van: de consument, de retailer en de fabrikant."

U bent dus een pleitbezorger van de Coupon Data Pool?

"Ik wil toch een voorbehoud maken. We mogen geen waarde verspillen in de keten, door verschillende systemen parallel naast elkaar te laten bestaan. Een nieuw systeem zou van meet af aan gebruikt moeten worden door alle retailers en alle leveranciers. Vandaag passeren alle bonnen langs één stroom. Met de datapool komt daar een tweede stroom bij. Voor ons houdt dat nieuwe IT-investeringen in. Het is niet goed om verschillende systemen aan te houden voor de verwerking van coupons. De clearing houses en de coupon datapool moeten dus samenwerken, om ervoor te zorgen dat alle data naar de fabrikanten samenstromen via één enkele, neutrale interface. Want wij, die alles betalen, willen geen twee systemen naast elkaar in stand houden. Het is goed om te horen dat twee grote retailers al meedoen met het systeem dat GS1 voorstelt, maar het zou nog beter zijn wanneer alle retailers het onderling eens raken. Dat zou een taak voor FEDIS kunnen zijn. Kijk, het gaat hier om zaken die niet zichtbaar zijn voor de consument en waarop we ons dus niet hoeven te differentiëren. Dan moet je zoveel mogelijk samenwerken en nutteloze stappen elimineren. Dat is de ECR gedachte. Het gaat over standaardisering, net zoals we dat hebben gedaan voor de barcodes, paletten en kratten. Ik hoop dus dat iedereen snel rond de tafel gaat zitten."

De Coupon Data Pool veronderstelt dat alle leveranciers hun productgegevens in een elektronische datapool opladen. Een goede zaak?

"Met datasynchronisatie is Nestlé al vele jaren bezig, we zijn als internationale groep één van de voorlopers hierin. Alle leveranciers zouden moeten begrijpen dat datapools gewoon fundamenteel zijn voor de business vandaag. Als je eens en voorgoed al je data hebt ingegeven, dan heb je later geen dubbel werk meer bij de verschillende retailers. Voorwaarde is natuurlijk wel dat die retailers de datapools dan ook effectief gaan gebruiken, en ons geen bijkomende criteria opleggen."

Is de gestelde deadline haalbaar?

"Een deadline is goed omdat het helpt om de zaken vooruit te laten gaan. Maar een deadline moet worden afgesproken, niet opgelegd. We moeten toch leren om meer vanuit een win-win ingesteldheid samen te werken, in plaats van eenzijdig zaken op te leggen. Ik meen dat we samen met BABM, FEDIS en GS1 tot een overeenkomst moeten komen. Je moet er toch rekening mee houden dat de Coupon Data Pool van ons enkele investeringen vergt, die we nog niet gebudgetteerd hadden. GS1 moet de leveranciers helpen om dit snel en efficiënt op te lossen. De vraag is ook: zullen we de Coupon Data Pool in de vorm die nu op tafel ligt, overal kunnen gebruiken? Ik betwijfel het. Voor de moderne retailers is er geen enkel excuus, maar voor de traditionele retail is het complexer. Ik denk dan vooral aan de kleinere zelfstandigen, de buurtwinkels. Ook daar zal GS1 een oplossing voor moeten vinden."

De Coupon Data Pool: een historische kans!

Jan Somers

De Coupon Data Pool is een erg belangrijk project van en voor GS1 Belgilux. GS1 wil niet meer louter de standaarden-organisatie zijn. De Raad van Bestuur en de leden willen meer, nl.  concepten die innoverend zijn, die kosten uit de waardeketen halen en die bedrijven meer en beter doen samenwerken. In die zin is de Coupon Data Pool een uitdaging voor de ganse GS1 gemeenschap.

Geen kortingbon zal nog aangemaakt kunnen worden zonder dat de producten zich in het GDSN netwerk bevinden. Twijfelt u nog?  Kijk dan naar het filmpje met Michel Eeckhout van Delhaize. De vraag naar betere datakwaliteit is meer dan ooit actueel, niet alleen meer voor logistieke toepassingen, maar ook voor B2C. Bedrijven die intern geen goede datakwaliteit nastreven, zullen immense problemen ondervinden. Vandaar, start nu met de CDB, voer uw data in, éénmaal en goed, want volgend jaar zal je dit nodig hebben om kortingbonnen te creëren. Logisch, noch Delhaize, noch Carrefour willen het risico lopen van kortingbonnen die niet scannen wegens slechte datakwaliteit.

De ervaring leert ons dat het enkele weken duurt vooraleer u "live" bent op de CDB. Begin er dus tijdig aan en wacht niet tot 2011! Natuurlijk zal GS1 Belgilux nog veel communiceren en samen met u deze nieuwe stap voorbereiden.  De artikels in deze LINK met Renaud Cosyns, Marc Neys en Vincent de Clippele geven stof tot nadenken. Dit is wat we nodig hebben. Bedrijven die durven meedenken en handelen om samen te innoveren en de kosten te doen dalen.