GS1 Belgilux

Door een recent Koninklijk Besluit, dat op 1 januari 2010 in voege is getreden, veranderen de voorwaarden waaraan de uitwisseling van elektronisch facturen (e-facturen) moeten voldoen. Het doel is een vereenvoudiging, maar het resultaat is helaas veeleer verwarring. We vroegen factuurexpert professor Jos Dumortier om duidelijkheid over wat mag en wat niet, en over wat de toekomst brengt.

Professor Jos Dumortier is een beslagen jurist, die als professor ICT Law verbonden is aan de KU Leuven. Hij is er directeur van het Interdisciplinair Centrum Recht en ICT (ICRI). Als hij het niet weet, dan wij ook niet, dachten we. We zochten hem op om voor ons én voor u enige klaarheid te brengen in de wat diffuse materie van het elektronisch factureren.

BTW-reglementering

Eerst even naar de oorsprong: aan het huidige KB gaat een wet vooraf.

Dumortier: Inderdaad, de wet van 1 januari 2004 maakt het elektronische factureren wettelijk mogelijk in België. België had evenwel geen keuze: het moest een Europese richtlijn in die zin in nationale wetgeving omzetten. De mogelijkheid tot elektronisch factureren moet bij wet geregeld zijn om een correcte toepassing te garanderen, zodat die controleerbaar is in het raam van de btw-reglementering. We hebben het hier dan ook louter over het fiscale aspect van de factuur. Een factuur heeft namelijk ook nog andere functies, bijvoorbeeld als bewijsstuk van een transactie tussen partijen.

Voor alle duidelijkheid: wat verstaan we onder 'elektronische factuur'?

Dumortier: De term slaat niet op het maken ervan. We mogen ervan uitgaan dat 99 % van de facturen elektronisch gemaakt worden, namelijk in een tekstverwerker, een spreadsheet of een boekhoudprogramma. Nadien kun je ze naar een printer sturen, zodat je ze in een papieren factuur omzet, waarna je ze eventueel met de post opstuurt. We spreken pas van een e-factuur, als ze ook in elektronische vorm bezorgd is. Dat kan via e-mail zijn, maar ook door afgifte op usb-stick of cd, of door verzending als gestructureerd (EDI-)bericht.

Welke problemen kunnen daarbij rijzen, zodat deze regelgeving nodig is?

Dumortier: Cruciaal is de vraag of de integriteit van de inhoud en de authenticiteit van de herkomst van de factuur gegarandeerd zijn. Een KB uit 2004 bij de toenmalige wet omschrijft de modaliteiten die tot een geldige e-factuur leiden, die ook aanvaardbaar is voor de btw-administratie. Twee mogelijke pisten zijn daarin voorzien: gebruik van een geavanceerde elektronische handtekening of (impliciete) beveiliging via EDI-afspraken. Daarnaast is ook de mogelijkheid opengelaten om later eventueel nog andere technieken via een KB te aanvaarden, indien er nieuwe technologische mogelijkheden zouden ontstaan.

Juridisch waterdicht

Wat is nu eigenlijk het probleem met het nieuwe KB van 2010?

Dumortier: Men heeft de modaliteiten uit 2004 - keuze tussen geavanceerde elektronische handtekening of EDI - eigenlijk terug afgeschaft. Aan de wet is echter niets veranderd. Daarin staat nog steeds dat de authenticiteit en de integriteit van de elektronische factuur gewaarborgd moeten zijn volgens modaliteiten die door de koning bepaald zullen worden. Nu de koning zelf de eerder (in 2004) uitgevaardigde modaliteiten weer heeft afgeschaft, ontstaat dus ruimte voor interpretatie en discussie. Daarbij mag men niet vergeten dat de keuze tussen geavanceerde handtekening en EDI nog steeds in de Europese richtlijn staat. Een mogelijke conclusie zou nu kunnen zijn dat men, vermits de koning de modaliteiten niet (meer) bepaalt, automatisch terugvalt op de Europese regels. Dat zou betekenen dat het nieuwe KB eigenlijk niets heeft veranderd.

Het gaat eens te meer om het bewijs van authenticiteit en integriteit.

Dumortier: Inderdaad. Verschillende Scandinavische landen en Nederland hebben eerder al geoordeeld dat het invoeren van strenge modaliteiten om de integriteit en de authenticiteit van de e-factuur te bewijzen, te zwaar weegt. In die landen is een gewoon pdf-document dat via e-mail verstuurd is, voldoende. Uitgangspunt daarbij is: waarom zou je aan een elektronische factuur andere, strengere eisen stellen dan aan een papieren factuur? Economisch lijkt die redenering perfect plausibel, maar juridisch is ze in de huidige stand van ons Belgisch recht helaas niet geheel waterdicht...

België schuift nu mee op in de richting van Scandinavië en Nederland?

Dumortier: Er ligt een voorstel voor Europese richtlijn ter tafel - waarover de discussie nog volop woedt en dat nog lang niet aanvaard is - waarin een wijziging in die zin voorzien is, namelijk een afschaffing van de formele vereisten. Reken maar dat de oude richtlijn nog een hele tijd van kracht zal zijn. België loopt met het huidige KB enigszins op die op stapel staande ontwikkelingen vooruit. De wetgeving is intussen evenwel onveranderd gebleven. Helaas zit men daardoor momenteel in ons land met een zeer onzekere juridische situatie.

Webtoepassing

Meer soepelheid lijkt het gevolg, maar met de nodige onzekerheid?

Dumortier: De vereiste dat je de integriteit en de authenticiteit van de factuur moet kunnen garanderen, blijft bestaan. Wat het precies inhoudt, weten we niet, want de btw-administratie geeft er geen instructies over. Het beste is en blijft dat je aan de btw-administratie voorlegt hoe je tewerk wilt gaan, en vraagt dat ze daaraan principieel haar goedkeuring hecht.

Er is trouwens niet alleen de factuur zelf en de verzending ervan...

Dumortier: Wat het bewaren en archiveren van de facturen betreft, is er niets veranderd, maar ook daar geldt de eis van garantie van integriteit en authenticiteit. De vraag zal zijn hoe de btw-administratie die eis gaat hardmaken in een tijd waarin niet meer uit te maken is of een stuk papier een originele afdruk is dan wel een fotokopie, of de afdruk gemaakt is door de afzender of door de ontvanger enzovoort. Heel vaak worden trouwens facturen elektronisch verstuurd in de vorm van een pdf-document en vervolgens door de ontvanger afgedrukt. Ten aanzien van de btw-administratie zijn dat dan papieren facturen.

Hoe moet het in Europees perspectief nu verder met de e-factuur?

Dumortier: Europese landen hebben uiteenlopende standpunten over de kwestie. Ik denk dat de papieren factuur gewoon verouderd is, en dus gedoemd is om te verdwijnen. Door de stand van de technologie vervalt het onderscheid tussen papieren en elektronische facturen, tussen origineel en kopie. Als de beveiligingseisen in de praktijk niet controleerbaar zijn, kun je ze maar beter afschaffen. Fraude komt in de praktijk trouwens nauwelijks voor: er is een soort 'zelfregulering', omdat beide partijen sowieso tegengestelde belangen hebben en controle er vooral in bestaat na te gaan of beide partijen dezelfde facturen voorleggen. Op termijn zou de factuur idealiter in het kader van de btw-administratie trouwens moeten verdwijnen. Waarom in een doorgedreven informatiemaatschappij niet een webtoepassing voorzien, waar je voor elke transactie ten behoeve van de controle een fiche invoert op een server met de gegevens die nu op de factuur staan? Bij de sociale zekerheid kan het al, en het zou de Europese uitwisseling van btw-gegevens vergemakkelijken.