GS1 Belgilux

Het DC Fresh verhaal van Delhaize heeft bij vele versleveranciers een ware revolutie ontketend.  De bestaande implementatiegraad van de GS1 Barcodes en GS1 eCom standaarden bij de leverancier speelt ongetwijfeld een belangrijke rol, maar steeds is sprake van een heuse uitdaging. Omdat wij in dit verhaal ook graag de stem van de leverancier hoorden, trokken wij naar TerBeke, waar Noël Dereu, Logistics Manager, en Georgette Simonet, IT & eCom Project Leader, ons te woord stonden.

Meteen in actie

TerBeke werd voor het eerste ingelicht over het DC Fresh project in juni 2008. Leveranciers kregen dus ruim een jaar om zich aan te passen. Voldoende, acht TerBeke, maar geen tijd om te treuzelen. Het bedrijf schoot meteen in actie door een interne werkgroep op te richten.  ‘De eerste reacties waren overweldigend', aldus Noël Dereu, ‘we kregen plots te maken met een nieuwe wereld waarin sprake was van GRAI, inner packs, nieuwe kratten, ...   ‘. Het heeft TerBeke enige tijd gevraagd om zich de nieuwe noties eigen te maken.  De vakkundige support van Delhaize was hierbij heel belangrijk.  Noël Dereu en Georgette Simonet bevestigen dit volmondig:  ‘Het dossier getuigt van een goede projectaanpak, de informatiesessies zijn professioneel  en hoe meer de deadline van september 2009 nadert, hoe gedetailleerder de informatie. Delhaize heeft bovendien een nieuwsbrief ingevoerd waarin punten worden toegelicht en concrete hints worden gegeven.  De ervaring heeft uitgewezen dat Delhaize open staat voor discussie met de leveranciers en hier en daar werden punten verfijnd of bijgestuurd toen bleek dat ze moeilijk realiseerbaar waren door de leverancier'.

Intern traject

De interne werkgroep bij TerBeke werd oorspronkelijk voornamelijk gestuurd vanuit de informatica, maar later moesten de beslissingen hun vertaling vinden naar het operationele. Er was snel nood aan subwerkgroepen die maandelijks rapporteren over hun vooruitgang en problemen.  Het IT domein bleek het meest complexe gezien de vele specifieke programmeringen. Bij de fysieke implementatie moest rekening worden gehouden met 2 nieuwe soorten kratten. Tenslotte zijn er de transportaspecten en de communicatie er rond. TerBeke werkt namelijk met een logistieke provider (ND Logistics) die de crossdock en het transport verzorgt.  ‘Wanneer de provider de lading afsluit, stuurt hij een bericht naar TerBeke op basis waarvan deze laatste de DESADV naar Delhaize moet genereren.  Het betreft dus geen one-to-one communicatie en er moeten feilloze afspraken met de provider gemaakt te worden.  Hoe goed dit systeem ook werkt, is in ons klein land het risico reëel dat de DESADV Delhaize pas bereikt na aankomst van de vrachtwagen' aldus Noël Dereu.

‘Gelukkig moest TerBeke niet van nul starten' licht Georgette Simonet toe. ‘De codering van onze retail units en pallets stond reeds goed op punt.  De overgang van ons kratetiket naar de GRAI is natuurlijk wel een belangrijke evolutie. Op eCom vlak zijn we goed vertrouwd met de 3 hoofdberichten (ORDERS, DESADV en INVOIC), alleen stuurden we  de DESADV nog niet naar Delhaize. Dit is ondertussen wel het geval'.   De implementatie is goed gevorderd bij TerBeke. De zwaarste inspanningen waren te leveren bij de softwareaanpassingen.  Het leggen van de links tussen de pallet SSCC en de GRAI nummers van de bevatte kratten met hun respectievelijke inhoud is geen eenvoudige zaak .  ‘Voor het eerst moesten wij dus een link kunnen leggen tussen een product en zijn fysieke drager' aldus Georgette Simonet. ‘Voor de facturatie zijn wij er nog niet helemaal uit want wij willen voortaan factureren in innerpacks, terwijl de winkels nog steeds bestellen in aantal stuks. Dit is één van de hangende punten die wij met Delhaize hebben besproken.'

De scanning van de GRAI ipv het vertrouwde kratetiket heeft ook wat voeten in de aarde gehad.  De meeste afdelingen zijn  volledig op scanning van het kratetiket ingesteld, dus heeft DC Fresh TerBeke genoodzaakt één en ander te herprogrammeren. Nu wordt de barcode van de GRAI gescand. Voor de toekomst wordt het lezen van de EPC tag op de krat niet uitgesloten.

Terbeke  staat nu voor belangrijke besprekingen met Delhaize over de juiste krat en de juiste innerpack (= de minimale pickhoeveelheid voor de winkel) en dit voor elke referentie.  Per referentie kan maar één innerpack afgesproken worden, want - met uitzondering van de gewichtsartikelen - draagt de innerpack geen eigen codering.   De juiste keuze van de innerpack per referentie is primordiaal want hij zal een invloed hebben op de productrotatie, de bestelhoeveelheden en de transportoptimalisatie.

De deadline van september 2009 lijkt nog steeds haalbaar. Op deze datum moet DC Fresh met het nieuw concept van start gaan, hetgeen betekent dat de testen nog voorheen moeten gevoerd worden. Voor TerBeke zijn deze voor begin augustus gepland.

Ook meerwaarde voor de leverancier ?

Hoewel de ontwikkeling nog volop aan de gang is, heeft TerBeke al een goede kijk op het kosten-baten plaatje. Het is ongetwijfeld een feit dat DC Fresh de complexiteit van de processen verhoogt en dus nieuwe kosten genereert.  Naast de recurrente kosten, heeft het bedrijf met eenmalige kosten moeten afrekenen voor de specifieke programmering, machines, scanners, ...   Aangezien de innerpacks enkel voor Delhaize moeten aangemaakt worden, moet de automatisering voorlopig een stukje wijken voor manuele handling. Het beheren van twee nieuwe kratsoorten heeft ook zijn gevolgen op het vlak van stockage en waarborgsommen.

Maar TerBeke wil ook graag de opportuniteiten van het project inzien.  Door het invoeren van het DC Fresh concept, hoeft TerBeke slechts één proces meer te beheren voor de 2 leveringsplaatsen van Delhaize (DC Fresh in Ternat en Disor-Frisor in Londerzeel) wat op zich kostenbesparend is.  Door de invoering van de innerpacks kan TerBeke een deel van de extra kosten terugwinnen via besparingen bij het picken van de bestellingen.  Daarnaast ziet het bedrijf de mogelijkheid om  het transport nog meer te optimaliseren door het volledig vullen van de nieuwe kratten, hetgeen bovendien de Carbon footprint ten goede komt.  ‘Tot slot hopen wij dat de berekening van de ‘ideale innerpack size' een meerwaarde zal betekenen voor onze productrotatie en de toegankelijkheid voor kleine winkelpunten' besluit Noël Dereu.