GS1 Belgilux

Waarom dit project?

In het licht van een geplande vermindering van de kosten voor administratie en fysieke logistiek, en met het oog op een ruimer dienstenpakket om de consument beter te bedienen, heeft de Directie van Cora België in 2007 besloten de handmatige verwerking van alle papieren productfiches, ontvangen via e-mail van de Belgische leveranciers, te vervangen door een volledig geautomatiseerd proces.

Dit zal duidelijk de voorraden en stockbreuken op het schap doen afnemen, het commercialiseren van nieuwe producten versnellen en bijdragen tot een doeltreffend beheer van promotie-acties en nieuwe producten. Men moet ook weten dat een distributeur zoals Cora over zowat 400.000 actieve en gereferenceerde producten beschikt, waarvan de helft dit jaar werd gecreëerd; en men schat doorgaans het aantal fouten in productfiches op 25-50%. Een automatische verwerking van productfiches moet leiden tot een kostenvermindering van 85% (van 65€ tot 10€ per fiche). Tenslotte geven de foute gegevens vandaag aanleiding tot betwiste facturen in 30% van de gevallen, goed voor een aanzienlijke bijkomende kost voor de ondernemingen, geschat op 50€ per handelspartner.

Dit ambitieuze project onder de vakkundige leiding van Bernard Caron (Logistiek) en gesponsord door de aankoopafdelingen van Provera Belgique en Cora, alsook door de directie informatica, geldt vandaag als schoolvoorbeeld in Europa van een succesvolle en snelle verwezenlijking van een geautomatiseerd uitwisselingsproces voor productgegevens tussen handelspartners.

Voornaamste etappes

In het kader van de herziening van de verwerkingsprocedures van leveranciersgegevens, werd in juli 2007 overgegaan tot het gebruik van de Genfi software, verdeeld door Agena 3000, om de productgegevens te beheren in een database gelinkt aan het referentiebestand van Cora (GAMREF).  Toen werd er overeengekoment dat de fabrikanten Genfi manueel zouden voeden, dankzij de Extranet functionaliteiten.

In de herfst 2007 besliste Cora om samen te werken met consultant Lionel Tussau van LT Solutions, gespecialiseerd in collaboratieve software, om de oplossing die het best aansloot bij de behoeften van de groep, te identificeren en te implementeren, rekening houdend met de huidige stand van de Belgische en de Europese markt. In dit kader werd de beslissing getroffen in december 2007 om te kiezen voor de weg van de GS1 Global Data Synchronisation. Dit proces, dat beroep doet op externe standaard elektronische catalogi gecertificeerd door GS1, is het enige dat een hoge kwaliteit van de ontvangen gegevens garandeert (in tegenstelling tot het gebruik van een Extranet): in deze nieuwe context wordt elke gegeven dat bijgewerkt wordt in het informatiesysteem van de leverancier onmiddellijk weerspiegeld in het informatiesysteem van Cora, zonder enige manuele herinvoer van de gegevens.

Cora besloot toen om de CDB - de elektronische data pool beheerd door GS1 Belgium & Luxembourg- te gebruiken als uniek toegangspunt om productgegevens van de leveranciers te ontvangen. De leveranciers van hun kant zijn vrij om hun eigen elektronische catalogus te kiezen (CDB of andere), op voorwaarde dat hij GDSN gecertificeerd is, hetgeen garandeert dat hij de productgegevens correct kan doorsturen naar de CDB.

Om de haalbaarheid van de oplossing te evalueren, werd afgesproken om drie testen uit te voeren, waarbij elk overeenstemde met een mogelijk communicatiestroom:

• Een fabrikant die de CDB als eigen elektronische catalogus gebruikt : L'Oréal;
• Een Belgische fabrikant die een andere gecertificeerde elektronische catalogus met interconnectie naar de CDB gebruikt, liefst 1Sync (het meest gebruikt door de grote fabrikanten wereldwijd) : Procter & Gamble;
• Een buitenlandse fabrikant : een Frans bedrijf dat de elektronische catalogus beheerd door GS1 France (Le Parangon) gebruikt: Andros.

In februari 2008 werd het datamodel vastgelegd ; het basisprincipe bestond erin om 100% van de behoeften van Cora te dekken teneinde de papierstroom volledig te schrappen, terwijl de standaarden maximaal gerespecteerd worden.

De testen met L'Oréal en Procter & Gamble vingen aan midden-maart en duurden tot april 2008. Na slechts 45 dagen mochten de testen met succes afgesloten worden en de beide bedrijven konden in productie aanvangen met het sturen van hun productgegevens voor hun nieuwe producten en wijzigingen aan bestaande producten.

Succesfactoren

Deze testen hebben aangetoond dat de bestaande oplossingen op de markt (standaarden en tools) rijp zijn voor een snelle, eenvoudige en efficiënte implementatie van de GDS, en dat zij Cora en zijn partners een snelle Return On Investment kunnen bezorgen door het totaal weglaten van de papieren productfiches.  De deelnemers aan de testen hebben het respecteren van de standaarden en de menselijke factor als sleutelfactoren van hun succes geïdentificeerd: het betrekken van een klein aantal interne en externe medewerkers met de volgende eigenschappen: motivatie voor het project, respect van de afgesproken termijnen en budgetten, groot reactievermogen en in staat zijn om pragmatische compromissen te treffen om het project vooruit te helpen.

Er werd vervolgens afgesproken om de GDS principes uit te breiden naar andere productcategorieën en de andere delen van de groep, en dit over een tijdspanne van 2 jaar, te beginnen met de fabrikanten van de DPH en de food. Sommige fabrikanten namen reeds deel aan het seminarie van 17 juli jl. waarbij zij kennis konden maken met de vragen van Cora zodat zij op hun beurt hun eigen agenda zouden kunnen meedelen i.v.m. de overgang in productie op GDS met Cora tijdens de komende maanden.

Het succes van Cora, met de ondersteuning van GS1 Belgium & Luxembourg, geldt tevens als een aanmoediging voor alle fabrikanten en distributeurs actief op de Belgische markt, wat in belangrijke mate zou moeten bijdragen tot het snel bereiken van de kritieke massa aan bedrijven in productie op dit nieuwe veelbelovende proces van collaboratieve logistiek.  

Lionel Tussau