GS1 Belgilux

Weldra kan Colruyt getuigen van 20 jaar ervaring met scanning, zowel in de winkels als in goederenontvangst en voorraadbeheer. Het succes van deze implementatie is alom bekend. Maar hoe staat Colruyt tegenover de nieuwe projecten van GS1 en welke zijn de verwachtingen voor de toekomst? Wij trokken naar het hoofdkantoor in Halle voor een interview met Johan Vandenbossche, Directeur Logistiek en Hubert Avaux, eindverantwoordelijke barcodering.

De Colruyt groep

Colruyt begon in 1925 als klein familiebedrijf met groothandel in koloniale waren. In de loop der jaren is dat kleine bedrijf uitgegroeid tot een firma met meer dan 16.000 medewerkers, actief in verschillende bedrijfstakken.

Reeds begin jaren 80 kon Colruyt uitpakken met een informaticasysteem dat enig was in de Europese distributie. In 1987 introduceerde Colruyt, als eerste distributiebedrijf in België, de zogenaamde ‘full scanning’.

Colruyt heeft gekozen voor een discountaanpak: sobere winkels waarin de klant snel en efficiënt zijn boodschappen kan doen tegen de laagste prijzen. Om die prijzen dag in, dag uit te kunnen realiseren, moet Colruyt zijn kosten tot een minimum beperken en onnodige kosten weren. Zo werd onder meer gekozen voor levering aan de centrale distributiecentra en niet rechtstreeks aan de winkels.

Sinds 1994 werd de Colruyt groep regelmatig uitgebreid met nieuwe vestigingen. Zo was dit het geval voor de winkels Dreamland, Okay, Bio-Planet, DreamBaby en werden activiteiten opgestart in Frankrijk (Pro à Pro distribution). In 2003 nam Colruyt de Spar-formule in België over en sindsdien worden ook de zelfstandige Alvo supermarkten aangeleverd.

Hoe en wanneer is de belangstelling voor scanning bij Colruyt ontstaan?

Het invoeren van full-scanning bij Colruyt in 1987 was het logische gevolg van een 20 jarig gevoerd informaticabeleid. Vanaf de start van haar distributieactiviteiten heeft Colruyt de fysieke goederendistributie steeds gekoppeld aan een volledig geïntegreerde en geautomatiseerde administratie. Al die jaren heeft Colruyt de ponskaart gebruikt als identificatiedrager. In 1987 werd de ponskaart vervangen door de streepcode. Ponskaart of streepcode: voor de Dolmen software betekende dit alleen een andere manier van gegevensinput. Maar de streepcode biedt natuurlijk voordelen t.o.v. de ponskaart : de streepcode wordt door de leverancier op de verpakking aangebracht en dit overeenkomstig een internationale standaard; scanning aan de kassa verloopt sneller en efficiënter en de foutmarge ligt duidelijk lager.

Ingangscontrole en voorraadbeheer bij Colruyt

Wanneer een inkoper een bestelling plaatst op PC, wordt deze bestelling automatisch in de database opgenomen. Dan vertrekt ook automatisch een fax naar de betrokken leverancier. Deze fax bevat alle modaliteiten ivm productinformatie, leveringsdatum, factuurvoorwaarden, enz. Ook de logistieke afdeling kan al deze gegevens dadelijk consulteren.

Wanneer de goederen aan de receptie aankomen, worden ze gescand op kartonen op productniveau. Daarnaast worden andere controles uitgevoerd zoals visueel (eventuele beschadiging aan producten en verpakkingen), de versheidsdatum (wordt tevens getoetst aan de versheidsdatum van vorige leveringen), de temperatuur (in het bijzonder voor verse producten), de hoeveelheden, enz. Met de streepcode als sleutel kunnen in de database een hele reeks gegevens over het product opgeroepen worden. Wanneer de ontvangst goedgekeurd en aanvaard wordt, krijgt elke pallet een eigen (interne) streepcode en wordt een adres in de opslagplaats toegewezen. Vanaf dan is elke pallet on-line naspeurbaar, met zijn samenstelling, zijn versheidsdatum, enz. Bovendien kan voor elke pallet achterhaald worden uit welke receptiekaai ze afkomstig is, welke bediende ze heeft gereceptionneerd, wanneer ze is binnengekomen en wanneer ze naar welke winkel is vertrokken. Deze gegevens zijn uiterst belangrijk om een snelle en efficiënte tracering te garanderen.

Wanneer ’s nachts de verkoopgegevens van de verschillende winkels naar de centrale computer worden doorgestuurd, maakt die automatisch een rondhaalborderel op. Zo kunnen de goederen worden opgehaald en worden de winkels nog dezelfde dag bevoorraad met eigen vrachtwagens. Op die manier heeft Colruyt een perfecte controle op de inen uitgaande goederenstroom.

Voordelen van scanning bij Colruyt

De grootste voordelen van scanningtoepassingen bij Colruyt zijn eerder in de ‘softsavings’ dan wel in de ‘hardsavings’ terug te vinden. Hardsavings bevinden zich in het domein van de kostenbesparing, werkvereenvoudiging en productiviteitsverhoging. Softsavings betreffen nieuwe beheersinformatie (onder vorm van analyses, vergelijkingen en simulaties) die het mogelijk maken op opportuniteiten en nieuwe marketingbenaderingen in te spelen.

Scanning ontketent een massa gegevens die kunnen omgezet worden in bruikbare beleidsinstrumenten voor de verschillende afdelingen. Inkoop, centrale opslagplaats en verkoop spelen dus optimaal op elkaar in door het gebruik van de streepcode. Dit garandeert een snelle en efficiënte goederenstroom van fabrikant naar verbruiker.

Streepcode fout? GS1 Belgium & Luxembourg als scheidsrechter

Leverancier en distributeur moeten een grote discipline aan de dag leggen opdat hun aandacht voor de streepcodekwaliteit niet zou verzwakken. De meest voorkomende fouten en problemen zijn onder meer:

• Consumenteneenheid en karton worden geïdentificeerd door hetzelfde GTIN
• Onvolledige streepcode door defecte printkop (vooral bij thermotransfer printers)
• Gebruik van EAN-13 streepcodering op golfkarton • Onvoldoende marges
• Fout controlecijfer
• Foute kleurencombinatie
• Slechte drukkwaliteit (o.a. op krimpfolie)
• Streepcode te vet of te fijn gedrukt
• Fout gebruik van de UCC/EAN-128 Application Identifiers
• Foute codering van de waarde op waardebonnen
• Slecht gekleefde etiketten waardoor ze van de doos loskomen.

Bij het constateren van een fout of bij problemen met de leesbaarheid van een streepcode op een product, verwittigt de goederenreceptie de interne dienst die belast is met het opvolgen ervan. Deze dienst stuurt een exemplaar van de streepcode samen met een standaard foutmeldingsformulier naar GS1 Belgium & Luxembourg. Daar wordt de streepcode grondig gecontroleerd waarna de betrokken leverancier een schrijven krijgt waarin het probleem wordt beschreven alsook de middelen worden aangegeven om de fout te corrigeren. Colruyt ontvangt een kopie van elk schrijven.

Het GS1 logistiek etiket

Zoals vooraf beschreven krijgt elke aanvaarde pallet bij de goederenontvangst een interne palletcode waarmee de verdere opvolging van de pallet wordt verzekerd.

In 2004 heeft Colruyt zich evenwel bij de groep distributeurs gevoegd die de ‘Handleiding voor de etikettering van logistieke eenheden en voor datacommunicatie in het kader van traceerbaarheid’ onderschreven hebben. Dit betekent dat Colruyt ook één van de vragende partijen is voor het gebruik van het GS1 logistiek etiket alsook van het EDI DESADV bericht (zie verder). Eind 2005, begin 2006 werden alle Colruyt leveranciers uit de food sector aangesproken om het GS1 logistiek etiket op hun pallets aan te brengen. Een grote groep leveranciers heeft hierop positief gereageerd. Voortaan worden de pallets dus ook gecontroleerd op de aanwezigheid en de correctheid van het logistiek etiket. De ervaring toont evenwel dat deze operatie niet probleemloos verloopt. Voor vele leveranciers is de SSCC een nieuw concept. De 2 of 3 lijnen streepcodes moeten correct zijn zowel naar gegevensstructuur als naar streepcodeopbouw. Ook de mensleesbare gegevens op het etiket moeten correct en consistent opgesteld zijn. De essentie van traceerbaarheid is duidelijk nog miskend bij sommige leveranciers, zoals blijkt uit volgende anekdote: een vrachtwagenchauffeur voorzien van een stapeltje logistieke etiketten begon deze bij het afladen van de goederen bij Colruyt lukraak op de pallets te kleven!

Voor de pallets die aangeleverd worden met een correct GS1 etiket, wordt de SSCC voortaan als uniek palletnummer gehanteerd en wordt voorlopig nog de link gelegd naar de interne Colruyt palletcode. Is het palletetiket niet conform de GS1 richtlijnen, dan wordt ook hier een exemplaar naar GS1 Belgium & Luxembourg gestuurd voor verdere opvolging.

Ondervraagd naar de voordelen van het GS1 logistiek etiket, verklaart Colruyt dat het weinig extra interne voordelen biedt t.o.v. het bestaande systeem dat reeds perfecte naspeurbaarheid van de pallet binnen de Colruyt organisatie biedt. Colruyt ondersteunt evenwel volledig het GS1 logistiek etiket omdat de SSCC enerzijds beantwoordt aan een internationale standaardisatie en anderzijds omdat op deze manier een unieke palletidentificatie ontstaat in de keten van leverancier naar klant. Bij een productrecall zal de SSCC de leverancier namelijk in staat stellen om sneller en meer gericht te ageren.

Tegen het einde van 2006 zou een grote groep voedingsleveranciers (nl. in de dranksector) volledig operationeel moeten zijn met het GS1 logistiek etiket. De problematiek van de identificatie van mixed pallets is niet echt aan de orde bij Colruyt aangezien zo goed als geen mixed pallets ontvangen worden.

RSS en 2D coderingen – andere technologieën

Sinds enkele jaren biedt GS1 specificaties aan voor compacte lineaire streepcodes (zie artikel RSS elders in dit Bulletin) alsook voor 2D coderingen (Composite Symbology en Datamatrix). Colruyt heeft duidelijk belangstelling voor deze oplossingen en dit voornamelijk in het kader van logistieke toepassingen. Zo hebben testen op EPS kisten uitgewezen dat een 2D oplossing bijzonder positieve resultaten levert op het vlak van snelheid, simultane lezing van meerdere kisten en betrouwbaarheid. De voorkeur van Colruyt gaat naar een zuivere 2D oplossing eerder dan naar een gecombineerde oplossing van het type Composite Symbology.

Verder maakt Colruyt ook gebruik van andere nieuwe technologieën zoals spraaktechnologie in bepaalde picking applicaties en visiesystemen in het sorteercentrum voor leeggoed. Ook deze systemen werken bevredigend.

EDI en datasynchronisatie

Tot heden zijn de EDI toepassingen bij Colruyt beperkt gebleven. In de actuele automatische dataflow wordt de bestelling met de fax naar de leveranciers gestuurd, dit met uitzondering van enkele leveranciers waarvoor EDI afspraken gemaakt werden. Een globaal EDI project staat evenwel op stapel en hierbij wil Colruyt op een automatische, gestandaardiseerde en geïntegreerde manier te werk gaan. Dit vereist een grondige aanpak van de databankstructuur. Zo moeten onder andere alle pure interne conventies geëlimineerd worden en vervangen worden door de standaard EANCOM® afspraken. Colruyt plant om in de loop van 2008 EDI als standaardprocedure aan de leveranciers aan te bieden. De berichten waaraan prioriteit gegeven wordt zijn de bestelling en de Despatch Advice, de berichten die voor Colruyt logistiek ook het meest interessant zijn. Parallel zal ook de factuur in het project opgenomen worden.

Colruyt heeft eveneens stelling ingenomen op het vlak van datasynchronisatie. Het uitwisselen van correcte en volledige stamgegevens over een product is uiteraard van primordiaal belang. Vroeger gebeurde dit aan de hand van een Colruyt productfiche, in te vullen door de leverancier. Momenteel bestaat de Colruyt portal waarop de leverancier de productspecificaties kan invullen of uploaden via een XML-file. Voor de toekomst wil Colruyt een aantal instrumenten aanreiken. Leveranciers zullen de mogelijkheid krijgen om hun productgegevens door te geven via een datapool naar keuze (CDB, Agentrics, 1Sync, …) die gelinkt zal zijn met de Colruyt portal.

In essentie komt het erop neer dat Colruyt zich niet wil vastklampen aan één datapool of communicatiekanaal. Het belangrijkste is dat de gegevens op een gestandaardiseerde manier naar de distributeur gecommuniceerd worden. En daar heeft GS1 een belangrijke rol te spelen door ervoor te zorgen dat de gegevensstroom via de verschillende kanalen gestandaardiseerd kan verlopen.

RFID

Colruyt kijkt met veel belangstelling uit naar de nieuwe technologieën, en zo ook naar radiofrequentie identificatie. Ten opzichte van de streepcode biedt de RFID tag een aantal belangrijke voordelen. Zo moet de tag niet in het gezichtsveld van de gebruiker staan, kunnen een grote hoeveelheid tags simultaan gelezen worden en weerstaan zij beter aan moeilijke omgevingsfactoren.

Eenmaal RFID volledig op punt zal staan (hetgeen zoveel wil zeggen als wanneer 100% leesbaarheid bereikt zal worden), biedt de technologie heel wat mogelijkheden. Op logistiek vlak wordt verwacht dat de winsten beperkt blijven. Implementatie van RFID op colliniveau (met beheer van de lotnummers) zou een perfecte traceerbaarheid van de colli garanderen, terwijl tracering vandaag slechts op palletniveau mogelijk is. De opvolging van de verzendingen naar de winkels zou op deze manier verfijnd kunnen worden.

De mogelijkheden van RFID voor de winkel zijn evenwel revolutionair, denken wij bijvoorbeeld aan het uitlezen van een volledige winkelkar zonder uitladen van de goederen, smart shelf management, diefstalbeheer, enz.

Colruyt heeft reeds een aantal testen achter de rug met het lezen van RFID tags op pallets en rolcontainers. Het is de bedoeling om op termijn de receptie en verzending van logistieke eenheden via RFID te optimaliseren. De testen die begin dit jaar plaatsvonden gebeurden in samenwerking met Gillette, Inbev, Ter beke en Campina. Op een aantal pallets werd een leesbaarheid van 95% bereikt, maar op pallets die vloeistoffen bevatten (vb. melkproducten) werden resultaten van slechts 30 à 50% behaald. Hieruit besluit Colruyt dat de technologie vandaag nog onvoldoende op punt staat om een globale implementatie te overwegen.

Colruyt zal verder - in samenwerking met GS1 Belgium & Luxembourg en RFIDEA(1) - deelnemen aan het RFID Lab project fase II van GS1 France. Ook hier betreft het testen van RFID op pallets en rolcontainers die in opleggers geplaatst worden voor transport naar de winkelpunten. Deze testen zullen doorgaan in de loop van september 2006. Zij zullen voornamelijk moeten uitwijzen of het gebruik van Gen2 tags en van readers van een recente generatie tot betere resultaten leidt in vergelijking met de vorige testfase.

Traceerbaarheid

De huidige procedures waarbij elke pallet geïdentificeerd wordt door hetzij een intern Colruyt palletnummer hetzij de SSCC garanderen een quasi perfecte traceerbaarheid. Natuurlijk is het systeem nooit 100% sluitend en moet rekening gehouden met een kleine foutenmarge die bijvoorbeeld bij de picking voor de winkels kan optreden. Een productopvolging op lotniveau in elk stadium van het distributieproces zou echter een massa gegevens genereren waarvan de kost niet te verantwoorden is. Colruyt is dan ook de mening toegedaan dat goede recall procedures belangrijker zijn dan het bijhouden van een massa gegevens.

De ervaring met product recall bij Colruyt heeft bewezen dat betrokken producten binnen het uur uit de winkelrekken en voorraad kunnen gehaald worden. Wanneer de SSCC van de pallets gekend zijn, kan de recall naar de leverancier nog sneller en gerichter gebeuren.

In de vleessector volgt de Vlevico afdeling de richtlijnen opgelegd door het FAVV. Het initiële Sanitelnummer van het dier wordt verbonden aan elke stap van de vleesverwerking tot aan de beenhouwerij in de winkel. Dit systeem is echter te verregaand om veralgemeend te worden. Voor de andere producten ligt de sleutel van traceerbaarheid in de productie bij de producent.

Verwachtingen naar GS1

De bestaande samenwerking voor streepcodecontroles werkt bevredigend en efficiënt. Toch betreurt Colruyt dat sommige grote internationale leveranciers, voornamelijk in de non-food, de GS1 spelregels niet volgen. GS1 Belgium & Luxembourg zou hierin meer kunnen bemiddelen om deze bedrijven te wijzen op de noodzaak van internationale standaardisatie.

Van GS1 verwacht Colruyt voornamelijk dat zij instaan voor de ontwikkeling van internationale standaarden die business gericht zijn en de bedrijfsefficiëntie van alle partners verhogen. Een terechte opdracht voor onze organisatie!