GS1 Belgilux

Als antwoord op de vraag van de Nederlandse warenhuisketen Albert Heijn om voortaan alle productinformatie met hun leveranciers via GS1 GDSN te synchroniseren, heeft Byttebier Home Textiles, de West-Vlaamse leverancier van huishoudlinnen, badhanddoeken en aanverwante artikelen, niet geaarzeld om de nodige stappen te ondernemen. Zij traden hiervoor toe tot de CDB, de lokale GDSN data pool van GS1 Belgium & Luxembourg. We gingen poolshoogte nemen om te vernemen of en hoe goed het allemaal werkt.

Gegevenssynchronisatie cruciaal voor alle partijen

De toeleveringsketen wordt meer en meer gedreven door de elektronische gegevensuitwisseling. Tegelijk wordt de kwaliteit van bestellingen, leveringen, facturen, transport en opslag in ruime mate bepaald door de correcte identificatie en de automatische captatie van de verhandelde producten, de geleverde diensten, de betrokken adressen. Leveranciers zowel als distributeurs komen tot het besef dat zij hun bedrijfsresultaten substantieel kunnen verbeteren door optimalisatie en synchronisatie van hun productgegevens, zowel op lokaal als op globaal vlak. Als het aligneren van de productgegevens dan nog gebeurt via een centrale data pool, dan volstaat één update van de leverancierscatalogus om de ganse gemeenschap ogenblikkelijk van de juiste informatie te voorzien.

Met GS1 GDSN (Global Data Synchronisation Network) worden data pools met elkaar verbonden, zodat bedrijven op een volkomen transparante manier met elkaar productinformatie kunnen uitwisselen, via de data pool van hun keuze. Deze case, waarbij Albert Heijn - aangesloten bij SA2 Worldsync - feilloos communiceert met Byttebier Home Textiles - aangesloten bij de CDB - is hiervan een perfecte illustratie.

Mee zijn

Waarom is uw bedrijf toegetreden tot de CDB?

Herman Byttebier (managing director): De Nederlandse warenhuisketen Albert Heijn eist van zijn leveranciers dat zij op een GDSN data pool aangesloten zijn. Aangezien wij graag de wensen van onze klanten inwilligen en Albert Heijn met zijn pioniershouding inzake gegevenssynchronisatie de lijn uitzette, zijn wij gevolgd. In eerste instantie was onze instap toegespitst op Albert Heijn, maar in één moeite door zijn we op die manier meteen ook klaar voor de toekomst.

Betekent de instap in het systeem ook een meerwaarde voor u?

Byttebier: Als het je toelaat om bij bepaalde klanten aan de bak te komen, is een initiatief altijd een meerwaarde natuurlijk. Nu we ingestapt zijn, kunnen we de mogelijkheid ook aan andere klanten aanbieden, naast de prijszetting en de service, die sowieso al onze troeven zijn. Het heeft een bepaalde investering van mensen en middelen gevergd om de instap te kunnen maken, maar eens de stap gezet, is het nu niet meer zo'n inspanning om de dienst ook voor andere klanten beschikbaar te stellen.

Wilde u als bedrijf ook graag mee op de voorste rijen lopen?

Byttebier: Ik verhul zeker niet dat 'mee zijn' een belangrijk argument voor ons was en is. Als bedrijf heb je op de markt een streepje voor, als je gebruik maakt van de modernste middelen die op het vlak van technologie beschikbaar zijn. GS1 Belgium & Luxembourg is daarbij een aantrekkelijke partner gebleken, die ons van de nodige ondersteuning en informatie voorzien heeft.

Opleidingstraject

Hoe is het tijdens de instapfase praktisch in zijn werk gegaan?

Laurette De Keyzer (medewerkster Byttebier): Door kort op de bal te spelen, wanneer zich in het begin door onze onwennigheid nog foutjes en misverstanden dreigden voor te doen, is de steun en begeleidingsdienst van GS1 Belgium & Luxembourg een heuse toeverlaat geweest. Mogelijke problemen werden zo snel rechtgezet, dat ze de kans niet kregen om ernstig of ingrijpend te worden. We kregen voortdurend snelle en accurate antwoorden, zowel via de telefoon als via e-mail. Dat is stimulerend en bemoedigend om door te gaan en bij te leren. Bij het beantwoorden van de onvermijdelijke 'domme' vragen die je als beginneling stelt, heeft men ons nooit een negatief gevoel gegeven en ons nooit als 'onwetenden' behandeld. Het goede onthaal en de interactiviteit waren een hele hulp.

Hebben jullie een opleidings-traject bij GS1 Belgium & Luxembourg moeten doorlopen?

Emmie Van der Meulen (medewerkster Byttebier): Inderdaad. In totaal heeft het traject zo'n drie maanden in beslag genomen. In oktober 2007 hebben we een seminariedag gevolgd bij GS1 Belgium & Luxembourg en in december 2007 waren we actief voor Albert Heijn. Het is ook goed dat je zo snel in de praktijk brengt wat je geleerd hebt, aan de hand van 'real life'-voorbeelden. Je komt immers op het terrein steevast situaties tegen die afwijken van de standaardvoorbeelden in de cursus.

Kunt u daar een concreet praktijkvoorbeeld van geven?

De Keyzer & Van der Meulen: Op een bepaald moment moesten we een presentatiebox in het systeem invoeren. Die bevat een aantal in cellofaan verpakte artikelen, namelijk een reeks badjassen voor verschillende leeftijden. De presentatiebox als geheel zat nog eens in een doos. Hoe geef je nu een verpakkingseenheid in het systeem in? Hoe beschrijf je het 'product' in de ruimte die daarvoor in de data pool voorzien is? Op welke verpakkingseenheid is de barcode afgestemd? De courante hiërarchie van stukniveau en doosniveau was in dit geval anders.

De toekomst wenkt

Is zo'n systeem niet pas interessant, als iedereen ermee werkt?

Jan Somers (GS1 Belgium & Luxembourg): Dat zou natuurlijk de gedroomde situatie zijn: een netwerk van geïnterconnecteerde data pools, waarin alle producten geïdentificeerd zijn op basis van hun GTIN (GS1 Global Trade Item Number), en daarop geënt een geïntegreerde supply chain. Leveranciers zouden alle details over en de beschrijvingen van hun producten in de database kunnen invoeren, terwijl de distributiebedrijven de ontvangen informatie in hun eigen systeem kunnen integreren. Nu goed, het vergt enige tijd om alle partijen te overtuigen en operationeel te krijgen...

Ziet u als KMO de internationale dimensie mogelijkheden?

Byttebier: De samenwerking met Albert Heijn is al grensoverschrijdend natuurlijk. In België leveren wij aan zowel Cora als Colruyt, Delhaize en Carrefour. In Frankrijk rekenen wij o.a. Auchan, Leclercq en Système U tot onze klanten. Vooralsnog zijn we niet ver gevorderd met de gegevenssynchronisatie bij deze klanten maar wij zijn er van onze kant wel helemaal klaar voor. Eén seintje van onze commerciële partners en we zijn vertrokken. Het volledige communicatietraject kan dan elektronisch verlopen, en dit geldt eveneens voor de bestelbon en de factuur. Het 'just in time'-principe wordt daarmee tot de limiet ondersteund!

Wij zijn graag een stapje voor op iedereen die er nog moet aan beginnen.

Uw bedrijf is dus ook klaar voor de 3-way match?

Byttebier: Het elektronisch uitwisselen van de drie basisberichten (bestelbon, leveringsbon en factuur) kan perfect, ook voor een KMO met alle klanten die ervoor openstaan. Als de retail zijn huiswerk maakt, zijn de KMO's die nu al pionieren, zoals Byttebier doet met Albert Heijn, helemaal klaar voor implementatie op het terrein. De koppeling met de productbeschrijvingen in de data pool laat toe, via de product-GTINs, bevestigingen te sturen op leveringsnota's én facturen zodat betwistingen quasi tot het verleden gaan behoren. Als je weet hoeveel energie de retail nu in betwistingen steekt...