GS1 Belgilux

Dit voorjaar won Lyfra-Partagro, één van de marktleiders in de Belgische kleindistributie, één van de ‘B2B Awards’ die GS1 Belgium & Luxembourg jaarlijks uitreikt. Het was een zoveelste bewijs dat het gebruik van EDI en aanverwante technieken niet beperkt blijft tot de klassieke sectoren en dat men ook elders de meerwaarde ziet. Hoog tijd voor een kennismaking.

Lyfra-Partagro is een Belgische groothandel in rookwaren, confiserie, frisdranken en telefoonkaarten met hoofdzetel in Wommelgem en vestigingen in Genk, Lot (bij Brussel) en Luik. Bij het grote publiek is Lyfra-Partagro niet zo bekend, “maar dat hoeft ook niet,” vindt Guy Lodewijks, Business Engagement Manager van het bedrijf en als dusdanig mede verantwoordelijk voor de EDI-gerelateerde projecten. “In de sector kent men ons, dat is voldoende.” Lyfra-Partagro levert voornamelijk aan zgn. ‘convenience stores’: krantenzaken, nachtwinkels, tankstations, ... alles samen zo’n 4.000 leveringspunten, waaronder trouwens ook enkele retailers, ofte de klassieke ‘grootdistributie’. “Wij richten ons vooral op de zelfstandigen,” zegt Lodewijks. “Zij maken het grootste deel van onze markt uit.”

Overnames

Fijnmazige distributie is een specialiteit op zich. Door de almaar groeiende veiligheidsrisico’s die onder meer het opslaan van rookwaren met zich brengt, wordt er naar een minimale stock gestreefd en wordt Lyfra-Partagro zelf wekelijks tot vier keer toe bevoorraad door de fabrikanten. Toch is de concurrentie in de sector bikkelhard. “De klanten hebben steeds een alternatief en de meesten laten niet na dat ook uit te spelen. Dat moeten wij counteren via onze service,” stelt Lodewijks.

Lyfra-Partagro bestaat al veertig jaar, zij het nog maar enkele jaren in de huidige vorm. Die kreeg het bedrijf door een aantal opeenvolgende overnames, die ook verklaren waarom het minder aanwezig is in een stuk van Vlaanderen. “Maar dat kan veranderen,” zegt Lodewijks. “We sluiten niets uit. De markt van de kleindistributie is voortdurend in beweging, er gebeuren geregeld overnames van kleinere familiebedrijfjes.” Maar het is een zeer gediversifieerde en gespecialiseerde sector, die ook voor de zowat twintig Lyfra-Partagro-vertegenwoordigers een permanente uitdaging is. “Zij doen prospectie en verzorgen promoties, meer is met een uitgebreid verdeelnetwerk én een ruim assortiment als het onze niet haalbaar, toch niet als je veel belang hecht aan service.” De rest van de zowat 210 personeelsleden werken in de administratie, de eigen magazijnen en het transport, waar Lyfra-Partagro grotendeels zelf voor instaat.

Service

Bij Lyfra-Partagro staat service voor méér dan enkel de dienst na verkoop. Onder die noemer ressorteren immers een aantal diensten die samen met de verkoop van de eerder genoemde artikelen de ‘core business’ van het bedrijf uitmaken. Concreet gaat het om het terbeschikkingstellen, tegen een minimale vergoeding, van een aantal tools die voor de winkelier een meerwaarde kunnen bieden. Lyfra-Partagro ontwikkelde een eigen bestelmodule, Seline, die het sinds een tiental jaar vooral in de krantenwinkels aanbiedt (momenteel 1.600 à 1.700 klanten). Nadien werd ook een uitgebreidere versie ontworpen, de kassabeheermodule Seline-ShopManager, waarmee ook stock- en winkelbeheer mogelijk is. Uiteraard kan deze module ook niet-Lyfra producten aan, maar het invoeren van dat ‘andere’ assortiment is de verantwoordelijkheid van de winkelier. Met deze module richt Lyfra-Partagro zich vooral op de krantenwinkels, een niche waarin bijvoorbeeld ook persdistributeur AMP actief is. “Een aantal klanten hebben echter geen interesse in de uitgebreide module,” weet Lodewijks. “Zij zien het nut van scanning en stockbeheer niet in, of willen er in een latere fase van hun loopbaan niet meer aan beginnen. Dikwijls verandert dat wanneer zo’n zaak nadien wordt voortgezet door de jongere generatie.”

Lcd-schermen

Een relatief jonge service is de elektronische verkoop van herlaadkaarten voor telefonie. Alweer een erg competitieve markt, want Lyfra is niet het enige bedrijf dat dergelijke toestellen plaatst. “De uitdaging is dan ook om wel hetzelfde te doen, maar toch net iets anders - en beter - te zijn,” benadrukt Lodewijks. “We hebben 1.800 dergelijke toestellen staan, maar deze markt is stilaan aan het plafonneren, ook al doordat bellen steeds goedkoper wordt. We onderzoeken nu of het nuttig is om via die toestellen ook andere zaken aan te bieden. Technisch is dat geen probleem, maar wat we aanbieden moet natuurlijk zinvol zijn.” De jongste telg in Lyfra-Partagro’s serviceportefeuille zijn de lcd-schermen die in 300 van de beste winkelpunten zijn geplaatst. Dat gebeurt onder andere in samenwerking met Belgacom, dat instaat voor adsl-verbindingen. Op de schermen wordt reclame en lokale informatie getoond. De schermen worden gratis aangeboden aan de winkelpunten, die bovendien zelf twee ‘slots’ ter beschikking krijgen om door te verkopen; de opbrengst hiervan mogen ze houden.

Dat Lyfra steeds op vinkenslag zit om zijn dienstenpakket verder uit te breiden, mag blijken uit twee recente samenwerkingsverbanden. Sinds 2005 is het bedrijf een partner van De Post voor het PostPunt-project waarmee De Post haar basisdienstenaanbod dichter bij de klanten wil brengen. Aldus mag Lyfra-Partagro voor haar klanten de distributie van postzegels en voorgefrankeerde enveloppen verzorgen. En sinds 1 maart van dit jaar is Lyfra ook een van de vier partners van de Vlaamse vervoersmaatschappij De Lijn voor het verspreiden van kaarten en biljetten naar ruim 2.000 krantenwinkels en supermarkten in heel Vlaanderen.

Algemene standaard

Lyfra-Partagro doet geen klassieke EDI, maar dat is vooral een gevolg van sectorale factoren. “We zoeken actief naar mogelijkheden voor meer efficiëntie in onze documentenflow, en het lijkt onvermijdelijk dat we ook bij klassieke EDI en EANCOM® zullen uitkomen. Dat vormt helemaal geen probleem voor Lyfra- Partagro, het is immers vooral een mentaliteitskwestie. Met onze Seline-module zetten wij ons immers al meer dan tien jaar in voor het elektronisch verwerken van gegevens.”

Momenteel verlopen Lyfra’s bestellingen bij fabrikanten al deels geautomatiseerd, evenals het factureren van grote klanten. “Ook de bestellingen van de grootdistributie komen geautomatiseerd binnen,” vertelt Lodewijks. “Dat gebeurt uiteraard steeds in het formaat dat onze partners voorstellen. Het spreekt voor zich dat dat op termijn niet houdbaar is: naarmate dit facet uitbreidt, zullen we wel moeten overschakelen op een algemene standaard zoals EANCOM®. Onze vrees is dat we deze partnerafhankelijke aanpak misschien iets te ver zullen laten gaan, zodat we voor verdere standaardisering nadien een stap terug zullen moeten zetten. Verder is die automatisering voorlopig een hoofdzakelijk nationaal gegeven, maar zal dat ook zo blijven?”

e-Prospectie

Een mooi voorbeeld van Lyfra’s interesse voor automatisering en EDI-achtige applicaties, dat het bedrijf met name zijn ‘B2B Award’ 2006 opleverde, is het project voor het factureren van prospectiebonnen. Wanneer de fabrikanten van bijvoorbeeld rookwaren nieuwe producten lanceren, verzorgen zij daarvoor zelf de prospectie, ook in de winkelpunten die door Lyfra- Partagro worden bediend. De vertegenwoordigers van de fabrikant laten dan reeds enkele fardes met het nieuwe product ter plekke achter, maar die moeten wel nog worden gefactureerd. Dat gebeurt gecentraliseerd door Lyfra, dat die facturen opneemt in het gewone betalingsverkeer met de klanten en dus jaarlijks duizenden extra prospectienota’s van de fabrikanten dient te verwerken. Dat moet zo efficiënt mogelijk gebeuren, want het gaat om grote bedragen die door de fabrikanten zelf uiteraard aan Lyfra worden gefactureerd. Daarom werd in samenwerking met Porthus een oplossing ontwikkeld voor ‘eprospectie’. Manueel verwerken van de bonnen kan nog steeds, maar er worden meer kosten voor aangerekend dan bij elektronische verwerking.