GS1 Belgilux

Agfa-Gevaert als pionier van '3-way match' 

Ooit was Agfa-Gevaert één van de pioniers van EDI in België, maar ook ‘3-way match' is al jaren een begrip bij de beeldvormingsgroep. Agfa-Gevaert is ook klant bij Cebeo, zodat de communicatie tussen beide bedrijven kan gelden als een schoolvoorbeeld van ‘3-way match'. Wim Peeters, e-Logistics Project Manager bij Agfa-Gevaert, licht één en ander voor ons toe.

De Agfa-Gevaert groep ontwikkelt, produceert en verdeelt een uitgebreid gamma van analoge en digitale beeldvormingssystemen en IT-oplossingen. De belangrijkste markten zijn de druk-industrie en de gezondheidssector, maar ook toepassingen voor specifieke industriële sectoren winnen aan belang. De groep heeft productiesites in 10 landen en daarenboven eigen productstructuren in meer dan 40 landen.

Tot voor enkele jaren was de beeldvormingsgroep ook een belangrijke speler in de markt van de welbekende filmrolletjes. Door de hoge vlucht die de digitale vrijetijdsfotografie de voorbije jaren heeft genomen, is die markt ingestort en moest Agfa-Gevaert andere accenten leggen. De activiteiten van de groep zijn nu ondergebracht in drie gespecialiseerde business units (Agfa Graphics, Agfa HealthCare en Agfa Materials).

eCom bij Agfa-Gevaert

Agfa-Gevaert is voor zijn EDI-verkeer de voorbije jaren deels overgeschakeld op XML. De kostprijs van communicatie via een VAN (Value Added Network, een klassiek netwerk) is immers hoog, zodat het voor de hand ligt om voor het uitwisselen van grote volumes berichten of voor frequente uitwisselingen te passeren via het Internet. Maar dat verhaal heeft ook een keerzijde. "XML is veel flexibeler dan klassieke EDI," licht Wim Peeters toe. Peeters is e-Logistics Project Manager bij Agfa-Gevaert en heeft alle evoluties in e-business van dichtbij meegemaakt. "Natuurlijk zijn wij voor flexibiliteit, maar misschien is XML wel té flexibel, zodat toepassingen steeds meer van elkaar verschillen. Het wordt allemaal maatwerk, want de klant is koning. En toegegeven: ook Agfa-Gevaert durft zijn eisen te stellen aan zijn partners."

"Het is jammer dat de ontwikkeling van een standaard als ebXML indertijd zolang op zich heeft laten wachten, want zo hebben we, net als vele andere bedrijven, dezelfde fout gemaakt als vroeger bij EDIFACT. Agfa heeft zelf iets XML-achtigs in elkaar geknutseld. Dat is gebaseerd op cbXML, omdat een internationale klant die daar zelf al ver mee stond daarnaar vroeg; nadien hebben we daar logischerwijze op verder gebouwd. En eens zo'n oplossing live was, werd er natuurlijk niet meer aan gesleuteld. Niemand verandert zijn applicatie enkel en alleen maar om ze te vervangen door een nieuwe standaard. Ik vrees daarom dat het inmiddels véél te laat is voor een universele XML-standaard. En als die er ooit nog komt, zullen weinig bedrijven geneigd zijn om hun bestaande oplossing nog eens te gaan omzetten."

‘3-way match'

Wim Peeters bevestigt het belang van ‘3-way match' voor eCom (zie kadertje op p. 8). "Dat is trouwens een term die intern bij Agfa-Gevaert al langer wordt gebruikt," glimlacht Peeters. "In de berichtenflow die wij genereren, zijn het die drie berichten die er werkelijk toe doen. Of er eentje meer of minder wordt gebruikt, is eigenlijk niet zo cruciaal. Waar het vooral om gaat, is dat die berichten maar efficiënt kunnen worden gebruikt als ze worden ‘geïntegreerd', m.a.w. als de data correct worden ‘gemapt' met de interne applicaties en overal beschikbaar zijn in de verdere berichtenflow."

Agfa-Gevaert automatiseert niet enkel met zijn klanten, maar ook aan de leverancierszijde. Peeters vindt de samenwerking van Agfa met Cebeo, waar de groep zijn elektrisch materiaal (verlichting, electrotechnics, ...) bestelt, een mooi voorbeeld van hoe dit in de praktijk werkt. "Voor een goed begrip: voor de primaire grondstoffen (chemicaliën, zilver, aluminium, ...) maakt Agfa-Gevaert geen gebruik van EDI," zegt Peeters. "De processen die die grondstoffen beheren, zijn erg complex en prijsafhankelijk. Daar is door verdere automatisering niet meteen veel winst te halen."

Cebeo

“Het Agfa-Cebeo-model is een klassiek voorbeeld van een win-win situatie. Vooral omdat het stockbeheer van Cebeo’s e-Shop in real-time gebeurt, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Wij loggen in op hun systeem, waar we toegang hebben tot een ‘gestripte’ versie van hun catalogus: die bevat enkel de artikelen die ons interesseren, en geeft tegelijk ook de prijzen die voor ons gelden. Dat doet Cebeo aan de hand van het profiel dat ze van ons hebben opgesteld. Het grote voordeel van deze benadering is dat het onderhoud van de data volledig de verantwoordelijkheid is van de leverancier: Agfa moet niet langer zelf een kopie van de recentste catalogus in huis halen en/of opladen noch onderhouden. Vooral belangrijk is dat hun systeem ook toestaat dat er wordt geïntegreerd. Wij bestellen wel op hun site, dus rechtstreeks in hun systeem, maar we krijgen automatisch een kopie van de bestelling toegestuurd, zodat wij die ook kunnen integreren in ons systeem. Op die manier hebben we een ideale context gecreëerd voor het automatiseren van processen, om, zoals dat heet, ‘de goederen te laten stromen’. De foutenlast in het proces is significant lager, daarover bestaat niet de minste discussie. En áls er fouten voorkomen, is het meestal waar mensen tussenbeide komen, bijvoorbeeld bij het laden in een magazijn.”

Cebeo bezorgt Agfa-Gevaert vervolgens een DESADV-bericht, en nadien ook een elektronische factuur. Omdat het gaat om ‘low value’ materialen, ligt de verantwoordelijkheid voor de opvolging bij Agfa bij de persoon die de bestelling heeft geplaatst. “Bij de goederenontvangst in ons magazijn zullen grote anomalieën wel worden opgemerkt, maar kleine verschillen niet. Die worden ook niet als back-order in het interne systeem bewaard. Als de ontbrekende goederen echt nodig zijn, zal er een nieuwe bestelling worden geplaatst. Zolang er wordt betaald voor wat werkelijk is ontvangen en niet voor de bestelde hoeveelheid, is dat nauwelijks een probleem te noemen,” stelt Peeters gerust.

Toekomst

Op korte termijn gaat bij Agfa-Gevaert veel aandacht uit naar de dematerialisatie van de factuur. “Het gaat wel degelijk over wettelijk, papierloos factureren,” zegt Peeters. “We zijn met een veertigtal KMO’s in test. Tegen het einde van dit jaar moet dat rond zijn. Wij werken daarvoor samen met Certipost.”

De komende jaren zal er vooral veel aandacht gaan naar de automatiseringsprojecten met de douane, waar ook Europa veel belang aan hecht. “Bedoeling is dat bedrijven op termijn hun aangifte via het e-loket van de douane doen. Vanaf oktober moeten de globalisatielijsten, dit zijn de maandelijkse aangiftelijsten van import en export, in XML kunnen worden uitgewisseld met de douane, maar de specificaties daarvoor ontbreken nog steeds!”

Peeters begrijpt de logica van de overheid trouwens niet altijd: “Vanaf 1 juli van dit jaar moet ook de BTW-aangifte elektronisch gebeuren. Vroeger promootte het FOD Financiën daartoe hun EDIVAT-oplossing, maar die wordt eind 2008 afgeschaft, we moeten nu Intervat gebruiken. Wat blijkt? Dat moet opnieuw volledig manueel, in het beste geval kan men de aangifte in XML-formaat als attachment bij een bericht meesturen. Kortom, de overheid, die vroeger EDI promootte, zet een stap achteruit.”

Klassieke EDI gebeurt bij Agfa-Gevaert nog steeds via een VAN, maar dat zou ook via het Internet kunnen. “Dat dat nog niet het geval is met onze klassieke uitwisselingen, o.m. met Seagha, komt doordat alle partners van Seagha nog via het traditionele Seagha-platform werken voor zee-transport.”

Spaghetti

“Agfa-Gevaert is en blijft een grote voorstander van standaarden,” besluit Peeters, “maar we doen noodgedwongen steeds meer maatwerk. Het is nog maar de vraag of die situatie zich ooit nog zal stabiliseren. De kracht van XML is meteen ook het grootste nadeel gebleken: ongeveer alles kan en mag, de basisregels zijn veel minder rigide dan in klassieke EDI. Je kan het standaarden-verhaal nog het beste vergelijken met Esperanto indertijd. Dat was een kunstmatige spreektaal, die ook nooit is doorgebroken, al is ze er nog steeds voor wie ze wil gebruiken. Zo’n universele taal is natuurlijk voor een stuk een utopie, maar toch blijkt dat er nood aan is. In de huidige spaghetti van XML-versies zou het niet slecht zijn dat er een XML-Esperanto bestond.”