GS1 Belgilux

La mise en service du nouveau DC Fresh chez Delhaize signifie un grand pas en avant pour eCom dans le commerce de détail belge. Pour la première fois, le concept 3-way match est mis en pratique au niveau du casier. Il est clair que cela demande de sérieux efforts tant du distributeur que des fournisseurs, mais GS1 Belgium & Luxembourg est équipé pour accompagner le process complexe de conversion.

Grâce à la communication électronique, la logistique du frais chez Delhaize devient plus rapide, plus efficace et aussi plus verte. Un beau cas d'étude pour GS1 Belgium & Luxembourg et pour le secteur du commerce de détail belge en général.  Quelques mois avant l'ouverture, GS1 Belgium & Luxembourg a visité Delhaize pour une dernière mise au point.  Pas de soucis, le projet pourra dans tous les cas démarrer officiellement le 9 septembre comme prévu, nous rassure VP Supply Chain Tanguy t'Serstevens de Delhaize Belgium : "Nous suivons parfaitement le planning, également grâce au bon travail de nos partenaires Witron et Aldata. Nous testons en plein, et tout marche comme prévu. Nos fournisseurs aussi suivent bien. Initialement, certains avaient mis le projet en veilleuse, mais maintenant la majorité de nos fournisseurs ont démarré."

Le fait que le nouveau DC Fresh demande pas mal d'adaptations pratiques et organisationnelles des fournisseurs de frais chez Delhaize, est lié à la philosophie derrière le centre de distribution. Delhaize souhaite notamment optimiser la distribution des produits ultra frais. 

"Auparavant l'unité logistique était la palette, aujourd'hui il s'agit du casier. Ceci permet une logistique beaucoup plus efficace.  Nous souhaitons transporter moins d'air. L'environnement en  bénéficie également.  Les casiers entrent pleins et ressortent également pleins.", résume Tanguy t'Serstevens. "Ceci est rendu possible par le fait que nous pourrons désormais rassembler plusieurs produits dans un casier.  A cet effet, nous travaillons avec des ‘innerpacks', qui forment l'unité de commande minimum pour nos magasins.  Nos fournisseurs emballent leurs unités consommateurs - par exemple par cinq pièces - de manière à ce que l'employé qui assure la prise de commande puisse facilement prendre l'emballage d'une main hors du casier. Nous pouvons alors par exemple fournir au magasin un casier mixte comprenant  des innerpacks de disons cinq emballages de crevettes grises, trois tapenades, six emballages de saumon fumé, ...  Nous pouvons à présent parfaitement les identifier et les tracer dans un casier. Auparavant cela n'était pas aussi évident."

Plus de ventes, moins de perte

Ce n'est bien entendu pas un hasard si Delhaize attache autant d'importance à la distribution des produits frais. "L'ultra frais est l'assortiment clé de Delhaize. Nous devons absolument traiter ces produits à la perfection.  Les volumes dans ces catégories ont énormément augmenté ces dernières années. Une préparation traditionnelle n'est plus tenable. Il s'agit de beaucoup de références, avec des dates de conservation très courtes, qui sont commandées en petits volumes ."

Une matière complexe donc. Tanguy t'Serstevens trace brièvement le trajet que les produits ultrafrais devront traverser dans le nouveau centre de distribution. "Nous faisons la distinction entre  ‘produits en stock, qui résident très brièvement dans le stock du DC, et des ‘produits non en stock', produits que nous commandons le matin, réceptionnons le soir et que nous préparons la nuit pour les magasins. Les produits en stock sont préparés de jour dans le nouveau DC Fresh , ceux non en stock à la livraison.  Les casiers ne sont empilés qu'en toute dernière minute. Ils sont apprêtés sur des chariots à roulettes en fonction de l'agencement du magasin, afin d'assurer une productivité optimale dans le point de vente."

Les avantages de cette manière de travailler se déclarent rapidement. Delhaize gagne du temps et de la fraîcheur. De nombreux produits gagnent un jour de code grâce aux nouvelles procédures et ceci est important pour ces catégories de produits qui ont de très courtes dates de péremption.  

En outre, le distributeur peut travailler avec des colis plus petits. Les magasins peuvent désormais commander les produits ultrafrais par exemple par 3 ou 5 pièces.  Ceci est surtout intéressant pour les nombreux magasins de voisinage indépendants dans le réseau de Delhaize. Grâce à ce service amélioré, ils peuvent vendre plus de produits frais et il y a moins de perte. Les fournisseurs de frais obtiennent de cette manière plus facilement accès aux plus petits points de vente, qui jusqu'à ce jour n'auraient peut-être pas été client parce qu'ils devaient commander de trop grandes quantités (voire suremballages).

Le nouveau casier

Une des innovations les plus ‘visibles' dans le process complet est le nouveau casier frais Delhaize, disponible en deux formats (12 et 24 cm de haut).  Pourquoi ce casier était-il nécessaire ? "IL n'existait pas encore de casier spécifique pour les produits ultra frais sur le marché. La principale nouveauté de ce casier est son fond plus robuste.  Dans le nouveau DC Fresh les casiers doivent notamment voyager de beaucoup plus longues distances sur les bandes de transport. Les traditionnels bacs bleus n'y résistent pas", déclare Tanguy t'Serstevens. "De plus, le nouveau casier  est pliable, ce qui pour nous était une condition absolue. Une étiquette RFID y est intégrée. Nous mêmes ne l'utilisons pas en ce moment, mais la possibilité en est donnée  à nos fournisseurs. Delhaize utilise le code à barres GRAI (Global Reusable Asset Identifier) prévu sur chaque casier."

EPS (Euro Pool System) continue à gérer le pool de casiers de Delhaize. Avec le nouveau casier, EPS rend ses services aux fournisseurs comme dans le passé. Le process logistique demeure donc inchangé à ce niveau comparé à la situation avec les casiers bleus familiers.

Cycle de commande électronique

Afin  d'assurer la fluidité du traitement et de l'expédition des nouveaux casiers frais, la communication électronique s'impose absolument. Et ceci est une matière dans les cordes de GS1 Belgium & Luxembourg .  Deputy CEO Jan Somers se réjouit de ce case : "Voici la première fois que le ‘3-Way Match' est mis en pratique au niveau des casiers. Il s'agit d'une percée importante pour la distribution belge."

GS1 Belgium & Luxembourg ne reste pas en spectateur mais se charge du suivi du trajet de cette conversion incisive. "Nous avons envoyé nos responsables en formation chez Delhaize. Actuellement ceux-ci visitent les fournisseurs afin d'établir où ils en sont et quels difficultés restent à surmonter. A trois, nous rendons visite à quelques 35 fournisseurs. Nous ne prenons là nullement la place de Delhaize, voire des fournisseurs de solutions. Notre position est neutre. Il s'agit d'une application parfaite de nos standards, c'est pourquoi nous aidons volontiers une entreprise membre comme Delhaize avec la mise en œuvre de celle-ci. Pour nos experts ceci constitue un projet unique. Nous ne sommes pas uniquement une organisation qui développe et gère des standards, mais qui s'investit aussi dans le suivi pratique de nos membres. Nous apprenons énormément de la pratique."

Dans la pratique le cycle de commande se déroule comme suit. Au moyen d'un message ORDERS, Delhaize introduit une commande électronique auprès du fabricant. Dès que le camion est chargé et prêt à partir, le fournisseur enverra une note d'envoi électronique (un ‘despatch advice' ou message DESADV) à Delhaize y mentionnant tous les casiers chargés + leur contenu. A l'arrivée de la livraison au DC Fresh, chaque palette est identifiée individuellement grâce au scanning du SSCC, qui se trouve sur l'étiquette de palette. Le  SSCC ou Serial Shipping Container Code fait fonction de lien entre la note d'envoi électronique et la livraison logistique physique. De cette manière, Delhaize sait parfaitement ce qui se trouve sur la palette et dans les casiers et la réception des marchandises peut se réaliser de manière très fluide. Sur base du DESADV correct, le fournisseur établit le message de facture (INVOIC), de sorte à ce que tous les flux d'informations puissent se dérouler avec nettement moins de litiges ou discussions. Autrement dit, les deux parties y gagnent.

Le traitement dans le nouveau  DC se déroulera plus rapidement et sera plus efficace. Ainsi par exemple, la réception n'a plus qu'à vérifier la température, la date et la qualité. Encore un gain de temps. Le nouveau centre de distribution ne dispose que de dix quais de déchargement. Un planning parfait est donc de mise. C'est pourquoi Delhaize opère dorénavant avec un agenda de livraison. Les fournisseurs reçoivent une fourchette horaire dans la laquelle ils doivent se présenter au DC. Ils ne devront donc pas attendre des heures avant de pouvoir décharger.

Processus d'apprentissage

Chaque changement requiert bien entendu certaines adaptations.  Là où nécessaire, les fournisseurs doivent adapter leur système ERP afin de pouvoir envoyer des messages électroniques, dans beaucoup de cas les process sur le lieu de travail doivent faire l'objet d'une réorganisation et le personnel doit suivre une formation.  Pour certains cela implique en effet des modifications incisives, mais indispensables au bon déroulement du process.

Les fournisseurs qui ne livrent que des petits volumes à Delhaize ou un assortiment in/out, par exemple exclusivement en période de fin d'année, peuvent faire appel à de simples applications web et ne doivent donc pas nécessairement bouleverser toute leur organisation interne. Pour de plus grands fournisseurs, tel TerBeke cette conversion est l'occasion de mettre également au point leur propre organisation logistique.
Autre chose que les fournisseurs ont du apprendre, est la manière différente de construire les palettes avec les nouveaux casiers. C'est un apprentissage mais rien d'insurmontable.  En effet, opérer avec des ‘innerpacks' est une nouveauté pour les fabricants. "Nous avons fait des propositions concrètes à nos fournisseurs. Ainsi, pour des motifs écologiques, nous voulons éviter au maximum l'usage du carton. Nous préférons les sacs en plastique, le film rétractable, la bande adhésive ou l'élastique. Dans notre enceinte, nous avons organisé une bourse où nous avons invité  différentes  sociétés, parmi lesquelles des fournisseurs de solutions innerpacks. Ce fut une grande réussite. Pour certains producteurs ces innerpacks deviennent à la fois du ‘shelf ready packaging'. C'est l'idéal bien entendu ", explique Tanguy t'Serstevens, terminant sur une note positive.  "Les réactions des fournisseurs sont très positives. Après tout, tôt ou tard, ils auraient du faire l'investissement. Aujourd'hui l'EDI est incontournable."