GS1 Belgilux

Interview de Rudi Petit-Jean (Directeur Gamma Belgique)

Gamma ne s'est jamais montré en faveur d'accords bilatéraux avec les fournisseurs. " Plus nous avons des bons de commandes, factures, messages de retours et autres, standardisés et automatisés, plus nous sommes satisfaits" explique Rudi Petit-Jean, directeur de Gamma Belgique. Il nous semble dès lors évident de collaborer via  la Central Data Bank de GS1 Belgium & Luxembourg.

"En 1993 nous étions déjà occupés à mieux accorder les flux des commandes," rappelle Rudi Petit-Jean. "Ce fut un processus laborieux. Depuis lors, nos bons de commande, notes d'envoi et factures sont dématérialisés. Quant,  au message des retours, nous nous trouvons en pleine phase pilote. Toute cette opération est dirigée, pour les 3 formules de magasin, à partir de la maison mère aux Pays-Bas."

Ce que Gamma préconise

Gamma Belgique fait partie de la société belgo-hollandaise Intergamma, un groupe qui est représenté par 2 enseignes spécialisées dans les matériaux de constructions (Karwei aux Pays-Bas, Gamma en Belgique et aux Pays-Bas), gérées par des indépendants sous forme de franchise. Aux Pays-Bas, il y a 165 points de vente Gamma et 130 magasins Karwei ; la Belgique compte  82 points de vente Gamma, dont 11 en Wallonie, où le groupe est actif depuis 2001. Aux Pays-Bas, Gamma est leader sur le marché et Karwei se situe en 3ème position. En Belgique, Gamma est le numéro 3, mais son activité a démarré 10 ans plus tard qu'aux Pays-Bas.

Gamma se positionne comme un distributeur de matériel de construction avec une partie centrée sur la décoration. On y trouve tout pour le travail de base (pierre, ciment, gyproc), mais aussi 3 catégories de produits destinés à des cibles spécifiques: sanitaire (technique et décoratif), matériel de construction et peinture pour la finition. Rajoutez à cela un choix de tapisseries, un petit rayon de luminaires et mobilier de jardin et quelques accessoires et vous avez une idée de l'assortiment complet. Karwei représente un spectre plus large. La notoriété de Gamma est largement due aux spots radio célébrissimes avec la famille Backeljau (Luc Wijns) diffusés depuis 1993.

Face avant et face arrière

La grande force d'une standardisation poussée est bien entendu que, une fois une donnée introduite correctement dans le fichier de base, on peut s'y fier pour l'échange et la déduction d'informations. Rudi Petit-Jean est bien conscient que "Le bon numéro doit être relié au bon article",. "Que notre description puisse différer quelque peu de celle du fournisseur est tout à fait secondaire. C'est le lien entre les deux qui doit être correct, de manière à éviter toutes erreurs sur les étiquettes, les tickets de caisse et dans les dépliants. L'enjeu est important."

Un point d'attention supplémentaire est que, pour des raisons légales, un nombre croissant de données est requis. "Par unité de vente, et selon la catégorie de produit, des données supplémentaires s'imposent, comme par exemple dans le cadre de l'éco-certification, les labels  Valipac ou Fost Plus. La question est de déterminer comment le fournisseur nous communique ces données. Dans la plupart des cas, on n'y trouve aucune approche systématique. Lorsqu'un papier adhésif devient ‘éco', nous souhaitons en être informés...trop souvent on l'apprend ad hoc ou par hasard."

Il n'y a pas que la loi qui nous pousse, une gestion moderne des points vente doit également pouvoir être opérées à partir de données complexes. "Prenez par exemple la gestion de l'espace " explique Rudi Petit-Jean. "A cet effet, il est crucial de communiquer les dimensions avec précision. Pour ce faire, il faut d'abord convenir de ce qu'est la largeur, la longueur et la hauteur d'un produit ; quelle est la face avant d'un produit ? Les Français et les Allemands appliquent-ils les mêmes raisonnements dans ce domaine? Toutes ces choses-là jouent un rôle."

Après tout, les conséquences ne sont pas des moindres, les erreurs ou manque d'uniformité dans la perception des dimensions ont un effet direct sur la gestion des stocks et sur le plan de rayon. Dans un monde parfait et digital où toutes les spécifications sont saisies correctement, la gestion fluide des données est une évidence et l'échange efficace constitue une valeur ajoutée indéniable dans la communication entre les entreprises concernées.

L'œuf de Colomb

"Actuellement nous travaillons encore souvent avec des fichiers Excel qui reprennent des colonnes destinées aux prix et aux GTIN mais où rien n'est standardisé pour d'autres données. En outre, les données sont encore en partie saisies manuellement. En effet, la séquence des champs n'est pas uniforme, ce qui oblige à chaque de fois à reformater et contrôler. Différents modes opérationnels font en sorte que, dans un cas le nom figure avant la catégorie de produit, et dans un autre, c'est le contraire. » Rudi Petit-Jean ne cache pas son rêve d'évoluer vers une situation d'uniformité à plus d'un niveau. "Si nous-mêmes et nos fournisseurs faisions une seule fois l'effort de compléter les données exactes pour tous les champs dans un des 28 data pool certifiés de GS1, nous serions déjà bien avancés. Là, au moins, elles sont accessibles à tous ceux qui adhèrent par exemple à la CDB de GS1 Belgium & Luxembourg." Bref, c'est l'œuf de Colomb.

Afin de traiter les dimensions (longueur, largeur, hauteur) de manière uniforme, GS1 Belgium & Luxembourg mettra à la disposition des clients un outil, le service de mesure,  permettant de vérifier les données. De même, l'exactitude du GTIN peut être testée à l'aide d'un outil en ligne sur le site de GS1 Belgium & Luxembourg. Mais la cerise sur le gâteau est bien entendu la CDB, qui, au niveau du contenu pour le secteur du bricolage & jardinage, répond entièrement aux exigences du marché Benelux grâce à la collaboration étroite avec GS1 Nederland. Les entreprises n'ont plus qu'à adhérer à la CDB.

Chaque fournisseur, ayant son siège principal sur le territoire belgo-luxembourgeois, rejoindra GS1 Belgium & Luxembourg ,et adhèrera auprès de GS1 Nederland, si son siège principal se trouve aux Pays-Bas. La mise en œuvre et le support est donc fourni par l'organisation membre locale mais l'échange des données est global. Une fois les données introduites, la même information est facilement accessible partout dans le Benelux. Il s'agit bien d'une application au-delà des frontières.

Qualité des données

Le plus grand gain d'une uniformisation poussée se situe au niveau de la qualité des données. "Non seulement des données correctes permettent de développer de meilleures mises en rayon," explique Rudi Petit-Jean. "Mais le client aussi, reçoit de meilleures informations et la gestion de l'espace en bénéficie. Actuellement tout cela ne fonctionne pas vraiment comme il se doit, puisque nous ne disposons pas toujours des dimensions correctes. De même, les descriptions peuvent causer des problèmes étant donné qu'elles ne sont pas standardisées."

Dans ce monde digital, l'échange et la comparaison sont à l'ordre du jour. Si les données ne sont pas correctes, les erreurs se remarquent d'autant plus rapidement: elles génèrent plus de confusion avec des conséquences importantes. C'est la raison pour laquelle GS1 œuvre à ce point pour la qualité des données. Si l'on veut interagir avec cet échange de plus en plus rapide et cette multiplication de données, on ne peut en aucun moment négliger la qualité ou la perdre de vue.

La base consiste à introduire les données correctement et une seule fois. "Chez Gamma on arrive facilement à quelques 100.000 mutations par an. Il va de soi que plus cela se déroule automatiquement, mieux ce sera," dit Rudi Petit-Jean en souriant. "Plus l'information est digitalisée à la source, plus le point de départ est fiable. Alors la transférabilité ne connait pas de limite." La synchronisation des données en matière de prix reste souvent un point délicat. Jusqu'à nouvel ordre, la communication autour du prix d'achat spécifique par distributeur est évitée dans la base de données de  GS1...

Leçons à tirer

Une étude indique que pas moins de 70% des données échangées entre distributeurs et fournisseur contiennent des erreurs. Dans le secteur alimentaire il s'agit souvent des dates de péremption ou des unités d'emballage. Il faut absolument en tirer des leçons. En outre, il est primordial que les fournisseurs prennent conscience le plus vite possible de la nécessité de standardiser, de façon à ce que l'adoption soit massive. C'est alors que le rendement sera optimal pour tous les acteurs concernés. Information intéressante à ce sujet: des calculs effectués en France ont démontré que l'échange électronique de données de produits via un data pool tel que la CDB, génère une économie de 42€ par fiche produit! La charge administrative s'allège considérablement. GS1 Belgium & Luxembourg fournit le support aux entreprises souhaitant adhérer, ce par le biais d'un help desk performant et des formations sur l'utilisation de la CDB.