GS1 Belgilux

C'est suite à une demande d'Albert Heijn aux Pays-Bas que Lactalis a rejoint la CDB. Afin d'adhérer au  projet Shared Warehouse, Lactalis devait transmettre ses fiches de produits de différentes références via GDSN (Global Data Synchronisation Network). Aux Pays-Bas,  Albert Heijn est très actif au sein de son home data pool, SA2 Worldsync. Ce furent les contacts hollandais qui les ont menés vers la Central Data Bank (CDB). Chaque entreprise a le choix parmi 28 data pool certifiés GDSN, mais il est courant de choisir le data pool du pays du siège principal. Les différents data pools sont interconnectés dans un réseau.

Qui est qui?

Nos interlocuteurs sont Théophile Pesnelle, Responsable IT pour Lactalis Europe du Nord (à droite sur la photo) et Ettore Cattaruzza, directeur supply management (à gauche).  Lactalis est une entreprise française classée troisième plus grand groupe parmi les producteurs de lait à échelle mondiale. Lactalis Europe du Nord se charge de la commercialisation des produits du groupe dans le Benelux. La succursale Benelux emploie 60 personnes tandis qu'au niveau mondial le groupe compte plus de 38.000 employés. Le portefeuille de marques comprend des noms connus, tels que  Président, Galbani et La Laitière. Pour la gestion backoffice des produits frais, le groupe a conclu une joint-venture avec Nestlé.

Collaboration

"Lorsque nous nous sommes tournés vers GS1, nous avons découvert la CDB,"  raconte Théophile Pesnelle, "et nous avons adhéré au système. Quatre d'entre nous ont suivi une formation intensive auprès de GS1 et ensuite nous sommes passés à l'action. Dans la base de données ERP oùnous opérons en interne, des données de produits provenant de la France nous parviennent par e-mail. Nous devons alors convertir ces données vers les champs prévus dans la CDB. Cela doit se faire manuellement, les données n'étant pas encore automatiquement importables."

Pour entamer la collaboration avec Albert Heijn, 18 parmi les 700 références de Lactalis entraient en ligne de compte. Théophile Pesnelle perçoit ceci comme étant une première phase: "Il va sans dire qu'à terme d'autres distributeurs suivront. Quoi qu'il en soit, la distribution évolue dans ce sens. Distributeurs et fournisseurs cherchent à se rapprocher pour collaborer de manière plus efficace afin que les deux parties puissent réaliser des économies. L'automatisation est la piste à suivre. Par ailleurs, cela génère des données plus correctes."

A nous entendre parler, cela peut sembler simple, mais dans la pratique, les choses sont un peu plus compliquées. Il y a en effet pas mal de violons à accorder pour que tout se déroule de manière fluide. Avec Albert Heijn, Lactalis se trouve au-delà de la phase expérimentale: "La gestion des données des produits avec eux est pleinement opérationnelle" précise Théophile Pesnelle. "Notre objectif final est de voir au bout du compte tous nos produits passer par la CDB. En France notre base de données centrale interne fonctionne déjà bien ; maintenant, cap sur l'international."

Uniformisation

Dans ce domaine, les distributeurs belges ont moins progressé que leurs confrères hollandais. Pourtant ils ont déjà fait du chemin. Une difficulté persistante estle fait que les différents distributeurs émettent des exigences divergentes quant au nombre de données à introduire. Cela perturbe la standardisation et automatisation intégrales. "Il est étonnant que les entreprises de distribution disposent toutes de leurs propres champs spécifiques," estime Théophile Pesnelle. "Par ce fait l'information d'un seul et même article n'est pas toujours uniforme. Nous devons veiller à disposer de toutes les données afin de répondre à toutes les exigences détaillées."

"En guise de référence, nous prenons le distributeur le plus exigeant, " explique Théophile Pesnelle. "Nous constatons toutefois que le nombre de champs que les entreprises de distribution souhaiteraient voir complétés ne cesse d'augmenter, notamment dû aux données nutritionnelles et obligations légales." 24 champs sont obligatoires dans la CDB, mais Albert Heijn par exemple en demande bien une cinquantaine, précise GS1. Cela peut s'expliquer par l'ambition des distributeurs d'assurer un service au consommateur final, avec notamment des informations via des applications mobiles.

Il est vrai que GS1 élabore une uniformisation des exigences émises par les distributeurs belges afin de limiter les divergences. Cela ne peut que contribuer à la qualité des données. Une étude démontre en effet que 50 à 70% des fiches contiennent des erreurs lorsqu'on compare les données ERP entre fabricant et distributeur.

En tête de liste se trouvent les dimensions d'emballage,  ce qui laisse deviner les implications au niveau de la chaine logistique. Lorsqu'on mesure un camembert Président tel que placé en rayon, on obtient tout autre chose que si l'on mesure l'emballage à plat. C'est pourquoi il est  conseillé d'utiliser d'emblée les règles de mesure GS1. Cela permet aux deux parties d'être informées sur la manière de mesurer et d'accorder les systèmes ERP afin d'intégrer le tout correctement.

Rapidité et efficacité

Pour pouvoir opérer en mode automatisé, il faut carrément réviser la culture d'entreprise. Là où les représentants avaient l'habitude de compléter manuellement des fiches d'introduction, il faut à présent saisir les données sur une plateforme digitale du distributeur, voire de la CDB. Généralement ce sont d'autres personnes qui s'en chargent, ce qui engendre toute une réorganisation au niveau de l'attribution des tâches ainsi que de nouveaux accords. Ettore Cattaruzza en est bien conscient. "Nous devons briser les anciennes habitudes et en introduire de nouvelles."

Il entrevoit beaucoup d'avantages: "100% d'automatisation réduit le taux d'erreur  et nous décharge de pas mal d'administration lourde. En revanche, en cas de problèmes, une intervention manuelle de taille est inévitable. Dans une situation automatisée, le flux se déroule de manière plus efficace et rapide, mais la vigilance reste de mise. Des erreurs dans l'échange des données peuvent faire en sorte que le distributeur refuse la commande parce que son système ne reconnait pas le produit. Nous travaillons avec des produits munis de dates de péremption strictes; par conséquent une solution rapide s'impose! En outre, des divergences d'un pays à l'autre persistent : on ne travaille pas de la même manière avec Carrefour Belgique et avec Carrefour France."

La mise en œuvre des différents volets ne demande pas seulement un changement de culture et de mentalité. "D'abord et avant tout, la centralisation et l'automatisation demandent un solide investissement", explique  Ettore Cattaruzza, "à amortir à long terme par le biais des avantages d'un flux automatisé (exactitude des données, rapidité, efficacité). Je prends un exemple: équiper toutes les unités de production à échelle mondiale d'imprimantes d'étiquettes adaptées n'est pas une sinécure. Réussir à aligner tout le monde ne l'est pas non plus.  Après tout, de nombreux départements sont impliqués : logistique, commercial, marketing, informatique... L'impact sur l'entreprise est important. Le soutien total de la direction est donc indispensable."