GS1 Belgilux

De par un Arrêté Royal récent (en vigueur depuis le 1er janvier 2010) les conditions auxquelles l'échange des factures électroniques doit répondre, ont changé. L'objectif était de simplifier, mais malheureusement le résultat sème une certaine confusion. Nous avons demandé à l'expert facturation, le professeur Jos Dumortier de nous éclairer sur ce qui est permis et ce qui ne l'est pas et sur ce que nous réserve l'avenir. 

Le Professeur Jos Dumortier est un juriste renommé, relié à la KU Leuven en tant que professeur ICT Law. Il y est directeur du Interdisciplinair Centrum Recht en ICT (ICRI). Si lui ne le sait pas, alors nous non plus, avons-nous pensé. Nous sommes allés le voir pour lever le voile, tant pour nous que pour vous, sur cette matière parfois confuse qu'est la facturation électronique.

D'abord un retour à l'origine: avant l'AR, il y avait une loi.

Dumortier: En effet, la loi du 1er janvier 2004 rend la facturation électronique possible en Belgique. Toutefois, la Belgique n'avait pas le choix : elle devait traduire une directive européenne dans ce sens en législation nationale. La possibilité de facturer par voie électronique doit être réglée légalement afin d'assurer son application correcte de manière à ce que celle-ci soit contrôlable dans le cadre d'une réglementation TVA. Nous parlons donc ici de l'aspect purement fiscal de la facture. Une facture a en effet d'autres fonctions encore, par exemple comme preuve d'une transaction entre parties.

A titre de précision: que devons nous entendre par 'facture électronique'?

Dumortier: Le terme ne réfère pas à son mode de création. Nous pouvons partir du principe que 99 % des factures sont générées par voie électronique, à savoir au départ d'un traitement de texte, spreadsheet ou à l'aide d'un programme de comptabilité.  Ensuite on peut l'envoyer vers une imprimante afin de générer une facture papier, suite à quoi on peut éventuellement l'envoyer par la poste. Il n'est question d'une facture électronique que lorsqu'elle est également transmise sous forme électronique. Il peut s'agir d'un courriel mais aussi d'un transfert par stick usb ou cd, voire par l'envoi d'un message (EDI) structuré.  

Quels problèmes peuvent survenir, nécessitant une telle réglementation ?

Dumortier: La question cruciale est de savoir si l'intégrité du contenu et l'authenticité de la provenance de la facture sont garanties. Un AR de 2004 annexé à la loi de l'époque décrit les modalités pour une facture électronique valable tout en étant

acceptable pour l'administration de la TVA. Deux pistes ont été prévues à cet effet: l'utilisation d'une signature électronique avancée ou une sécurisation (implicite) à l'aide de conventions EDI. En parallèle on a gardé une ouverture pour éventuellement  accepter plus tard, moyennant un AR, d'autres techniques au cas où de nouvelles opportunités technologiques se présenteraient. 

Juridiquement étanche

Où est le problème avec le nouvel AR de 2010?

Dumortier: Au fait les modalités datant de 2004 - le choix entre la signature électronique avancée ou l'EDI - ont été à nouveau abolies.  Mais la loi, elle, est restée inchangée. Celle-ci dicte toujours que l'authenticité et l'intégrité de la facture électronique doivent être garanties selon des modalités à spécifier par le Roi. Etant donné que le Roi lui-même a annulé les modalités émises antérieurement, une zone d'interprétation et de discussion se crée. S'ajoute à cela que le choix entre la signature électronique avancée ou l'EDI est toujours repris dans la directive européenne.  On pourrait en conclure à présent que, le Roi ne déterminant (plus) les modalités, les règles européennes prévalent automatiquement. Cela impliquerait que le nouvel AR n'a en fait rien changé.

Dumortier: En effet. Antérieurement déjà, plusieurs pays scandinaves et les Pays-Bas ont jugé trop lourde l'introduction de modalités sévères en vue de prouver l'intégrité et l'authenticité de la facture électronique. Dans ces pays, un simple fichier pdf envoyé par courriel, suffit. Le raisonnement de départ étant : pourquoi imposer d'autres exigences plus sévères à une facture électronique qu'à celle sur papier? Du point de vue économique, ce raisonnement tient parfaitement la route, mais juridiquement, dans l'état actuel de notre droit belge, il n'est pas tout à fait étanche, hélas...

La Belgique se dirige-t-elle à présent dans la direction de la Scandinavie et des Pays-Bas?

Dumortier: Un projet de directive européenne - qui suscite pas mal de discussions et qui est loin d'être acceptée - a été soumis prévoyant une modification dans ce sens, à savoir l'abolition des exigences formelles. Sans aucun doute l'ancienne directive restera-t-elle en vigueur pour encore un bon bout de temps. Avec cet AR, la Belgique s'avance quelque peu sur les développements en vue.  En attendant, la législation est toutefois restée inchangée. Par ce fait notre pays se trouve malheureusement dans une situation juridique très incertaine.

Le résultat semble apporter plus de souplesse mais avec une incertitude?

Dumortier: L'exigence comme quoi l'intégrité et l'authenticité de la facture doivent être garanties, persiste. Ce que cela implique exactement, on l'ignore, puisque l'administration de la TVA n'émet aucune instruction à ce sujet.  La manière la plus sure reste de soumettre à l'administration de la TVA la façon dont vous souhaitez opérer en demandant que celle-ci y donne son accord de principe.

Il n'y a d'ailleurs pas que la facture en soi et son envoi...

Dumortier: Pour ce qui est de la conservation et l'archivage des factures, rien n'a changé, mais là aussi l'exigence de garantie d'intégrité et d'authenticité est de mise.  La question sera de savoir comment l'administration de la TVA va faire valoir sa demande dans cette époque où l'on n'arrive plus à déterminer si un bout de papier constitue l'impression originale voire, une photocopie, si l'impression a été produite par l'émetteur sinon par l'adressé, etc. Très souvent d'ailleurs les factures sont transmises par voie électronique sous forme d'un fichier pdf pour être imprimées ensuite par le récepteur. Aux yeux de l'administration de la TVA il s'agit là de factures papier.

D'une perspective européenne, où allons-nous avec la facture électronique?

Dumortier: Les pays européens ont des points de vue divergents sur la question. Je pense que la facture papier est tout simplement dépassée et par conséquent condamnée à disparaître. La technologie actuelle efface la distinction entre factures papier et électroniques, entre l'original et la copie. Si les exigences en matière de sécurisation ne sont pas contrôlables dans la pratique, mieux vaut les supprimer. En pratique, la fraude est d'ailleurs quasi inexistante : il existe une sorte d' ‘auto-régularisation', car les deux parties ont de toute manière des intérêts opposés et le contrôle consiste principalement à vérifier si les deux parties soumettent bien la même facture. A terme, la facture devrait d'ailleurs idéalement disparaître dans le cadre de l'administration de la TVA. Pourquoi ne pas, dans une société d'information poussée, prévoir une application web, où pour chaque transaction assujettie à un contrôle on introduit une fiche sur le serveur contenant les données qui figurent à présent sur la facture?  Auprès de la sécurité sociale c'est déjà le cas, et cela faciliterait l'échange européen des données de la TVA.