L'AZ St Jan ouvre la voie à l'utilisation des standards GS1 en milieu hospitalier et nous fait découvrir leurs nombreux atouts pour améliorer la sécurité du patient.
L'AZ Sint Jan est un hôpital généraliste de 909 lits situé dans la proche banlieue de Bruges. Son importance en nombre de lits et le trafic journalier généré justifient la recherche de solutions optimales quant à la gestion des produits pharmaceutiques circulant dans l'hôpital ainsi que de l'ensemble du matériels et des matériaux entrant en ligne de compte pour assurer de meilleurs soins aux patients et optimiser la gestion des stocks en général.
Comme dans de nombreux hôpitaux, les médicaments sont gérés à la dose unitaire afin de garantir un meilleur contrôle de la médication et de la consommation. De ce choix découle une charge importante de travail, tant au niveau de la réception et de la gestion des produits que de leur distribution, de leur suivi jusqu'au patient et de leur facturation.
Un groupe de travail interne a été mis en place afin d'identifier les problèmes et de trouver les solutions pour y remédier. La plupart des services concernés (l'officine d'hôpital, le service de stérilisation, la facturation, l'admission et la gestion des patients, le service informatique, le laboratoire, etc.) y ont pris part afin d'identifier les produits (les médicaments, les implants, le matériel médical courant, le matériel des salles d'opération, autres matériels/matériaux (vêtements, etc.), les problèmes et les opérations sensibles. En voici un bref aperçu :
Quelles opérations ?
Par ailleurs, différentes problématiques propres à la structure de l'hôpital et au système belge des soins de santé viennent compliquer la donne :
Afin de permettre une gestion optimale, une solution utilisant les clés d'identification et les codes à barres GS1 a été développée et intégrée dans un système informatisé de gestion des soins hospitaliers (INFOHOS). Au vu de la complexité des opérations à effectuer en milieu hospitalier et de la nécessité de posséder un système intégré, les responsables ont décidé de développer un programme/plateforme de gestion du style ERP. Les opérations nécessitant un grand volume d'encodage des données numériques et beaucoup de manipulations dans plusieurs services, il a été décidé d'opter pour les codes à barres GS1, les seuls à pouvoir garantir l'unicité des codes et, pourquoi pas, à permettre une intégration future des différents réseaux d'hôpitaux. De cette manière, il est possible d'épargner du temps lors de l'encodage et d'éviter les erreurs.
Ce système ERP « hôpital » doit permettre de :
L'AZ Sint Jan a choisi le code à barres EAN-13 pour figurer sur le médicament à dose unitaire. Ce code à barre devient la clé d'accès au système ERP de l'hôpital dans lequel peuvent être enregistrés les autres informations relatives au produit pharmaceutique (n° de lot, n° APB, date de RM, de SM d'utilisation, médecin concerné, patient concerné, remboursement éventuel, autres n° d'identification du médicament...).
Le système permet, lorsqu'un produit pharmaceutique est scanné (pour entrée ou sortie du stock, administration du médicament, enregistrement de la consommation dans la base de données, etc.), de transférer l'information dans le système de gestion de l'hôpital. Ce dernier, après traitement de l'inventaire et mise à jour des stocks, est à même d'envoyer une commande au fournisseur et de mettre à jour le fichier des patients (lorsque le médicament est administré à un patient, un code à barres identifiant ce dernier est scanné simultanément au code à barres du produit).
Traçabilité :
Les implants requièrent une solution de traçabilité adaptée afin de pouvoir retrouver à tout moment en cas de danger, la pièce concernée. Dans ce cas précis, c'est le GS1 128 qui a été choisi afin d'enregistrer le n° de l'implant et le n° de lot. Lors de la réception des marchandises, une fiche traçabilité est créée pour l'implant concerné sur laquelle un code à barres permet d'effectuer le lien entre l'implant et la base de données reprenant l'ensemble des informations relatives à ce dernier.
La traçabilité s'applique également au service de stérilisation pour lequel chaque instrument est muni d'un code à barres. A chaque opération, le code à barres est scanné afin de pouvoir identifier le chemin parcouru au sein de la chaîne de stérilisation.
L'échange de données électronique a également été développé avec l'aide de différents fournisseurs. Cela dit et bien que le projet existe depuis longtemps, l'utilisation n'est pas encore optimale. Seul le message PRICAT est actuellement en cours de développement et la structure diffère encore d'un fournisseur à l'autre.
L'hôpital a diminué le gaspillage, a maintenu un enregistrement précis des consommations de médicaments, a minimisé les inventaires et a rationalisé les relations avec les autorités et les compagnies d'assurance.
L'AZ Sint Jan à Bruges a déjà fait le premier pas vers le système GS1, persuadé que les standards proposés peuvent encore apporter davantage à leur système de gestion en interne.
Dans cette optique, l'usage du nouveau code 2D GS1 DataMatrix est très certainement la piste à envisager pour identifier les médicaments. Celui-ci a par ailleurs été recommandé au niveau européen par l'EFPIA (European Federation of Pharmaceutical Industry and Associations) aux différentes fédérations nationales. Ce code 2D permet non seulement d'intégrer la clé d'identification, mais également des données indispensables pour garantir une traçabilité optimale et la sécurité du patient, à savoir un numéro de lot, une date d'expiration, etc.. Ceci permettrait de réaliser des économies substantielles tant pour les hôpitaux que pour les fabricants. En effet, l'industrie pharmaceutique pourrait réduire les coûts en utilisant un même GS1 DataMatrix pour plusieurs pays européens (plutôt qu'une multiplicité de codes à barres sur un même emballage) et en imprimant le code sur chaque dose unitaire. Le médicament identifiable à l'unité éviterait un travail fastidieux et coûteux au sein de l'hôpital.
L'AZ Sint Jan souhaite aussi faire progresser l'utilisation des standards GS1 eCom afin de faciliter et d'optimiser l'échange des données de base.
Enfin, d'autres pistes sont à envisager, comme par exemple l'usage de la RFID dans le cadre de l'identification du patient. Un check-up régulier révélera d'autres maladies du système d'identification actuel que les standards GS1 seront très certainement à même de guérir...