L' e-Invoice (la "facture électronique") et la "dématérialisation" sont peut-être bien les sujets les plus importants dans le contexte des standards eCom. La raison est évidente : il s'agit de revenus. Pour les entreprises cela se reporte à la rémunération pour les produits livrés ou services prestés, pour les pouvoirs publics à l'alimentation de la caisse d'état via la TVA. Ce n'est pas un hasard si la facture est le document autour duquel existent de loin le plus de textes de loi. Vu l'immense simplification administrative qu'une telle dématérialisation entraine - pensons aux nombreux mètres cubes de papier à ne plus devoir stocker - le monde de l'entreprise a œuvré pendant des années pour réaliser la dématérialisation.
Depuis décembre 2001, la facture électronique fait l'objet d'une législation au niveau européen. En février 2004, le Moniteur belge publiait la nouvelle législation qui, avec effet rétroactif, permet aussi en Belgique dès début 2004 de facturer par voie électronique.
Grâce notamment au travail de lobbying de GS1 Belgium & Luxembourg, la FEDIS et la FEB, un Arrêté Royal est entré en application au 1 janvier 2010 qui supprime les modalités supplémentaires pour la facturation électronique (pour plus d'information : voir l'analyse du professeur Dumortier, spécialiste facture électronique, dans LINK 2010/1). En ce moment, un travail s'effectue au niveau UE afin de réaliser une mise à jour de la directive européenne à ce sujet.
Il est important de saisir la distinction entre " facture électronique" et "dématérialisation". Dans ce dernier cas, la facture électronique remplace la variante papier en tant que pièce légale. Dès qu'une entreprise et son/ses partenaire(s) consentent mutuellement de passer à la facture électronique, la version papier ne détient plus que la valeur d'une copie - tout comme dans un environnement strictement papier il n'existe qu'un seul original de la facture légale (les doubles ont le statut de copies !). On peut néanmoins dans un univers papier se servir aussi de la facture électronique, par exemple via le message EANCOM® INVOIC. Selon ce scénario la facturation électronique se déroule en parallèle avec le flux légal de papier et est considérée comme outil auxiliaire à la comptabilité.
Quand un partenaire commercial et son client, décident conjointement de passer à la facturation dématerialisée, il est conseillé de définir les droits et les devoirs des parties en rapport à l'échange de données, dans un contrat. Ce contrat s'appelle « Convention d'échange ». GS1 Belgium & Luxembourg met à disposition un exemple de texte, applicable dans le secteur des Produits de Grande Consommation en Belgique et au Grand-duché de Luxembourg. Si vous souhaitez un texte modifiable (.doc), veuillez nous contacter (eCom.support@gs1belu.org).
Légende :
Clause : GS1 Belgium & Luxembourg accepte que ce projet de texte soit utilisé par ses clients et partenaires. GS1 Belgium & Luxembourg, toutefois, ne peut être tenu responsable des dommages, au sens large, qui pourraient provenir de l'utilisation du texte, ni de l'exactitude de son contenu ou des décisions et/ou des actions basées sur le texte.
Aux yeux du législateur, un document est qualifié de facture par la présence d'un nombre d'éléments spécifiques dans celle-ci. Toutefois la législation ne précise en rien la place de ces éléments sur le document. Tout comme il existe différentes possibilités pour placer un montant sur un document papier (en haut, en bas, à gauche, à droite, ...), l'utilisateur peut choisir l'endroit où il fournit les données requises dans son e‑Invoice - du moment qu'elles s'y trouvent.
Afin d'arriver à un consensus sur la manière de compléter la facture légale, GS1 Belgium & Luxembourg a mis sur pied un Groupe de Travail à plateforme très étendue. Tous les acteurs importants y étaient représentés : non seulement les distributeurs et les fabricants de marque, mais aussi des prestataires de service importants tels qu'Electrabel. L'administration de la TVA faisait également partie du Groupe de Travail qui avait abouti en juin 2004 à l'EBL001, à savoir un Guide d'Utilisateur basé sur le message INVOIC du standard EANCOM® 2002. L' EBL001 précise pour toute donnée légalement requise comment et où la représenter dans le message.
Se servir de l'EBL001 procure la certitude d'être conforme aux formats légalement requis. Le fait que l'Administration de la TVA a supervisé le développement de l'EBL001 constitue bien entendu un atout supplémentaire.
La documentation sur le message INVOIC "idéal" O2C (FMCG) peut être téléchargée ici.
Il comprend les documents suivants, qui forment un ensemble:
a. Introduction
O2C (FMCG) - INVOIC Introduction to "ideal" message Guideline v3.3 - 01 08 2011.pdf
b. Technical Documentation
O2C (FMCG) - INVOIC - "Ideal" message MIG v3.3 - 01 08 2011.pdf
c. Overview of Calculation Rules
O2C (FMCG) - INVOIC - "Ideal" message Calculation Rules v3.2 - 31 12 2010.pdf
d. Mapping of RD1 - Art.5 to INVOIC EANCOM® 2002
GS1 B&L - EBL001 - NED Mapping AR1, Art.5 v001.pdf
or
GS1 B&L - EBL001 - FRA Mapping AR1, Art.5 v001.pdf
e. Codes List for EBL001 (national codes for INVOIC EANCOM® 2002)
GS1 B&L - EBL001 - NED 'Codelist' v010 01 08 2011.pdf
or
GS1 B&L - EBL001 - FRA 'Codelist' v008 01 08 2011.pdf
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