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Depuis quelque temps déjà Delhaize Belgique et Coca-Cola Enterprises Belgium ont clôturé la phase expérimentale et sont  à présent pleinement opérationnels dans l'échange des données de facturation par voie électronique (EDI). Carine Driessen, project manager e-Projects chez Delhaize Belgique, et Erik De Clercq, ECR (Efficient Consumer Response) Manager auprès de Coca-Cola Enterprises Belgium, présentent leur projet de collaboration. Delhaize Belgique espère en outre démarrer très prochainement un projet  e-invoicing avec d'autres  fournisseurs.

Economies effectives

Pourriez-vous brièvement décrire le contenu du projet au sein de votre entreprise?

De Clercq: Il s'agit d'un projet avec une histoire. En 2006, nous avions introduit l'EDI et Delhaize Belgique fut notre premier client. Après avoir affronté quelques difficultés nous avons décidé que le 3-way match (le traitement électronique de la commande, la note de livraison et la facture) était la seule solution valable. Fin 2007, le système était opérationnel et dans une seconde phase (en 2009) nous avons également impliqué les indépendants. La collaboration pragmatique s'est déroulée de manière particulièrement fluide. Lorsque  Delhaize Belgique nous a proposé l'approche entièrement démunie de papier,nous avons suivi. Après analyses et programmation, nous  avons entamé  les tests. Tout au long de la phase de test, nous avons continuellement effectué des améliorations et des rectifications. Le projet de collaboration avec Delhaize Belgique implique annuellement 47.000 factures.

Driessen: Cela fait des années que nous pratiquons l'EDI. Dans un premier temps nous avons utilisé des factures électroniques accompagnées d'une version papier en parallèle, mais en septembre 2009, nous sommes enfin passés à l'e-invoicing. En avril 2010, nous disposions d'une solution ‘live' et c'est alors que nous avons lancé une invitation, notamment à Coca-Cola Enterprises Belgium, à joindre ce projet. Vu le volume important de facturation, nous étions en mesure de tester avec eux tous les flux de manière intensive.

Quels étaient vos motivations pour démarrer ce projet?

Driessen: Delhaize Belgique est toujours à la recherche d'optimisations de process. La structure des coûts subit actuellement énormément de pression; les process sont contrôlés afin de mieux opérer, plus rapidement et avec plus d'exactitude.  La dématérialisation de la facture permet la comptabilisation en mode touchless libérant ainsi davantage de temps pour de meilleurs suivis et contrôles.

De Clercq: De notre côté, l'aspect coûts a peut-être moins joué, quoiqu'il est vrai qu'on réalise une économie effective en éliminant l'impression, la masse de papier et le traitement de courrier. Si toutefois un point négatif ressort de nos évaluations de satisfaction clientèle, ce sont bien nos process administratifs. C'est pourquoi nous investissons dans la collaboration avec nos clients. Etant donné que Delhaize Belgique était partie prenante, nous avons suivi, inspirés par l'expérience positive du temps de la collaboration EDI.

Driessen: Nous avons différents types de fournisseurs. Parmi ceux-ci ,par exemple, des producteurs locaux de pommes de terre ou de fraises, pour qui il est nettement moins évident d'abandonner le flux de papier au niveau du suivi administratif.

Attitude pragmatique

Du point de vue légal, l'e-invoicing est il à présent parfaitement clair ?

De Clercq:  Il y a eu une période de confusion autour d'une circulaire diffusée par le Ministre des Affaires Economiques qui maintenait un flou artistique sur la validité des factures électroniques, mais la brume est entièrement dissipée à présent. Les exigences légales en matière de facturation électronique sont on ne peut plus claires maintenant. L'échange de messages EDI est entièrement standardisé, les ordinateurs de part et d'autres sont en mesure de lire, archiver et traiter toutes les données. Delhaize Belgique et Coca-Cola Enterprises ont même signé un contrat mutuel concernant la dématérialisation et par conséquent tout se déroule en respect du cadre légal.

Driessen: Le flux pdf est un nouveau phénomène. Dès 2013, la législation européenne sera modifiée en vue d'accepter l'e-mail avec pdf en annexe en tant que facture électronique. La Belgique et les Pays-Bas ont déjà anticipé ce fait et l'admettent déjà aujourd'hui.  Le relâchement des directives stimule l'évolution vers des opérations électroniques - le pdf en annexe d'un e-mail ne constitue pas un seuil technique très élevé - mais il ne facilite nullement l'optimisation visée des process. Une application adaptée est requise afin de le rendre opérationnel pour le client.

Quels conseils avez-vous pour les entreprises démarrant l'e-invoicing?

De Clercq: Je conseillerais aux entreprises d'adopter un raisonnement pragmatique et de tout simplement mettre les choses en route. N'attendez pas d'avoir prévu tous les problèmes et de détenir toutes les solutions, car ce ne sera jamais le cas. Il y a toujours moyen d'élaborer et de rectifier  au cours des tests.  Il n'est tout simplement pas réaliste de vouloir tenir compte de toutes les spécifications dès le départ. Quoi qu'il en soit, la collaboration est un processus d'apprentissage. En outre, les fournisseurs de solutions sont là pour assister les fournisseurs en cas de problèmes techniques.  Veillez toutefois de garder en main la régie du projet complet.

Driessen: Il est essentiel de communiquer et de tester régulièrement. Nous tentons dans la mesure du possible de tenir compte des spécifications de chaque fournisseur mais notre flexibilité a ses limites. Nous devons forcément standardiser une partie pour tous nos fournisseurs afin que les opérations restent claires et maniables. Si les deux parties mettent de l'eau dans leur vin, on trouve toujours des solutions. Ainsi par exemple avec Coca-Cola Enterprises, nous devions résoudre la problématique des vidanges; d'autres fournisseurs ne posent pas ce problème mais en tant que distributeur on travaille avec tellement de catégories de produits différentes. Ce n'est pas toujours évident! Nous attachons également beaucoup d'importance  au dévouement de notre équipe. Ce n'est pas comme si nous avions simplement lancé un projet tout à fait à part. Il ne faut pas sous-estimer le process de changement qu'entraîne une telle conversion. Il s'agit bien d'un changement de mentalité! Il faut réellement convaincre ses collaborateurs et susciter leur confiance en ce process dématérialisé. Par ailleurs, pendant la mise en œuvre, il ne faut pas négliger les autres travaux en cours !

Changement de mentalité 

Quels sont les défis auxquels le projet vous a confronté ?

Driessen: Dans le fond tout s'est déroulé de manière assez fluide. Nous voulions garder un seuil d'accessibilité peu élevé pour nos employés administratifs et nous y sommes arrivés. Notre plus grande difficulté, encore à ce jour, est d'attirer suffisamment de fournisseurs disposés à nous suivre. La solution en soi est parfaitement stable et fiable ; finalement la partie technique est encore le volet le plus facile!

De Clercq: Pas mal de parties sont impliquées, ce qui requiert une bonne concertation. Chez nous en interne il a fallu faire en sorte que les départements financier, juridique, IT et achats, soient tous sur la même longueur d'onde. Pour nous ce fut aussi la première fois que nous travaillions avec un prestataire de service externe pour l'EDI, mais là aussi tout s'est bien passé.

Est-il question d'une réduction de  CO2 grâce à la facturation sans papier?

De Clercq: Lorsque Delhaize a mis en route la dématérialisation, la durabilité était certainement le moteur principal. Il faut dire que chez Coca-Cola Enterprises la durabilité se trouve dans les gènes. Nous souhaitons diminuer l'émission du  CO2 de nos activités d'ici 2020 de 15% par rapport à 2007; pour ce faire nous opérons sur différents terrains, du transport à la consommation  d'énergie dans nos sites de production à nos installations de frigos. De même pour les process administratifs chaque petit effort peut contribuer. Surtout la diminution de consommation de papier est un facteur décisif. 47.000 factures représentent facilement 110.000 pages, soit 550 kilos de papier par an! L'impression et la distribution sont également supprimées ! La consommation supplémentaire d'énergie par les ordinateurs pour les process électroniques est minime.

Driessen: On a beau discuter sur le manière de calculer, cela reste un fait indéniable que la facturation électronique est meilleure marché et produit nettement moins de CO2 que les process administratifs sur papier. Afin d'effectuer un calcul exact, il faut prendre en compte bon nombre de paramètres : utilise-t-on du papier recyclé, imprime-t-on sur une imprimante matricielle, combien de pages par facture? 

3-way match vs. 5-way match

3-way match constitue la couverture électronique de votre cycle de commande, où commande, note d'envoi et facture référent l'une à l'autre ce qui rend le processus administratif et logistique plus transparent et efficace. Il y a moyen de pousser davantage l'optimisation administrative en faisant appel au flux 5-way match. Dans ce cas, le client fait suivre un receiving advice (abréviation EANCOM: RECADV) après la livraison à l'adresse du fournisseur, indiquant ce qu'il a reçu. Ainsi le fournisseur peut établir une facture correcte sur base du RECADV. Le processus administratif est vraiment parfait lorsque le client à sont tour signale au fournisseur que la facture est comptabilisée et prête à être payée. Cela se fait au moyen d'un remittance advice (abréviation EANCOM: REMADV).

La question de savoir si un flux 5-way match est souhaitable, sera examinée à l'aide de l'enquête annuelle eCom et au sein du groupe de travail eCom. Toute communication ultérieure au sujet de cette enquête suivra via l'eNews.